過去的我,對ppt的認知太粗淺了!

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本文通過個人的轉變經(jīng)歷,深入探討了PPT的真正價值所在,即提高信息傳遞的效率,幫助演講者清晰表達思想,以及管理聽眾的注意力。我們將一起重新認識這個被廣泛使用的工具,了解如何高效利用PPT來優(yōu)化信息傳達和演講技巧。

一、引言

先問個問題,“第一反應,你是怎么看待PPT的?”

過去的我,對PPT也是“嗤之以鼻”,覺得這是一個向上管理的工具。

“有這個時間去寫這些花里胡哨的材料,不如把時間拿去干點真材實料的實事?!?/p>

這是過去的我比較粗淺的認知。

有幸在某自媒體平臺上看到一個創(chuàng)作者“房金”分享了自己和ppt相關的內(nèi)容:

  • 自己是怎么通過ppt創(chuàng)業(yè)
  • 怎么一步步將ppt從純文本優(yōu)化成非常有條理的文檔

我開始意識到,是我太愚昧了。

那PPT應該是用于做什么?有什么用?

好的PPT最重要的是,信息傳遞效率的體現(xiàn)。

接下來的篇幅,我將詳細為你分享我的看法。

二、PPT最重要的是什么?

我認為是一個核心,三個重點,即:

  • 核心:信息傳遞效率的體現(xiàn)
  • 重點1:幫助演講者捋清邏輯,定義內(nèi)容架構
  • 重點2:分清主次,哪些內(nèi)容要突出,哪些內(nèi)容要弱化
  • 重點3:管理聽眾的理解力和注意力

每一項我都展開講一下。

1. 信息傳遞效率的體現(xiàn)

你是不是有遇到過,有些問題,靠嘴巴講,講不清楚的情況?

明明自己已經(jīng)很清楚,也覺得自己講的很清楚了,但是對方就是聽不明白?

或者是要讓對方聽的明白,得耗費很多口舌?一句話重復很多遍?

還有的是,你以為講的夠清楚了,對方也以為自己理解,但大家不在一個頻道上?結果理解錯了。。。

最糟糕的是,講清楚了,也聽明白了,但信息的層次復雜、邏輯跳躍,回頭又忘了。。。

PPT很重要的一個使命,就是要解決這類問題。

那怎么解決?通過三個重點

2. 幫助演講者捋清邏輯,定義內(nèi)容結構

講話、寫文章、寫PPT,都是做“內(nèi)容”的表達,做“信息”的傳遞。

“對方彎彎繞繞講了30分鐘,我才聽明白他想表達什么,而核心想表達的,只要2分鐘就能講完了,浪費我這么多時間。”

或許當你作為信息的接收者時,你也是感同身受。

最本質(zhì)的問題是,演講者沒有去刻意構建演講的邏輯。

這次演講想要表達什么內(nèi)容?達成什么目的?

第一步要先講什么?第二步再講什么?很多人是混在了一起。

而通常在PPT里,我們最慣用的操作是,“定義目錄”。

舉一個項目啟動會的例子:

當然,有些內(nèi)容的主題和流程還需要再進一步細化。

那么我是建議先用思維導圖,做一個邏輯和流程的框架,再開始制作PPT。

3. 分清主次

有了邏輯和框架之后,作為演講者,你就會知道你想表達什么,按什么順序去表達。

那就迎來了第二個問題。

哪些內(nèi)容是你要重點讓聽眾接收到的?哪些是要弱化的?

需要重點突出的內(nèi)容,主要是靠文字,還是靠圖片,還是圖表?

靠講,還是靠看?

我見過有些同事的ppt材料,寫了60多頁,內(nèi)容很多,但是只有半個小時講,平均半分鐘過一頁,聽眾根本分不清哪些是重點。

這些與接下來要講的第三點是有異曲同工之處。

4. 管理聽眾的理解力和注意力

同樣有沒有經(jīng)歷過,你在臺上講,你發(fā)現(xiàn)你是把ppt里的所有文字都念了一遍?

或者是,你在大部份重復ppt里的內(nèi)容?

然后,臺下的聽眾一個個低下了頭,在玩手機。

好的ppt,觀眾是能快速看到重點,并且會盯著看。

舉一個我之前文章的例子(當然,我的ppt水平也是很差的,也只能算是個初學者,只是給大家看看區(qū)別)

美觀,當然談不上,但是層次感上更好,更容易抓到重點。

再配合上一些動畫效果,比如講到哪一類時,會切換成藍底白字等,就能更好獲取到觀眾的注意力。

不然作為聽眾,有些時候走個神,可能就真的跟不上節(jié)奏了。

以上三點,是ppt最重要的,核心就是為了讓聽眾能更快、更好地去理解演講者所要表達的東西,確保大家是在“同頻”做交流的。

三、PPT的一些誤區(qū)

ppt一定要做的很精美嗎?

我認為是不一定的,美工只是ppt里的一部份。

ppt最重要的還是:捋清邏輯、分清主次、管理注意力

那什么時候需要美工?

主要看場合,關鍵的演講、公司發(fā)布會、年度產(chǎn)品總結,要給“外人”看的時候,需要展示公司體面的時候,那是需要美工的。

如果是對內(nèi),一個部門關起門來做戰(zhàn)略對齊、做內(nèi)容同步,那是不需要的。

回想起前段時間,我們公司上萬人,老板給我們分享內(nèi)容,就是純白底黑字,加圖片,沒有任何美工可言。

所以,美工,是可選,是分場景的。

四、寫在最后

過去自己對ppt嗤之以鼻,實在是太粗淺了。

延展開來,現(xiàn)在我對很多事情也還是這種看法,可能是因為我了解不夠深入。

回到工作上,我認為工作技巧是一門藝術,不會藝術的人覺得都是向上管理,當成藝術后,應該是更加優(yōu)雅和從容地去應對它。

作者:鵬鵬的工作日記;微信公眾號:「鵬鵬的工作日記」

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題圖來自Unsplash,基于 CC0 協(xié)議

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  1. 覺得有幫助的,可以關注一下公眾號「鵬鵬的工作日記」呀??

    來自廣東 回復