編輯導(dǎo)語：PPT是一對多情況下，信息傳遞的最佳工具，但有人認為PPT并不適合現(xiàn)在的項目管理工作節(jié)奏了。PPT是否真的不那么重要了呢？我們應(yīng)該以什么方式看待并使用PPT呢？本篇作者就對此話題進行了思考分析，一起來看一下。

一、PPT的價值

有些項目經(jīng)理會這么認為：

PPT并不適合現(xiàn)在的項目管理工作節(jié)奏了，耗時耗力，在任務(wù)重工期緊的項目管理中，有做PPT的功夫，我都把事情交代好了，還做啥PPT。當把PPT做好準備給領(lǐng)導(dǎo)匯報的時候，說不定我們早就把事情干完了，效率不是更高嗎，PPT作為效率工具，其存在的意義真是越來越小了呢。

那是否PPT真的就不那么重要了？在當今的工作和學(xué)習(xí)中，我們應(yīng)該以什么方式看待并使用PPT呢？

PPT產(chǎn)生于信息技術(shù)不發(fā)達，線上溝通成本高，線下交通不便捷的1988年，那時，PPT作為提升效率的辦公輔助工具，可以在有效的在會議時間內(nèi)，讓一群并不容易聚到一起的人，能夠更加系統(tǒng)更加全面地領(lǐng)會更復(fù)雜的重要信息。

但當時間來到2021年，微信、釘釘、企業(yè)通信系統(tǒng)等智能工具更加普及，線下交通的便利性也早不可同日而語。現(xiàn)在人們的工作節(jié)奏迅速加快，因此，我們很多時候會覺得制作PPT反而會拖慢工作進度。

但像三大運營商這類企業(yè)，PPT早已滲透多年，已經(jīng)在企業(yè)內(nèi)部形成了工作習(xí)慣，甚至達到依賴的地位，項目競標評選、項目啟動、月度工作匯報、季度工作匯報，甚至活動方案提報等等，所以現(xiàn)在的PPT從單純的“效率工具”，轉(zhuǎn)變?yōu)閹в幸唤z絲“儀式工具”的味道了。

現(xiàn)在多數(shù)項目經(jīng)理會用越來越漂亮的PPT呈現(xiàn)，不僅是輔助主講人傳達信息，更重要的利用它來彰顯我們很專業(yè)，對你很重視，務(wù)虛之用大于務(wù)實。

但我想強調(diào)的是，PPT從誕生之日到今天，其功能核心始終是在追求“表達”和“理解”的效率。

回想我們使用PPT的場景，基本上都是一對多的，不管是下任務(wù)做匯報還是搞培訓(xùn)，你不能保證所有接受信息的關(guān)鍵人都能在短時間內(nèi)在你的口述或者文稿中獲取到你傳遞的信息，尤其是涉及的人數(shù)越多，人的注意力理解力就會越差，就更需要生動演示，讓關(guān)鍵人高效準確的理解。

所以“做PPT越來越?jīng)]意義”，這句話對但也不全對：

• 對是因為大事小事動不動就要準備PPT的，是對儀式感的重視程度超越了溝通價值本身，啥事都要PPT的習(xí)慣要改改
• 不對是因為人們的時間價值以后會越來越高，準確全面的交換復(fù)雜信息也越來越重要，一旦理解偏了，執(zhí)行越快越完蛋

很多重要的信息，準比快更重要，從普及度和功能性角度衡量下，沒有什么能比PPT做得更好，尤其在面向眾多干系人的項目管理中，PPT更是如此。

二、PPT的常見場景

在項目管理中，PPT是目前在一對多情況下信息傳遞的最佳輔助工具，我們在學(xué)習(xí)項目管理的五大過程組，十大知識域里，其并沒有明確告訴我們什么時候需要使用PPT這種工具，但實際的管理過程中又不可或缺，因此結(jié)合多年的項目管理經(jīng)驗，我梳理了以下幾個PPT應(yīng)用場景：

• 需求溝通階段=>項目初步解決方案
• 項目規(guī)劃階段=>項目規(guī)劃實施方案
• 項目執(zhí)行階段=>項目專項匯報
• 項目收尾階段=>項目結(jié)尾匯報

1. 需求溝通階段

一般此階段分兩種情況，一種是售前反饋的客戶需求，一種是客戶主動咨詢，但不管什么情況，當前都需要通過了解客戶存在的問題以及想實現(xiàn)的目標，來制定項目的初步解決方案。

此時初步解決方案應(yīng)包括公司的背景介紹、對當前客戶需求的理解、以往的類似項目經(jīng)驗、對當前需求的解決實施方案、實施計劃等內(nèi)容。

此時相較于其他辦公軟件，PPT更能清晰以及快速的將公司背景及相應(yīng)服務(wù)能力介紹清楚，幫助用戶快速的決策以及為項目立項做準備。

2. 項目規(guī)劃階段

在項目中標后，指定的項目經(jīng)理需要根據(jù)項目技術(shù)規(guī)范書以及客戶需求溝通情況，重新調(diào)整項目實施范圍，資源分配等，一般項目管理計劃為word格式，雖然能夠非常完整的展示整個項目的工作實施計劃，但無法展示當前工作的實施策略邏輯，尤其是調(diào)研咨詢、市場研究、運營支撐等類型的項目，沒有什么能比PPT更能體現(xiàn)出完整的思路邏輯。

在規(guī)劃階段沒有做好溝通，那么就會在后期項目實施過程中，造成很高的溝通成本。這就好比“道”與“術(shù)”的關(guān)系，在項目規(guī)劃階段，盡可能的讓客戶參與到“道”的層面，即項目整體實施策略的制定。以策略為方針定制相應(yīng)的“術(shù)”。

3. 項目執(zhí)行階段

項目執(zhí)行階段會涉及到較多的匯報節(jié)點，不管是月度季度還是某專題材料，通常是對當前階段服務(wù)成果的展示以及下階段工作計劃的匯報等。

在此階段是面向各干系人最多的時候，項目的階段性成果以及下階段計劃可能需得到多個干系人的認可，此時PPT在功能性上，能夠極大的發(fā)揮它“表達”與“理解”的效率，項目經(jīng)理通過PPT將眾多的階段成果信息整合表達，降低干系人的理解成本，讓項目快速的進入到下一階段。

4. 項目收尾階段

項目收尾即是當前項目的結(jié)束，也是下一個項目周期的起點。項目是有一定時間周期的特定產(chǎn)物，但不意味著項目結(jié)束后，這個產(chǎn)物就會停止發(fā)展。

項目收尾階段與項目需求階段同樣重要，此階段對項目有著更深次理解，并且能根據(jù)當前的服務(wù)成果，提出下一步項目的目標與預(yù)期成效，落實解決方案，從而推進投入新一輪項目周期的目的。

三、PPT的表達邏輯

從項目管理的角度來看，PPT的第一原則不是好看，而是好讀。

要知道不管在什么場景下，做PPT不是給自己看的，而是給一個沒有看過的人，所以快速讓對方通過PPT理解你輸出的內(nèi)容，才是我們要完成的使命，如何構(gòu)建一個好的PPT表達邏輯，就相當于思考如何降低對方的閱讀成本，在節(jié)奏越來越快的今天尤為如此。

1. 主題

PPT是一對多情況下，信息傳遞的最佳工具，PPT從始至終在追求“表達”與“理解”的效率。在項目管理的眾多應(yīng)用場景中，PPT的應(yīng)用主題也不盡相同。

比如，項目的啟動會上，PPT的目的是向項目“干系人”傳達項目的“實施目標”，而到了項目進度匯報會上，PPT的目的是向“客戶”傳達項目的“實施成效”，這里體現(xiàn)出2個關(guān)鍵詞“對象”和“目標”。

確定表達的核心主題，即是明確本次PPT的“對象”和“目標”是什么。

先說說“對象”，一般來說對象不是指單一的個體，而是一個群體，那么在這個群體的閱讀習(xí)慣下，我們的PPT要符合他們的邏輯思維和習(xí)慣，往往比較寬泛，一般情況下無需特別注意。

但如果這個群體中存在某個“重要”的角色，且對當前“目標”有直接決定作用的，那么“對象”此時可以模糊等于這個“重要”的角色。

再來說說“目標”，“目標”就是通過PPT這個工具讓“對象”從A的狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)锽的狀態(tài)，這句話按照項目管理中的場景可以這么去理解：

2. 排列

排列是在主題明確下的說服邏輯，其中常見的包括“演繹排列”、“時間排列”、“結(jié)構(gòu)排列”、“程度排列”幾個類型。

1）演繹排列

是一種推理式的排列邏輯，是“目標”與“前提”有蘊含關(guān)系的推理，比如“前提”是：“如果今天下雨，我們就去看電影”。結(jié)果是“我們沒有去看電影”，那么“今天就一定沒有下雨”，這個推理邏輯是有效的。一般沒有經(jīng)過邏輯思維訓(xùn)練的同學(xué)很難保持推理的嚴謹性，所以這個方法在項目管理中很少見。

2）時間排列

也可以理解為“因果關(guān)系排列”，即按照事理發(fā)展過程的先后來介紹某一事物的說明順序。凡是事物的發(fā)展變化都離不開時間，如說明產(chǎn)品發(fā)展、工作方法迭代、項目進度、成效結(jié)果等等，都應(yīng)以時間為序。

3）應(yīng)用結(jié)構(gòu)排列

需要具有結(jié)構(gòu)化思維，強調(diào)從事物的內(nèi)部結(jié)構(gòu)、事物間的關(guān)聯(lián)結(jié)構(gòu)的角度來思考和分析問題。而不管是對事物的內(nèi)部結(jié)構(gòu)、還是事物間的關(guān)聯(lián)結(jié)構(gòu)的認識，其本質(zhì)就是把握它們相互間的邏輯關(guān)系。

4）程度排列

也稱重要性順序，是對一組具有某種共同特點而聚集起來的事物，依據(jù)其重要性而采用的順序，通常情況下由高至低排序，先主后次，先強后弱。

以結(jié)構(gòu)排列為例，其強調(diào)的是結(jié)構(gòu)化思維或歸類思維，讓我們對比兩組例子：

從狀態(tài)A轉(zhuǎn)變?yōu)闋顟B(tài)B需要的關(guān)聯(lián)因素是固定的，但如果沒有排列，或者排列使用不當，那么，這個狀態(tài)轉(zhuǎn)變的過程就會非常痛苦，閱讀成本會很高。在這種情況下，我們將關(guān)聯(lián)因素在結(jié)構(gòu)排列下展示，閱讀起來是不是會很輕松呢。

3. 組合

組合即信息的組合，信息是映射到關(guān)聯(lián)因素的具體內(nèi)容。將關(guān)聯(lián)因素的具體內(nèi)容聚集在PPT的單元頁面中，雜多的信息如果不處理是沒有邏輯關(guān)聯(lián)的，其閱讀理解成本依然會很高，因此對于具體的信息需重新組合。

舉個例子，項目經(jīng)理在對人力資源管理這個關(guān)鍵因素進行闡述時，如果沒有對信息進行組合的情況下，它呈現(xiàn)方式可能如下：

咋眼一看，沒什么毛病，所有問題羅列清晰明了，但實際上我們的閱讀者需要獨立理解5條內(nèi)容信息。

所以，如果對以上信息進行邏輯上的關(guān)聯(lián)與整合，我們的內(nèi)容信息就會聚焦到某一點上，大大降低了閱讀者的理解成本。

4. 界面

PPT的最后步驟即是界面排版，掌握排版的四大基本原則就可以解決大部分問題，網(wǎng)上有很多關(guān)于四大原則的具體詳細講解，這里就不再過多的闡述，其大概意思是：

1）重復(fù)

保持統(tǒng)一風(fēng)格非常重要，稿子中要運用一致的模版，內(nèi)容要一致的排版、一致的字體、一致的配色、一致的形狀等等；你可以重復(fù)使用相同的字體、字號、特定的顏色、圖形的樣式，也可以在項目的設(shè)置、文本和圖形的布局上重復(fù)。任何多次出現(xiàn)在幻燈片上的內(nèi)容都可稱之為重復(fù)元素。

2）對比

突出信息內(nèi)容重點，對比的手法包括更改字號、變換顏色。你可以通過各種途徑制造對比，其中，最簡單的莫過于運用字體的變化。對比不僅能使你的PPT看上去更有沖擊力。對比突出內(nèi)容，利用對比來組織內(nèi)容引發(fā)關(guān)注。各元素之間的反差對比可用來組織內(nèi)容。每張片子上的信息對比會成功地引導(dǎo)讀者的視線，因為對立的東西更容易吸引人們的眼球。

3）對齊

要注意段落間距是否對齊，表格正文是否對齊，圖文排版是否對齊，頁面標題是否對齊等等；對頁面上的各種元素進行整理，從而使頁面看起來結(jié)構(gòu)清晰、內(nèi)容連貫。

4）親密

相關(guān)內(nèi)容是否匯聚，PPT中的各項是否緊密排列在一起，通常就是在告訴觀眾它們是否緊密相關(guān)，各項之間的間距直觀地說明了一切。其次親密性也包括內(nèi)容是否提煉，段落層次是否區(qū)隔，圖片文字是否協(xié)調(diào)等等。

但我想說的是，在實際的項目管理中，除了掌握以上基本原則外，界面排版其實還需要具備一定的審美能力，而審美能力并不是天生具備的，只能多看多寫多模仿，在理論與實踐中學(xué)習(xí)，在一次又一次的返稿中成長，當積累到一定量的時候，自然會思如泉涌，下筆有神。

四、最后

項目管理中PPT的價值還是值得我們項目經(jīng)理去學(xué)習(xí)與積累的，但一定要避免在工作中對PPT的過度追求而超過了其本身的溝通價值。

其次對于PPT的核心一定是好讀而不是好看，沒有必要過度追求高大上的動效、酷炫的色彩，在項目管理中，掌握其表達的邏輯，只要能讓閱讀者快速高效的理解所傳達的信息，那就達到溝通的目的了，切記勿在務(wù)虛之路越走越遠。

本文由 @尼大胖 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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