隨著業(yè)務(wù)發(fā)展以及公司戰(zhàn)略升級(jí)，筆者公司原有的人力資源管理系統(tǒng)已不再滿足發(fā)展需求，并需要采買新的系統(tǒng)。那么采買新的人力資源管理系統(tǒng)時(shí)，從選型到上線我們都需要注意些什么呢？有什么方法技巧呢？

去年底公司上線了新的人力資源管理系統(tǒng)，趁著疫情期間我整理了一下公司人力資源管理系統(tǒng)從選型到實(shí)施上線的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，希望對(duì)大家也有幫助。

一、企業(yè)背景與需求痛點(diǎn)

我們公司是一家房地產(chǎn)為主的集團(tuán)型企業(yè)，也涉及文化旅游、酒店、餐飲服務(wù)等多元業(yè)務(wù)，近年來(lái)發(fā)展越來(lái)越塊，目前員工規(guī)模8000多人，最近幾年高層老板越來(lái)越重視企業(yè)人才戰(zhàn)略發(fā)展和數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

其實(shí)，早在幾年前已經(jīng)上了一套人事管理軟件，在一定程度上基本滿足對(duì)員工及信息的集中管理，包括常規(guī)的流程申請(qǐng)、簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)和算薪工作等。

然而，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，加上公司數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型升級(jí)步伐加快，對(duì)人力資源管理也提出了更高的要求，之前使用的系統(tǒng)也已經(jīng)無(wú)法滿足公司公司發(fā)展需求了，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

• 公司已經(jīng)集團(tuán)化運(yùn)作，但是由于原有人事系統(tǒng)靈活性和擴(kuò)展性較差，總部無(wú)法實(shí)時(shí)有效采集各分子公司信息，導(dǎo)致數(shù)據(jù)維護(hù)不及時(shí)、不準(zhǔn)確。
• 原系統(tǒng)無(wú)法自動(dòng)生成報(bào)表，統(tǒng)計(jì)上報(bào)困難且不及時(shí)，很多時(shí)候還是依賴人工，容易出錯(cuò)。
• 操作系統(tǒng)陳舊，體驗(yàn)也不好，無(wú)法實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，且數(shù)據(jù)也沒(méi)打通，比如考勤、薪資、績(jī)效等模塊業(yè)務(wù)無(wú)法動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)。與內(nèi)部現(xiàn)有的釘釘、OA、CRM、郵件等系統(tǒng)也無(wú)法打通，導(dǎo)致存在不少“信息孤島”。
• 企業(yè)很多個(gè)性化人力業(yè)務(wù)需求也無(wú)法滿足，導(dǎo)致很多功能基本等于棄用狀態(tài)。

二、選型目標(biāo)與過(guò)程

正是基于此前使用人力資源管理系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，這次我們做新的eHR系統(tǒng)選型之前已經(jīng)先明確了目標(biāo)：

• 產(chǎn)品架構(gòu)：系統(tǒng)成熟穩(wěn)定，既有標(biāo)準(zhǔn)化功能，又要有個(gè)性化定制能力，同時(shí)靈活性和擴(kuò)展性要兼具，配置化程度高，還要與時(shí)俱進(jìn)，不要那種一打開(kāi)界面就是很陳舊的系統(tǒng)。
• 功能使用：操作簡(jiǎn)捷，易上手，體驗(yàn)要好，核心業(yè)務(wù)功能都要覆蓋到，數(shù)據(jù)能夠打通，流程在線流轉(zhuǎn)，自動(dòng)化程度高，報(bào)表功能要強(qiáng)大，最好能有BI智能報(bào)表。
• 廠商品牌：專業(yè)廠商，要有成熟的標(biāo)桿案例，有相關(guān)資質(zhì)，有優(yōu)質(zhì)的服務(wù)實(shí)施體系，問(wèn)題響應(yīng)及時(shí)，滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。

整個(gè)選型過(guò)程主要分為2個(gè)階段：

第一階段為廠商篩選評(píng)估，結(jié)合我們的選型目標(biāo)，通過(guò)咨詢同行口碑、網(wǎng)絡(luò)搜索、售前咨詢等方式對(duì)市面上提供的eHR系統(tǒng)廠商進(jìn)行了對(duì)比分析，主要從系統(tǒng)架構(gòu)、產(chǎn)品功能、技術(shù)服務(wù)及價(jià)格口碑等四個(gè)方面進(jìn)行調(diào)研。

因?yàn)槟繕?biāo)明確，且有過(guò)經(jīng)驗(yàn)，為前期篩選省下不少功夫，很快就定下3家廠商，包括1家國(guó)外廠商，2家本土品牌。

第二階段為產(chǎn)品方案演示，3家候選廠商到公司現(xiàn)場(chǎng)演示產(chǎn)品方案，公司IT部門、人力業(yè)務(wù)部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一同參與，并對(duì)各廠商進(jìn)行評(píng)估打分，梳理了一下評(píng)分表供大家參考，因?yàn)橛胁煌块T的人參與評(píng)分，因此沒(méi)有設(shè)置特別復(fù)雜專業(yè)的評(píng)分項(xiàng)，最后結(jié)果取所有人的平均分。

綜合比較下來(lái)，不管是系統(tǒng)的靈活開(kāi)放性、功能的全面性與深度，現(xiàn)場(chǎng)展示的產(chǎn)品體驗(yàn)和專業(yè)度，還是性價(jià)比方面覺(jué)得還是XX云eHR系統(tǒng)比較符合我們的需求，最終達(dá)成與XX云的合作。

選型經(jīng)驗(yàn)建議：

• ?企業(yè)信息化系統(tǒng)項(xiàng)目一般都是多部門參與的，比如eHR系統(tǒng)至少是涉及到IT和人力資源部門，如果條件允許的話，各業(yè)務(wù)部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人最好也能參加，對(duì)于后續(xù)系統(tǒng)的實(shí)施及使用都能提高信息溝通的效率。
• ?做過(guò)一輪研究會(huì)發(fā)現(xiàn)，eHR系統(tǒng)產(chǎn)品目前市面上也有各種各樣的廠商，并沒(méi)有特別說(shuō)誰(shuí)好誰(shuí)壞，關(guān)鍵是看是否合你的公司，真正能匹配你的需求，也不用一味追求大品牌，看誰(shuí)的推廣多，還是要看產(chǎn)品。

三、實(shí)施部署過(guò)程與難點(diǎn)及解決方案

eHR系統(tǒng)的實(shí)施上線是一個(gè)系統(tǒng)性的工作，周期長(zhǎng)，不僅要與XX云團(tuán)隊(duì)合作對(duì)接，還有公司內(nèi)部的跨部門合作，這樣多方參與的項(xiàng)目協(xié)作難免有問(wèn)題和阻礙，分享出來(lái)一些總結(jié)經(jīng)驗(yàn)給大家，有則改之，無(wú)則加冕。

XX云在服務(wù)大中型企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)建設(shè)方面經(jīng)驗(yàn)還是很豐富的，實(shí)施團(tuán)隊(duì)也比較專業(yè)，采用項(xiàng)目管理，遵循科學(xué)的實(shí)施方法論和項(xiàng)目流程管理，采用顧問(wèn)專家+項(xiàng)目經(jīng)理+技術(shù)支持的團(tuán)隊(duì)組織從解決方案、項(xiàng)目進(jìn)度把控、系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行等方面保證我們項(xiàng)目的順利上線。

在實(shí)施過(guò)程中，公司在項(xiàng)目推進(jìn)上也遇到了一些問(wèn)題和困難，我們也積極尋找解決方案：

1. 需求未有效結(jié)合統(tǒng)一，阻礙項(xiàng)目推進(jìn)

前期人力管理系統(tǒng)需求規(guī)劃，公司內(nèi)部人事部門、IT部門甚至公司高層領(lǐng)導(dǎo)的溝通參與還是不夠，沒(méi)有將各方需求事先統(tǒng)一起來(lái)，再轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)需求，等到實(shí)施的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)各方需求有沖突的時(shí)候，實(shí)施團(tuán)隊(duì)也很被動(dòng)難協(xié)調(diào)導(dǎo)致進(jìn)度受阻。同時(shí)團(tuán)隊(duì)分工不明確，也導(dǎo)致對(duì)接溝通效率低下。

解決方案：建立專項(xiàng)小組統(tǒng)一溝通，協(xié)調(diào)統(tǒng)籌需求，明確對(duì)接人，快速合理布局。

2. 缺乏對(duì)業(yè)務(wù)流程再造的準(zhǔn)備，各部門重視程度不足，對(duì)信息化系統(tǒng)認(rèn)識(shí)程度不夠

新eHR系統(tǒng)上線，并不是安裝個(gè)軟件那么簡(jiǎn)單，其中涉及對(duì)公司人力資源管理體系的重新梳理與規(guī)劃，包括設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程和分工，實(shí)現(xiàn)管理職能和技術(shù)系統(tǒng)的一體化，一些員工甚至管理層在實(shí)施前期，可能無(wú)法適應(yīng)業(yè)務(wù)流程再造，覺(jué)得似乎是在無(wú)形中增加工作量，所有一切都要在系統(tǒng)上記錄是件很麻煩的事，有些不滿情緒出現(xiàn)。

解決方案：

與各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行宣導(dǎo)，強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)流程再造的重要性，信息化不僅帶來(lái)了工作平臺(tái)和工作工具的變化，還帶來(lái)了工作方式和工作習(xí)慣的轉(zhuǎn)變，從他們開(kāi)始，引導(dǎo)所有員工做好準(zhǔn)備，之后很快就能感受到新人力資源管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)。

3. 沒(méi)意識(shí)到培訓(xùn)的重要性，導(dǎo)致使用效率低

人力部門有些員工對(duì)于系統(tǒng)使用相關(guān)培訓(xùn)不上心不重視，導(dǎo)致問(wèn)題遺留多，效率低，或因?yàn)椴皇煜ざ鴮?dǎo)致一些功能直接棄用

解決方案：

加強(qiáng)宣貫及培訓(xùn)，XXeHR幫忙提供錄制培訓(xùn)視頻，可以多次復(fù)用，實(shí)際上完成好培訓(xùn)，會(huì)為之后工作開(kāi)展效率提升很多，也才能真正實(shí)現(xiàn)eHR系統(tǒng)的價(jià)值

4. 數(shù)據(jù)梳理與收集考驗(yàn)?zāi)托?/h3>

新上系統(tǒng)，前期對(duì)于大量原始數(shù)據(jù)需要公司人力部門需要先重新梳理及收集，導(dǎo)入數(shù)據(jù)，工作量大且比較繁瑣，開(kāi)始會(huì)很不適應(yīng)。

解決方案：

這個(gè)本來(lái)就是更換新eHR系統(tǒng)的目的所在，更新XXeHR系統(tǒng)之后可以更高效智能的收集數(shù)據(jù)、使用數(shù)據(jù)，而前期導(dǎo)入數(shù)據(jù)這個(gè)過(guò)程也是沒(méi)法避免的，后面用習(xí)慣了就覺(jué)得用起來(lái)很爽了。

三、使用效果及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的測(cè)試和分階段局部上線使用，最終XXeHR系統(tǒng)終于順利驗(yàn)收正式上線，結(jié)合這段時(shí)間的使用情況，總結(jié)了此次更換新eHR系統(tǒng)的效果及經(jīng)驗(yàn)分享。

1. 實(shí)施效果

1）控制成本

通過(guò)新eHR系統(tǒng)平臺(tái)讓組織規(guī)劃、人員定編、崗位規(guī)劃、人力成本預(yù)算、規(guī)劃及審核更加規(guī)范合理，管理便捷，并且避免手工審核、計(jì)算的錯(cuò)誤與漏洞，從而減少風(fēng)險(xiǎn)成本，實(shí)時(shí)報(bào)表分析，可以對(duì)人才投入、資源投入、激勵(lì)投入等收益科學(xué)分析，明確掌控人力資本投入與發(fā)展方向，節(jié)約人力資源投資成本，提供參考方向。

2）效率提升

信息資源在系統(tǒng)平臺(tái)上整合共享，減少信息傳遞失真，避免信息孤島與重復(fù)工作，減少事務(wù)工作量，由系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析，節(jié)約人手，讓HR從大量人工事務(wù)中解脫出來(lái)，參與企業(yè)管理與決策，讓人力資源部門更多精力投入戰(zhàn)略規(guī)劃中，讓管理更規(guī)范。

3）建立企業(yè)人力信息數(shù)據(jù)庫(kù)

通過(guò)上線XXeHR系統(tǒng)幫助打通各模塊業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，加上流程流轉(zhuǎn)，層層穿透，龐大的人事信息都能夠有效沉淀、自動(dòng)流轉(zhuǎn)，提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確及時(shí)性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，可以從人力資源管理角度給公司高層決策提供科學(xué)實(shí)在的依據(jù)。

4）有些功能使用頻次不高

新系統(tǒng)上線之后，還存使用慣性問(wèn)題，像績(jī)效、培訓(xùn)等一些模塊使用頻次還不高，有些功能目前甚至還沒(méi)怎么用，行宣導(dǎo)和培訓(xùn)在系統(tǒng)上線后還需要延續(xù)一段時(shí)間，幫助大家盡快轉(zhuǎn)換工作工具使用習(xí)慣

2. 經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

1. 公司上人力資源管理系統(tǒng)絕不僅僅是人力資源部門的事，其中涉及到從公司老板到業(yè)務(wù)部門及所有員工，是需要跨部門決策、協(xié)調(diào)資源協(xié)作的系統(tǒng)性工程，人力資源部門需要充當(dāng)號(hào)協(xié)調(diào)者與溝通者的角色，與內(nèi)外團(tuán)隊(duì)一起促進(jìn)項(xiàng)目成功落地。

2. 其實(shí)選型的目標(biāo)并不是要選出完全滿足需求或最好的完美產(chǎn)品方案，實(shí)際的看，應(yīng)該是在已有的候選方案里選出最適合企業(yè)的最佳產(chǎn)品（包括廠商團(tuán)隊(duì)、產(chǎn)品、價(jià)格等因素），在項(xiàng)目開(kāi)始前，要對(duì)企業(yè)選型目標(biāo)有正確的認(rèn)知與方向，否則，一開(kāi)始就跑向錯(cuò)誤的方向，難以推進(jìn)項(xiàng)目開(kāi)展。

本文由 @象牙舟 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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