編輯導(dǎo)語：你是否會遇到總是找不到自己想要的文件在哪里，不知道如何規(guī)范管理自己的文檔？作者分享了一些自己的做法，我們一起來看下。

最近好朋友想轉(zhuǎn)產(chǎn)品，自己去查找學(xué)習(xí)產(chǎn)品經(jīng)理時(shí)整理的資料時(shí)，發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容存的特別亂，特別雜。

• 畢業(yè)論文存在了原型文檔里；
• 想找的Axure組件存在了面試文件夾里；
• 還有一些明明記得存的文檔，卻怎么也沒找到。

當(dāng)時(shí)保存的文件完美的中了以下三個(gè)詞。

我將自己的保存文件的思路與具體方法分享給各位。

一、文檔存放分析

• 首先結(jié)合產(chǎn)品工作的場景來看。
• 需求來了，你要寫個(gè)需求文檔。
• 需求評審了，一頓懟后，接著改。
• 項(xiàng)目結(jié)束了，你要發(fā)個(gè)發(fā)布通知。
• 上線前，寫個(gè)培訓(xùn)文檔，給相關(guān)同事做個(gè)產(chǎn)品培訓(xùn)。
• 來了個(gè)新同事，讓你給他個(gè)產(chǎn)品說明書。
• 合作方要個(gè)接口文檔，讓發(fā)給他一份。
• 商務(wù)同事發(fā)給你一個(gè)招標(biāo)文件技術(shù)偏離表，讓你幫忙標(biāo)注。
• 甩鍋開始，開始翻文件，找證據(jù)。
• Q1結(jié)束了，寫個(gè)季度匯報(bào)。
• ……

從以上場景中，我們可以歸類出文件類別主要有：

• 臨時(shí)文件：寫過改天就不會再用的。
• 項(xiàng)目文件：真正工作輸出的文檔。
• 個(gè)人文件：與實(shí)際工作業(yè)務(wù)無關(guān)。

我們接著抽象來看，我整理出了一個(gè)文件的生命周期，具體如下：

然后根據(jù)文件類型與文件生命周期，找到一種能夠同時(shí)滿足的文件管理方法即可。

二、我的文件層級關(guān)系

下邊直接說目前我找到文件管理方式。

首先，文件夾的層級關(guān)系如下：

采用這種方式的原因：

根據(jù)文件生命周期圖，文件最終歸宿是歸檔留存的，以終為始。

在項(xiàng)目開始時(shí)，按照歸檔文件的形式建立文件夾，過程中的文件隨時(shí)更新調(diào)整。

對于其他同事輸出的文檔，如UI圖，測試用例等，在需要?dú)w檔時(shí)找到相關(guān)人要到最終文檔補(bǔ)充進(jìn)去即可。

文件層級關(guān)系說明：項(xiàng)目文件、個(gè)人文件、日常文件、臨時(shí)文件各建立文件夾。

1. 項(xiàng)目文件夾：用于存儲項(xiàng)目相關(guān)的文件內(nèi)容

在項(xiàng)目文件下，單獨(dú)按照不同項(xiàng)目+不同版本建立文件夾。

在每個(gè)項(xiàng)目版本文件夾內(nèi)，按照項(xiàng)目流程劃分，再分別建立：項(xiàng)目文檔、計(jì)劃管理、需求管理、UI設(shè)計(jì)、技術(shù)管理、測試管理文件夾。

當(dāng)然這些文件夾看自己的日常工作要求，我司是什么文件都找產(chǎn)品要，所以我就把項(xiàng)目相關(guān)文檔都統(tǒng)一匯總。

項(xiàng)目內(nèi)文件夾單獨(dú)說明：

• 項(xiàng)目文檔：存放與本次項(xiàng)目相關(guān)的文檔，如參考資料、發(fā)布通知、培訓(xùn)文檔等，根據(jù)項(xiàng)目文檔分類的不同，可再新建文件夾，如新建個(gè)參考資料文件夾。
• 計(jì)劃管理：版本排期計(jì)劃、項(xiàng)目管理計(jì)劃等。
• 需求管理：最常用的文件夾，存放需求文檔、流程圖、原型源文件等。
• 文檔UI設(shè)計(jì)：UI相關(guān)內(nèi)容，可待UI稿確定后再補(bǔ)充內(nèi)容。
• 技術(shù)管理：技術(shù)相關(guān)文檔，如接口文件、接口技術(shù)方案等，可待文檔確定后再補(bǔ)充。
• 測試管理：測試同事輸出的相關(guān)文檔，可待文檔確定后再補(bǔ)充。

2. 個(gè)人文件

存儲個(gè)人工作內(nèi)容，如述職ppt等。

3. 日常文件

雜七雜八但和項(xiàng)目不掛鉤或關(guān)系不大的。

4. 臨時(shí)文件

不重要但是沒地方放的文件，只是起到個(gè)存放

三、我的文件命名方式

開始命名前我們先說下命名原則。

精準(zhǔn)：每個(gè)文件的命名要準(zhǔn)確表達(dá)，文件的名稱要詳細(xì)、規(guī)范、避免重復(fù)與歧義。

一致：文檔內(nèi)容的統(tǒng)一出口最初在產(chǎn)品這，至少在自己在存文檔時(shí)要做到同一個(gè)項(xiàng)目的文件名稱統(tǒng)一，不然按照關(guān)鍵字模糊搜索時(shí)也是很苦逼。

比如以前做過一個(gè)項(xiàng)目，公司內(nèi)項(xiàng)目組成員叫移動審方項(xiàng)目，商務(wù)同事叫互聯(lián)網(wǎng)審方項(xiàng)目，外包叫在線審方項(xiàng)目……

1. 具體的命名規(guī)則

（1）項(xiàng)目文件夾

序號+名稱。

• 01_互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院
• 02_用藥指導(dǎo)

（2）文檔命名規(guī)則

序號+項(xiàng)目名稱+項(xiàng)目版本號+文件名稱+最新更新日期（精確到分），其中序號可有可無，影響不大。

• 01_互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院V1.0_需求文檔_202106151445
• 01_用藥指導(dǎo)V2.7.4_流程圖_202105201934

曾經(jīng)采用的方式為：序號+項(xiàng)目名稱+項(xiàng)目版本號+文件名稱+文件版本號+最新更新日期。

直到多次出現(xiàn)過如下對話：“項(xiàng)目版本是V1.0，還是文檔版本？”

同時(shí)出現(xiàn)2個(gè)版本號提升了多余的溝通成本，我便取消了這種方式，只保留一個(gè)項(xiàng)目版本號，畢竟自己寫的文檔自己能做區(qū)分就行，對外只需要給出確定版即可，無需新增多余的認(rèn)知成本。

2. 其它說明

（1）個(gè)人文件與其它文件說明

對于不屬于項(xiàng)目文件，但是屬于工作內(nèi)容中的一部分。

如我日常會幫忙處理商務(wù)同事的標(biāo)書技術(shù)偏離表，我司每月要每個(gè)員工填寫績效評價(jià)表，這些文件則可以直接建個(gè)新的文件夾，單獨(dú)存放即可。

由于這些文件數(shù)量是累加的，我便直接采用了兩種方式：

• 數(shù)量累加速度較快的，按年-月劃分文件夾
• 數(shù)量累加速度可控的，直接存放文檔

（2）臨時(shí)性文件與一次性文件說明

我采用的方法是：

• 直接保存在桌面，定期清理即可，后來發(fā)現(xiàn)自己也沒定期清理過，然后就有了第2種。
• 建立個(gè)臨時(shí)文件夾，用于保存臨時(shí)文件。

（3）對于臨時(shí)文件小方法

通過微信/釘釘/飛書等通訊工具發(fā)出的文件，直接對話框內(nèi)點(diǎn)擊文件，word打開，處理完成后保存，然后在轉(zhuǎn)發(fā)剛才的文件消息即可。

因?yàn)槲募呀?jīng)存在電腦的某個(gè)位置了，處理完保存后，直接轉(zhuǎn)發(fā)的就是處理后的文件。

3. 其它方法

借助工具，如Everything、騰訊桌面、dropit等文件管理工具。

當(dāng)然，如果自己有了文件存儲規(guī)范，工具的作用就不是那么重要了。

四、總結(jié)

這是我目前的文件管理方式，整體使用來看還是可以滿足自己的需求的，當(dāng)然這也是給大家提供個(gè)思路，畢竟適合自己才是最重要的。

如果你覺得這種存儲方式還不錯(cuò)，但是懶得建文件夾。

我做了個(gè)批量生成文件夾的.bat文件（不支持Mac），直接在文件夾內(nèi)點(diǎn)擊運(yùn)行就可以批量生成和我目前一樣的文件夾，無需手動創(chuàng)建。

本文由 @王大鹿 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議