在項(xiàng)目管理中，時(shí)間表不僅僅是一個(gè)簡單的計(jì)劃工具，而是確保項(xiàng)目按時(shí)完成的關(guān)鍵。許多項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員在推進(jìn)項(xiàng)目時(shí)，常常因?yàn)槿狈γ鞔_的時(shí)間表而陷入混亂，導(dǎo)致進(jìn)度拖延、資源浪費(fèi)，甚至項(xiàng)目失敗。那么，如何創(chuàng)建一個(gè)有效的項(xiàng)目管理時(shí)間表？今天為大家詳細(xì)介紹8個(gè)創(chuàng)建項(xiàng)目管理時(shí)間表的步驟，希望對大家有參考意義。

01 什么是項(xiàng)目時(shí)間表

項(xiàng)目時(shí)間表，有的人習(xí)慣于叫它”排期表“也有人喜歡叫“計(jì)劃表”，意思都是一樣的：

項(xiàng)目時(shí)間表是項(xiàng)目工作流程的按時(shí)間順序排序的一種直觀表示，包括其任務(wù)及其依賴關(guān)系、持續(xù)時(shí)間和每個(gè)任務(wù)的截止日期

通過項(xiàng)目時(shí)間表，可以一目了然地查看已完成的任務(wù)、當(dāng)前進(jìn)度以及仍需完成的任務(wù)

項(xiàng)目時(shí)間表的呈現(xiàn)方式也是很多樣化的，比如可以用圖表、流程圖、垂直線或者水平線來創(chuàng)建項(xiàng)目時(shí)間表。

當(dāng)然，還有最常用方法——甘特圖，使用水平線來表示時(shí)間，所有任務(wù)、可交付成果和里程碑都標(biāo)記在線上。

02 如何設(shè)計(jì)項(xiàng)目時(shí)間表

上面提到，項(xiàng)目管理時(shí)間表的呈現(xiàn)方式有很多種，如果只是做一個(gè)簡單的”個(gè)人小型“項(xiàng)目，完全可以用一張”時(shí)間軸“來呈現(xiàn)。

如何定义B端产品及B端产品经理方法论

相较于C端产品，B端产品最大的特点是：面向特定领域用户，且数量少得多，但更注重对用户专业领域操作流程的深度挖掘——也就是专业性更强，与业务的结合更紧密。

查看详情 >

而如果要做一個(gè)團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目，需要多人協(xié)作，那么就需要用到專門做項(xiàng)目管理的工具了，可以參考以下8個(gè)步驟：

1. 確定范圍
2. 創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)
3. 列出任務(wù)清單
4. 識別依賴關(guān)系——流程圖或圖表
5. 計(jì)算每個(gè)任務(wù)的持續(xù)時(shí)間
6. 評估和分配資源
7. 創(chuàng)建里程碑 – 跟蹤進(jìn)度、反饋、批準(zhǔn)、調(diào)整范圍或時(shí)間表
8. 選擇時(shí)間線的格式

1. 確定范圍

在創(chuàng)建時(shí)間表之前，首先要明確項(xiàng)目的范圍，這包括項(xiàng)目的目標(biāo)、交付成果和主要任務(wù)。

關(guān)于項(xiàng)目管理范圍相關(guān)，感興趣請移步我上一篇內(nèi)容：項(xiàng)目管理的范圍是什么？如何定義項(xiàng)目管理的范圍？

例如，一個(gè)軟件開發(fā)項(xiàng)目的范圍可能包括設(shè)計(jì)、編碼、測試和部署等各個(gè)階段。一般來說，我們可以通過一張表來將這些信息都整合在一起：

• 項(xiàng)目目標(biāo)
• 項(xiàng)目合同
• 項(xiàng)目任務(wù)
• 項(xiàng)目回款/開票
• 項(xiàng)目支出
• 項(xiàng)目成果

我接下來演示是用的簡道云項(xiàng)目管理軟件，大家選自己用的比較順手的就行，都一樣的：

明確范圍可以幫助你確定需要完成的具體工作，并避免在后續(xù)過程中發(fā)生范圍蔓延。

2. 創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)

工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）是將項(xiàng)目分解成更小、可管理的部分，通過WBS，可以將項(xiàng)目的整體任務(wù)分解成具體的子任務(wù)和活動。

例如要開發(fā)一個(gè)移動應(yīng)用，工作分解結(jié)構(gòu)可以分為：用戶界面設(shè)計(jì)、后端開發(fā)、前端開發(fā)、測試和發(fā)布等多個(gè)部分，這個(gè)就是WBS。

WBS 的層級通常包含 3～6 級，每個(gè)層級下包含 3～7 個(gè)子項(xiàng)，在設(shè)計(jì)的時(shí)候可以通過 WBS 編號及排序，可以在表格視圖中，直觀體現(xiàn)項(xiàng)目層級關(guān)系

3.列出任務(wù)清單

在明確范圍和創(chuàng)建WBS后，下一步是列出所有需要完成的具體任務(wù)，每個(gè)任務(wù)要符合SMART原則，即——

• Specific（要具體）
• Measurable（可度量）
• Actionable（可實(shí)現(xiàn)）
• Relevant（相關(guān)）
• Time-based（時(shí)間限定）

舉例來說，在移動應(yīng)用開發(fā)中，用戶界面設(shè)計(jì)可能包括任務(wù)如“設(shè)計(jì)登錄界面”、“設(shè)計(jì)用戶主頁”、“設(shè)計(jì)設(shè)置頁面”等。

4. 識別依賴關(guān)系

一個(gè)項(xiàng)目種，任務(wù)之間往往存在依賴關(guān)系，即某些任務(wù)必須在其他任務(wù)完成后才能開始?？梢允褂昧鞒虉D或圖表來清晰地展示這些關(guān)系。

例如，開發(fā)用戶界面之前，必須先完成用戶需求分析；進(jìn)行系統(tǒng)測試之前，所有功能開發(fā)必須完成。

5. 計(jì)算每個(gè)任務(wù)的持續(xù)時(shí)間

確定每個(gè)任務(wù)需要的時(shí)間是制定項(xiàng)目管理時(shí)間表的核心步驟之一。可以根據(jù)過去的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、團(tuán)隊(duì)成員的反饋和任務(wù)的復(fù)雜性來估算時(shí)間。

例如，設(shè)計(jì)一個(gè)簡單的登錄界面可能需要兩天時(shí)間，而開發(fā)一個(gè)復(fù)雜的后臺系統(tǒng)可能需要兩周。

6. 評估和分配資源

確定了任務(wù)的持續(xù)時(shí)間后，需要評估每個(gè)任務(wù)所需的資源，包括人員、設(shè)備和資金等。確保資源分配合理，避免資源沖突。

例如，如果某個(gè)開發(fā)人員同時(shí)負(fù)責(zé)多個(gè)任務(wù)，需要調(diào)整任務(wù)時(shí)間或增加額外資源以確保每個(gè)任務(wù)按時(shí)完成。

7. 創(chuàng)建里程碑

里程碑是項(xiàng)目中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，用于跟蹤進(jìn)度、提供反饋、獲得批準(zhǔn)或調(diào)整范圍和時(shí)間表。通過設(shè)定里程碑，可以更好地監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展。

例如，在移動應(yīng)用開發(fā)中，可以將“完成用戶界面設(shè)計(jì)”、“完成功能開發(fā)”、“完成系統(tǒng)測試”和“完成應(yīng)用發(fā)布”設(shè)為里程碑。

注意：里程碑任務(wù)的選擇必須得是具備重大節(jié)點(diǎn)意義的，而且里程碑只有“100%完成”和“無法完成”兩個(gè)狀態(tài)——不存在部分完成的情況。

8. 選擇合適的展示方式

最后，選擇合適的圖表展示項(xiàng)目時(shí)間表，常見的格式包括甘特圖、PERT圖和時(shí)間表表格。

一般用的比較多的就是甘特圖，它能夠直觀的顯示任務(wù)的時(shí)間安排和依賴關(guān)系，非常適合項(xiàng)目管理。

03 使用項(xiàng)目時(shí)間表的好處

說到最后，項(xiàng)目管理中設(shè)計(jì)項(xiàng)目時(shí)間表到底有啥用？一般來說，有以下5個(gè)用處：

• 確定成本和時(shí)間：幫助項(xiàng)目經(jīng)理精確地估算項(xiàng)目所需的時(shí)間和成本，通過詳細(xì)列出每個(gè)任務(wù)的時(shí)間和所需資源，可以更好地控制預(yù)算，避免超支和工期延誤。
• 每個(gè)人都能清晰地溝通：為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供了一個(gè)清晰的路線圖，使每個(gè)成員都能明確自己的任務(wù)和截止日期。這種透明度有助于減少誤解和溝通障礙，確保團(tuán)隊(duì)成員步調(diào)一致
• 培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)合作：通過時(shí)間表，團(tuán)隊(duì)成員能夠更好地理解彼此的工作內(nèi)容和時(shí)間安排，這有助于促進(jìn)合作與協(xié)作，每個(gè)人都能看到整體項(xiàng)目的全貌，了解自己在項(xiàng)目中的角色和貢獻(xiàn)，進(jìn)而更愿意主動幫助其他成員，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)
• 提供可見的目標(biāo)：將項(xiàng)目的目標(biāo)和里程碑具體化，使團(tuán)隊(duì)成員可以清晰地看到項(xiàng)目的進(jìn)展和下一個(gè)目標(biāo)，這不僅有助于保持團(tuán)隊(duì)的動力和專注力，還能使項(xiàng)目經(jīng)理更容易追蹤和報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)度
• 項(xiàng)目分析：為項(xiàng)目經(jīng)理提供了一個(gè)有效的工具，用于分析項(xiàng)目的執(zhí)行情況。通過記錄實(shí)際進(jìn)度和計(jì)劃進(jìn)度的對比，項(xiàng)目經(jīng)理可以識別出項(xiàng)目中的問題和偏差，及時(shí)采取糾正措施