開會(huì)的目的什么？是聚合相關(guān)的人員,為了某個(gè)目標(biāo)和問題的解決方案進(jìn)行討論和交流！

出來工作，加班開會(huì)在所難免。 曾經(jīng)聽到很多朋友向我抱怨：“召開一個(gè)會(huì)議，各種扯皮，會(huì)議花費(fèi)幾個(gè)小時(shí)，需要解決的問題沒有解決，時(shí)間卻白白浪費(fèi)，最后自己手頭的工作還沒有做完，加班加點(diǎn)……內(nèi)心苦惱啊！”同時(shí)，依據(jù)網(wǎng)絡(luò)的調(diào)查統(tǒng)計(jì)，57%的調(diào)查者認(rèn)為職場當(dāng)中70%的會(huì)議無效和浪費(fèi)時(shí)間！

圍繞上面疑問問題，今天筆者與大家一起探討和聊聊會(huì)議管理，讓會(huì)議不坑爹！

一、為什么會(huì)有坑爹會(huì)議?

開會(huì)的目的什么？是聚合相關(guān)的人員,為了某個(gè)目標(biāo)和問題的解決方案進(jìn)行討論和交流！

對(duì)的，開會(huì)的核心目的就是為了解決問題和達(dá)成共識(shí)目標(biāo)！但是，為什么在大多時(shí)候會(huì)議在浪費(fèi)時(shí)間？

其實(shí)歸根總結(jié)，一個(gè)沒有達(dá)到預(yù)期目的的會(huì)議，就是坑爹的會(huì)議！那如何召開高效會(huì)議呢？

二、高效會(huì)議十大原則

國際項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)PMP與國內(nèi)的高級(jí)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師中對(duì)高效會(huì)議進(jìn)行了總結(jié)：

1.?事前制定會(huì)議制度

無規(guī)則不成方圓，會(huì)議也需要制度。一般會(huì)議制度包含什么內(nèi)容呢？

1. 會(huì)議的批準(zhǔn)流程制度，召開的一個(gè)會(huì)議，需要根據(jù)會(huì)議的屬性（如產(chǎn)品評(píng)審會(huì)，項(xiàng)目Kick-Off啟動(dòng)大會(huì)，項(xiàng)目總結(jié)大會(huì)）等，進(jìn)行不同領(lǐng)導(dǎo)層面的批準(zhǔn)和申請(qǐng)。
2. 會(huì)議分為的類別，不同類別會(huì)議需要注重的內(nèi)容。
3. 會(huì)議基礎(chǔ)紀(jì)律和要求
4. 會(huì)議資料的存檔方式
5. 會(huì)議紀(jì)要的格式……

會(huì)議制度文件

會(huì)議申請(qǐng)單

其實(shí)在這里，大家可能會(huì)問了：搞這么個(gè)會(huì)議制度，麻煩，惡心！其實(shí)，想深沉一點(diǎn)，這個(gè)是很有必要的。因?yàn)橐粋€(gè)會(huì)議的制度，可以讓所有人有一個(gè)共識(shí)！讓大家知道會(huì)議的基礎(chǔ)規(guī)則和相關(guān)會(huì)議的重要程度，可以以此來保證相關(guān)人員在想要召開會(huì)議之，經(jīng)過深思熟慮，降低無效會(huì)議的概率。

當(dāng)然，大公司和小公司的在會(huì)議制度上還是有很大的區(qū)別。其實(shí)，不同的公司內(nèi)部的規(guī)定各不相同。假如是在大公司的兄弟，會(huì)議制度可以直接找公司組織資料閱讀并遵守即可；假若是小公司的兄弟，那可能需要相關(guān)人員在開會(huì)前，提前設(shè)計(jì)好會(huì)議的制度，并讓其他人員確認(rèn)簽名，并要求遵守。

其實(shí)，在一個(gè)會(huì)議中主持者很重要。在有會(huì)議制度的前提下，主持者可以根據(jù)會(huì)議制度進(jìn)行引導(dǎo)，保證會(huì)議高效進(jìn)行！

2.?放棄可開可不開會(huì)議

其實(shí)一個(gè)會(huì)議的召開,是很耗費(fèi)資源成本的,所以在召開一個(gè)會(huì)議的時(shí)候,小伙伴們需要進(jìn)行的預(yù)估,問一下自己這個(gè)會(huì)議召開值不值得,一些可開可不開的會(huì)議,就讓他去吧!

3.?明確會(huì)議的目的和期望結(jié)果

會(huì)議需要有一個(gè)中心點(diǎn),一個(gè)必須要達(dá)到的結(jié)果,沒有目的的會(huì)議都是耍流氓,就是失敗的，其實(shí)召開者可進(jìn)行簡單的成本預(yù)估, 假如會(huì)議漫無目的,參會(huì)人員所消耗的時(shí)間乘與人員的薪資,這個(gè)就是會(huì)議的基本成本!當(dāng)然,會(huì)議的目標(biāo)越具體、明確，會(huì)議討論的效果會(huì)更好!

4.?發(fā)布會(huì)議通知

會(huì)議由于需要召集各個(gè)成員，一般建議提前1天時(shí)間告知需要召開會(huì)議。

5. 提前發(fā)出會(huì)議資料給到參會(huì)人員

一般要把會(huì)議的資料提前發(fā)出，并給到相關(guān)參會(huì)人員。讓參會(huì)人員提前知道會(huì)議的內(nèi)容和大綱主題,提前準(zhǔn)備！避免在會(huì)議中參會(huì)人員現(xiàn)場發(fā)揮，成會(huì)議達(dá)不到預(yù)期效果！

6.?借助視頻設(shè)備

會(huì)議為了更好的介紹,建議可以準(zhǔn)備ppt,同時(shí)借助視頻設(shè)備,讓所有參會(huì)人員直觀了解.

7.?明確會(huì)議規(guī)則程序

不同的會(huì)議，會(huì)議主持人員需要明確先做什么、后做什么、再做什么。主持人員需要告知會(huì)議分為多少個(gè)欄目，有目的和順序的引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行探討。

主要的議題往前排，相對(duì)次要的議題往后排；時(shí)問緊迫的議題往前排，時(shí)間余地大的議題往后排；需要與會(huì)者高度集中討論的議題往前排，與會(huì)者興趣較大、已經(jīng)掌握相關(guān)知識(shí)的議題往后排!確保會(huì)議的規(guī)則順序，才可以有效地促進(jìn)會(huì)議目的達(dá)成！

8.?會(huì)議要有總結(jié),提煉結(jié)論

會(huì)議的結(jié)論，其實(shí)就是對(duì)當(dāng)前會(huì)議成功與否的一個(gè)批判。一個(gè)沒有結(jié)論的會(huì)議……那開這個(gè)會(huì)議干什么呢？浪費(fèi)人力物力。

9.?會(huì)議要有紀(jì)要

會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)將會(huì)議內(nèi)容整理成會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)包括相關(guān)部門應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、責(zé)任人，完成時(shí)間及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。會(huì)議的關(guān)鍵在于落實(shí)，應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容檢查會(huì)議決定的落實(shí)情況，使會(huì)議做到議而有決、決而有行、行必有果。

10.?做好會(huì)議后勤保障

舉個(gè)簡單的例子，假如投影儀在召開會(huì)議的時(shí)候壞了，會(huì)議就會(huì)被推遲,在一些需要老板參與做決定的會(huì)議中，這個(gè)推遲的時(shí)間就會(huì)被放大，天知道什么才能在開始？

三、總結(jié)

會(huì)議管理，核心為了保障目的和目標(biāo)的達(dá)成。理論與實(shí)際相結(jié)合，把握好以上的10大原則，會(huì)讓自己的會(huì)議更加高效！讓我們對(duì)無效會(huì)議說不吧！

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