飛書——多維表格產(chǎn)品分析

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飛書多維表格屬于飛書云文檔的一種,那么使用起來體驗(yàn)如何?本文對(duì)飛書的多維表格產(chǎn)品進(jìn)行體驗(yàn),并分析其相關(guān)功能,一起來看看吧。

一、產(chǎn)品定位

1.1 性質(zhì)

官方描述:先進(jìn)團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)管理工具,是一個(gè)表格,也是無數(shù)個(gè)應(yīng)用,千人千面,萬人萬解。

其實(shí)質(zhì)上是飛書云文檔生態(tài)下,基于企業(yè)內(nèi)部協(xié)同辦公場(chǎng)景,面向最終用戶/個(gè)人,而非開發(fā)者的,可深度定制的“輕量級(jí)”數(shù)據(jù)庫(kù)與解決方案。

1.2 Slogan

人人都是業(yè)務(wù)管理高手。

二、用戶分析

飛書多維表格屬于飛書云文檔的一種,不可脫離飛書使用,其用戶均為飛書的用戶,即企業(yè)、初創(chuàng)團(tuán)隊(duì)、個(gè)人用戶,其主要用戶為企業(yè)。

2.1 企業(yè)用戶

使用場(chǎng)景:企業(yè)用戶通常需要協(xié)同工作來完成復(fù)雜的項(xiàng)目,需要一個(gè)集成的協(xié)同辦公環(huán)境,以便團(tuán)隊(duì)成員可以共享文檔、計(jì)劃項(xiàng)目、交流和跟蹤任務(wù)進(jìn)度。

安全性:企業(yè)用戶非常關(guān)注數(shù)據(jù)的安全性和隱私。他們需要確保產(chǎn)品提供強(qiáng)大的安全措施,包括數(shù)據(jù)加密、身份驗(yàn)證和權(quán)限控制等功能。

擴(kuò)展性和定制化:企業(yè)用戶可能需要根據(jù)自己的工作流程和需求對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行定制,以滿足特定的業(yè)務(wù)要求。因此,產(chǎn)品應(yīng)該具備一定程度的擴(kuò)展性和定制化能力。

團(tuán)隊(duì)管理:企業(yè)用戶需要能夠有效地管理團(tuán)隊(duì)成員,包括分配任務(wù)、跟蹤進(jìn)度和設(shè)置工作流程,產(chǎn)品應(yīng)該提供這些管理工具。

2.2 初創(chuàng)團(tuán)隊(duì)

預(yù)算:初創(chuàng)團(tuán)隊(duì)通常預(yù)算有限,因此他們可能更關(guān)注產(chǎn)品的價(jià)格。產(chǎn)品應(yīng)該提供合理的定價(jià)計(jì)劃,以滿足初創(chuàng)團(tuán)隊(duì)的財(cái)務(wù)需求。

簡(jiǎn)易性:初創(chuàng)團(tuán)隊(duì)成員通常是多面手,他們需要一個(gè)易于上手和使用,不需要大量的培訓(xùn)或?qū)W習(xí)時(shí)間的產(chǎn)品。

協(xié)作和項(xiàng)目管理:初創(chuàng)團(tuán)隊(duì)需要一個(gè)集成的工具,以協(xié)助他們管理項(xiàng)目、分配任務(wù)、跟蹤進(jìn)度并保持團(tuán)隊(duì)協(xié)作。

2.3 個(gè)人用戶

個(gè)人協(xié)作和筆記:普通個(gè)人用戶可能使用產(chǎn)品來管理個(gè)人任務(wù)、計(jì)劃活動(dòng)或創(chuàng)建筆記。產(chǎn)品應(yīng)該提供簡(jiǎn)單的工具來滿足這些需要。

價(jià)格敏感性:普通個(gè)人用戶可能更關(guān)注產(chǎn)品的價(jià)格,因此產(chǎn)品的定價(jià)計(jì)劃應(yīng)該符合他們的預(yù)算。

跨平臺(tái)支持:個(gè)人用戶可能在不同設(shè)備上使用產(chǎn)品,包括計(jì)算機(jī)、手機(jī)和平板電腦。產(chǎn)品應(yīng)該具備多平臺(tái)支持,以確保無縫切換。

個(gè)人隱私:普通個(gè)人用戶關(guān)心他們的個(gè)人數(shù)據(jù)隱私,產(chǎn)品應(yīng)該提供透明的隱私政策和選項(xiàng),以保護(hù)他們的數(shù)據(jù)。

三、使用場(chǎng)景分析

不同行業(yè)和職能的用戶需求和痛點(diǎn)各不相同,因此產(chǎn)品需要具備靈活性,以滿足特定行業(yè)和用戶工作流程的需求。個(gè)人用戶的使用場(chǎng)景相對(duì)企業(yè)和團(tuán)隊(duì)簡(jiǎn)單許多,因此優(yōu)先考慮企業(yè)和團(tuán)隊(duì)的使用場(chǎng)景,部分功能可根據(jù)個(gè)人用戶的需求進(jìn)行微調(diào)和優(yōu)化。

3.1 互聯(lián)網(wǎng)公司 – 產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)

使用場(chǎng)景:產(chǎn)品經(jīng)理、設(shè)計(jì)師和工程師需要協(xié)同開發(fā)和迭代新的產(chǎn)品功能。

痛點(diǎn):頻繁的版本更新、需求變更和跨職能團(tuán)隊(duì)之間的溝通問題。

偏好:強(qiáng)大的實(shí)時(shí)協(xié)作、版本追蹤和集成第三方工具的能力。

3.2 餐飲業(yè) – 餐廳管理

使用場(chǎng)景:餐廳經(jīng)理需要管理庫(kù)存、員工排班、供應(yīng)商聯(lián)系和菜單。

痛點(diǎn):庫(kù)存管理的復(fù)雜性、員工不同班次的排班問題。

偏好:易于使用的界面、實(shí)時(shí)庫(kù)存跟蹤、自動(dòng)排班工具。

3.3 零售業(yè) – 零售店鋪管理

使用場(chǎng)景:零售店經(jīng)理需要管理庫(kù)存、銷售、員工和客戶關(guān)系。

痛點(diǎn):季節(jié)性庫(kù)存管理、銷售峰值和員工培訓(xùn)。

偏好:庫(kù)存預(yù)測(cè)工具、銷售報(bào)表、員工培訓(xùn)模塊。

3.4 制造業(yè) – 生產(chǎn)線管理

使用場(chǎng)景:生產(chǎn)經(jīng)理需要管理生產(chǎn)線、設(shè)備維護(hù)、零部件庫(kù)存和生產(chǎn)計(jì)劃。

痛點(diǎn):生產(chǎn)線停滯、設(shè)備故障、零部件供應(yīng)鏈問題。

偏好:生產(chǎn)計(jì)劃工具、設(shè)備維護(hù)提醒、供應(yīng)鏈可視化。

四、功能分析

4.1 飛書多維表格(Web)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)圖

4.2 基本概念

數(shù)據(jù)表:數(shù)據(jù)表內(nèi)存放著各種信息。飛書多維表格就像一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù),里面可以放置多個(gè)數(shù)據(jù)表。多維表格與數(shù)據(jù)表的關(guān)系可類比傳統(tǒng)辦公軟件MS Office中Excel與Sheet的關(guān)系。

視圖:視圖是一張數(shù)據(jù)表的不同展現(xiàn)樣式,每張數(shù)據(jù)表可以有多個(gè)視圖,能幫助用戶從特定的角度查看數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)。同時(shí)視圖之間是相互關(guān)聯(lián)的。因此增加、刪除、修改某一視圖的數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)變化都會(huì)聯(lián)動(dòng)到該數(shù)據(jù)表的其他視圖中。

字段:多維表格的每一列就是一個(gè)字段。字段有著多種字段類型。多維表格每一列都可設(shè)置為固定的數(shù)據(jù)類型,確保數(shù)據(jù)整齊規(guī)范。

記錄:多維表格的每一行就是一條記錄。每條記錄由不同字段類型的信息構(gòu)成。

4.3 功能布局分析

大部分功能的布局合理,仍存在提升空間。

標(biāo)題欄的功能布局與云文檔其他類型文檔保持了一致,降低用戶的學(xué)習(xí)成本。添加了“高級(jí)權(quán)限”“自動(dòng)化”“插件”專屬功能,這些功能僅針對(duì)多維表格開發(fā),同時(shí)屬于全局性操作,放置在始終顯示的標(biāo)題欄是合理的選擇。

數(shù)據(jù)表列表及有關(guān)創(chuàng)建新數(shù)據(jù)表的功能都集中在了左側(cè)的側(cè)邊欄,并沒有采取傳統(tǒng)MS Office的布局,而是采取了Web導(dǎo)航的設(shè)計(jì),對(duì)于習(xí)慣了傳統(tǒng)表格的用戶來說需要一定的適應(yīng)時(shí)間,但同時(shí)也強(qiáng)化了“一個(gè)多位表格可以有多個(gè)數(shù)據(jù)表”的性質(zhì),讓用戶更可能將信息錄入至一個(gè)多維表格的多個(gè)數(shù)據(jù)表中,而非創(chuàng)建多個(gè)多維表格,利于數(shù)據(jù)表間聯(lián)動(dòng)功能的實(shí)現(xiàn)。

“新建收集表”和“新建儀表盤”被在側(cè)邊欄單列出來,一個(gè)是收集信息的手段,一個(gè)是展示信息的方式,是用戶整理信息時(shí)觸發(fā)可能性極高的功能,單列有效減少了用戶使用該功能的操作流程和步驟。

數(shù)據(jù)表list的“···”設(shè)置里,并沒有與設(shè)置當(dāng)前數(shù)據(jù)表權(quán)限相關(guān)的功能,用戶想要實(shí)現(xiàn)該功能僅能通過標(biāo)題欄的“高級(jí)權(quán)限”實(shí)現(xiàn),建議在“復(fù)制數(shù)據(jù)表”選項(xiàng)下新增“設(shè)置當(dāng)前數(shù)據(jù)表權(quán)限”選項(xiàng),統(tǒng)一權(quán)限管理功能入口的放置邏輯。

模板的推薦和引導(dǎo)界面僅在新建多維表格和數(shù)據(jù)表后出現(xiàn),整個(gè)操作頁(yè)面沒有跳轉(zhuǎn)到“使用模板”功能的入口,對(duì)于選擇了新建空白數(shù)據(jù)表但又發(fā)現(xiàn)界面和功能陌生產(chǎn)生使用模板需求的用戶來說,需要重新新建一個(gè)多維表格以使用模板,用戶后悔成本過高,建議在標(biāo)題欄或者側(cè)邊欄新增“模板庫(kù)”button,功能流程如下圖:

視圖標(biāo)簽的相關(guān)功能在用戶打開數(shù)據(jù)表后,最多兩次點(diǎn)擊均可完成,流程短,設(shè)計(jì)合理。

工具欄中,除撤銷和重做以外,用戶也僅需兩次點(diǎn)擊即可實(shí)現(xiàn)需求(較復(fù)雜的需求流程會(huì)存在更多點(diǎn)擊,但都在同級(jí)頁(yè)面),設(shè)計(jì)合理。但“字段配置”“卡片配置”工具中,用戶如果需要修改字段名,需要點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)字段之后的“···”才能編輯,而在表格視圖內(nèi)容區(qū),雙擊字段名就可更改,建議在字段list 中引入雙擊操作,但雙擊僅可觸發(fā)“修改字段名”操作,設(shè)置字段類型、引用選項(xiàng)功能保持當(dāng)前位置。

4.4 功能體驗(yàn)分析

4.4.1 用戶典型使用流程

4.4.2 特色功能分析

(1)新建文檔——表格內(nèi)嵌說明書

“新建文檔”功能可以在多維表格中新建文檔頁(yè)作為“說明書”,無需跳出表格切換到文檔,一頁(yè)通覽。省去數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)者不斷為填寫者解釋填寫規(guī)范的溝通環(huán)節(jié),填寫者自主閱讀說明書,規(guī)范填寫。

此功能并不是在當(dāng)前表格中創(chuàng)建文檔,而是創(chuàng)建文檔的快捷方式,在“數(shù)據(jù)表”級(jí)別創(chuàng)建頁(yè)面以展示文檔,文檔位置實(shí)際在用戶云盤的默認(rèn)創(chuàng)建路徑,且權(quán)限與多維表格獨(dú)立設(shè)置。此功能適用于需要為多維表格添加說明、報(bào)告的場(chǎng)景,使用頻率不一定高,但屬于魅力型需求。但使用時(shí)發(fā)現(xiàn),僅能在多維表格內(nèi)新建文檔,云盤已有的文檔無法添加至多維表格內(nèi)顯示,添加文檔的途徑略顯單一。

(2)儀表盤——1張圖管公司

數(shù)據(jù)經(jīng)歷收集、清洗、整理后,接下來就是進(jìn)行結(jié)論呈現(xiàn)和匯報(bào)展示,圖表是最佳選擇。多維表格豐富了單記錄內(nèi)容的展示方式,但不能插入圖表,相比傳統(tǒng)表格卻缺失了匯總分析呈現(xiàn)的功能,儀表盤補(bǔ)全了這個(gè)空白。

通過建立“數(shù)據(jù)表”級(jí)獨(dú)立頁(yè)面,將所有圖表集中在同一頁(yè)面管理,避免圖表與數(shù)據(jù)位置與視覺沖突,一定程度上增加了用戶的沉浸式體驗(yàn),使用戶將注意力更集中在圖表或某些數(shù)據(jù)上。

儀表盤目前提供了柱狀圖、折線圖、餅圖、條形圖、散點(diǎn)圖、組合圖6種傳統(tǒng)圖表,以及漏斗圖、詞云、統(tǒng)計(jì)數(shù)字3種目前熱度較高、更實(shí)用形象的新型圖表。但并未支持添加純文字模塊、圖片模塊,不能滿足闡釋數(shù)據(jù)間關(guān)系的需求,只能實(shí)現(xiàn)“讀取數(shù)據(jù)”,想要“讀懂?dāng)?shù)據(jù)”需要瀏覽者對(duì)數(shù)據(jù)非常敏感和熟悉或者專人進(jìn)行額外解釋說明。

儀表盤的布局和樣式也可以進(jìn)行較高程度的自定義。儀表盤使用了棋盤格的布局,每種圖表最小為2*2大小,用戶可自由調(diào)整圖表的大小和排列布局(以圖表位置左上角棋盤格為基準(zhǔn),如果該格上方存在未占用的空間,將自動(dòng)吸附在最上方未占用棋盤格),也可以對(duì)圖表顯示字體、顏色、邊框、透明度等進(jìn)行自定義,個(gè)性化操作空間充足。

若有改變數(shù)據(jù)源或添加特定條件以顯示新內(nèi)容的需求,用戶可以通過“篩選”菜單設(shè)定條件,保存后各圖表內(nèi)容都將刷新,展示滿足用戶新增條件的結(jié)果,而不必單獨(dú)調(diào)整各圖表的規(guī)則。

儀表盤匯總各種圖表、以及可高度自定義的性質(zhì),高度契合了企業(yè)“數(shù)據(jù)大屏”的需求,因此儀表盤目前被多維表格團(tuán)隊(duì)以“一張圖管公司”的賣點(diǎn)進(jìn)行宣傳。

多維表格儀表盤演示 源自官方微信公眾號(hào)

除了大屏匯總展示,儀表盤中的圖表還支持添加至工作臺(tái)“我的常用”中,避免在不同的多維表格中反復(fù)翻找,節(jié)約用戶查閱時(shí)間,隨時(shí)追蹤數(shù)據(jù)。

源自官方微信公眾號(hào)

(3)自動(dòng)化——優(yōu)化流程流轉(zhuǎn)

用戶在利用表格統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí),經(jīng)常還有監(jiān)測(cè)、處理數(shù)據(jù)的需求。傳統(tǒng)的做法是利用收集表設(shè)計(jì)好問卷下發(fā)統(tǒng)計(jì),定時(shí)打開關(guān)聯(lián)表格刷新查看,或者收到“xx填寫了xxx”后打開關(guān)聯(lián)表格確認(rèn)數(shù)據(jù)符合要求。這一過程重復(fù)繁瑣,占用了統(tǒng)計(jì)者大量的注意力和時(shí)間,將統(tǒng)計(jì)者的工作時(shí)間強(qiáng)制變瑣碎,不利于提高效率。

多維表格設(shè)置了“自動(dòng)化”集成了數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)、條件判定、執(zhí)行指令功能,解決了這一難題。任何流程都可以看作是觸發(fā)條件+要執(zhí)行的操作,自動(dòng)化利用了這一邏輯,設(shè)計(jì)了6種觸發(fā)條件和9種操作指令(其中一種為多指令時(shí)調(diào)整指令間間隔時(shí)間),都可以根據(jù)實(shí)際需求自定義調(diào)整條件。條件和指令都可以設(shè)置多個(gè),多條件關(guān)系為“同時(shí)滿足”,多指令間關(guān)系為依次有序執(zhí)行,讓表格“自己動(dòng)起來”。

自動(dòng)化流程不止于“自動(dòng)”,更實(shí)現(xiàn)了打通。一張表里可以設(shè)置多個(gè)自動(dòng)化流程,連接飛書的云文檔、通知、郵件、日程、待辦等各種應(yīng)用,并最終重塑業(yè)務(wù)流程。借助自動(dòng)化,可以實(shí)現(xiàn)每周五10:30自動(dòng)發(fā)送群消息提醒填寫周報(bào)、任務(wù)截止前一天自動(dòng)催促未完成任務(wù)的責(zé)任人加快進(jìn)度、新增需求自動(dòng)拉群并提醒、定期提醒進(jìn)度、需求到期自動(dòng)催促跟進(jìn)、需求完成自動(dòng)通知提交人等原來需要進(jìn)行花費(fèi)大量精力和瑣碎時(shí)間溝通處理的事務(wù)。

(4)高級(jí)權(quán)限——推動(dòng)數(shù)據(jù)流通

多維表格的高級(jí)權(quán)限是對(duì)表格全部相關(guān)用戶的管理、編輯權(quán)限進(jìn)行配置,權(quán)限級(jí)別不再是籠統(tǒng)的文檔級(jí),而是具體到數(shù)據(jù)表、數(shù)據(jù)表里的字段、記錄。通過配置高級(jí)權(quán)限,可以實(shí)現(xiàn)一個(gè)鏈接一份表格千人千面,人人都拿一手?jǐn)?shù)據(jù),可觸達(dá)的協(xié)作者更多,表格可承載的數(shù)據(jù)更多,但卻更安全。

多維表格的高級(jí)權(quán)限按角色進(jìn)行分配,除“管理員”外可進(jìn)行自定義配置?!肮芾韱T”可修改多維表格所有內(nèi)容、權(quán)限、自動(dòng)化流程和儀表盤,目前僅可通過文檔分享頁(yè)面調(diào)整該角色成員。

角色的權(quán)限涵蓋對(duì)表格內(nèi)各數(shù)據(jù)表的權(quán)限,有可管理、可編輯、僅可閱讀、無權(quán)限4種:“可管理”權(quán)限下,協(xié)作者可修改字段類型和名稱,并編輯所有記錄的內(nèi)容;“可編輯”權(quán)限中,協(xié)作者僅擁有編輯記錄的權(quán)限,不能調(diào)整字段,且編輯操作的生效范圍(通過字段、記錄限制)和生效操作(新增、刪除,默認(rèn)可編輯)將根據(jù)協(xié)作者角色設(shè)置進(jìn)行限制;“僅可閱讀”權(quán)限下,協(xié)作者僅可查看,無法編輯,且可閱讀的記錄范圍將根據(jù)協(xié)作者角色進(jìn)行限制;“無權(quán)限”下,該角色成員將不能查看該數(shù)據(jù)表。

高級(jí)權(quán)限還強(qiáng)制了管理者對(duì)協(xié)作者的默認(rèn)角色進(jìn)行設(shè)置,沒有角色的協(xié)作者,將按照默認(rèn)角色的權(quán)限訪問多維表格。并提供用戶可自定義權(quán)限的角色、禁止訪問作為選項(xiàng)。若默認(rèn)角色為空或“禁止訪問”,他們需要申請(qǐng)權(quán)限;已獲得角色的協(xié)作者(包括群成員),以角色的權(quán)限為準(zhǔn),不受默認(rèn)角色的影響。此操作確保了高級(jí)權(quán)限可以覆蓋到所有可打開文檔的協(xié)作者,不會(huì)產(chǎn)生漏網(wǎng)之魚,提高表格內(nèi)容安全度。

(5)查找引用字段——表格升級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)

多維表格相比傳統(tǒng)表格而言,呈現(xiàn)方式更豐富,但傳統(tǒng)表格可以通過復(fù)雜函數(shù)實(shí)現(xiàn)多Sheet間數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng),多維表格沒有設(shè)計(jì)同樣的復(fù)雜函數(shù),另辟蹊徑設(shè)計(jì)“查找引用”字段滿足這一需求,更為簡(jiǎn)單,更適合0基礎(chǔ)用戶上手操作。

查找引用字段是多維表格基于 FILTER 函數(shù)打造的一個(gè)字段類型,在查找引用字段中,無需輸入公式就能根據(jù)指定條件快速查找并引用數(shù)據(jù),輕松實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)與篩選的需求,如篩選某個(gè)周期內(nèi)的數(shù)據(jù)或信息、通過包含關(guān)鍵詞查找所有相關(guān)信息等。

用戶首先需要?jiǎng)?chuàng)建字段,并選擇字段類型為查找引用;

其次選擇引用字段所在的數(shù)據(jù)表和引用字段;然后設(shè)置查找條件,匹配方式可選等于、不等于、包含、為空、不為空,多條件時(shí)還可以選擇條件間為“與”關(guān)系還是“或”關(guān)系,比對(duì)目標(biāo)除選擇當(dāng)前表中字段外,還支持自定義文本及固定的選項(xiàng)、人員、日期(取決于引用字段的格式);

最后設(shè)置結(jié)果呈現(xiàn)方式,支持原值、去重源數(shù)據(jù)、求和、計(jì)數(shù)、平均值、最大值、最小值,支持設(shè)置數(shù)字格式(整數(shù)、小數(shù)、日期、貨幣等)。

(6)共享數(shù)據(jù)源——數(shù)據(jù)同步分發(fā)新選擇

傳統(tǒng)場(chǎng)景中,遇到需要同步數(shù)據(jù)的場(chǎng)景,一種選擇是將數(shù)據(jù)整理好,然后將文件發(fā)送給對(duì)方;另一種選擇是將數(shù)據(jù)整理稱為云文檔,然后將對(duì)方設(shè)置為協(xié)作者,并授予復(fù)制的權(quán)限。第一種方式有泄密的風(fēng)險(xiǎn),且只是當(dāng)下同步,后期若數(shù)據(jù)產(chǎn)生變動(dòng)仍需要再次同步,提高了數(shù)據(jù)接受者的數(shù)據(jù)管理難度;第二種方式看似實(shí)時(shí)同步,但卻給數(shù)據(jù)發(fā)送者帶來了不便,因文檔是共享的,任何操作都是實(shí)時(shí)更新多端同步的,數(shù)據(jù)發(fā)送者就不能對(duì)隨意對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯和調(diào)整,除非利用高級(jí)權(quán)限對(duì)數(shù)據(jù)接收者施以更精細(xì)的限制。多維表格給出了新的選擇——共享數(shù)據(jù)源。

在多維表格中,用戶可以將多維表格中的某個(gè)數(shù)據(jù)表發(fā)布共享,成為組織內(nèi)部的數(shù)據(jù)來源。共享范圍內(nèi)的其他用戶可將數(shù)據(jù)源同步到自己的多維表格中進(jìn)行引用、分析和數(shù)據(jù)加工,且可選擇要同步的字段、同步頻率(手動(dòng)/每小時(shí)自動(dòng)同步),有效提升信息處理效率。

4.4.3 功能迭代猜想

(1)高級(jí)權(quán)限設(shè)置入口優(yōu)化

當(dāng)前版本中,用戶若需要設(shè)置文檔的高級(jí)權(quán)限,只能通過標(biāo)題欄的“高級(jí)權(quán)限”button,入口單一;且只能通過協(xié)作者角色配置權(quán)限,設(shè)置起來略微復(fù)雜,需要用戶對(duì)當(dāng)前文檔的所有數(shù)據(jù)表,所有字段逐個(gè)配置,意味著用戶必須一次性設(shè)置好潛在協(xié)作者對(duì)文檔所有數(shù)據(jù)表和字段的權(quán)限,即此操作會(huì)占用用戶大量時(shí)間思考。

猜測(cè)下一步將在數(shù)據(jù)表list、字段配置菜單、表格視圖下列標(biāo)題菜單添加權(quán)限設(shè)置入口,通過數(shù)據(jù)表、字段配置權(quán)限。同時(shí)各入口僅針對(duì)入口所在級(jí)別(指定數(shù)據(jù)表、指定字段)進(jìn)行權(quán)限配置,若需要對(duì)文檔其他部分進(jìn)行配置則跳轉(zhuǎn)到“高級(jí)權(quán)限”配置菜單,“高級(jí)權(quán)限”菜單將更多發(fā)揮展示和集成管理功能,有效避免用戶在編輯表格內(nèi)容時(shí)被思考文檔權(quán)限打斷。

(2)自動(dòng)化流程相似執(zhí)行操作優(yōu)化

當(dāng)前版本下,觸發(fā)條件與執(zhí)行操作之間為一對(duì)一的關(guān)系,若有多對(duì)一的情況,設(shè)置起來較為繁瑣,僅能通過設(shè)置好其中一個(gè)自動(dòng)化流程,再到管理界面進(jìn)行復(fù)制和修改實(shí)現(xiàn)。如匯報(bào)鏈末端管理者等其他一些工作不那么細(xì)分的崗位,對(duì)部分事務(wù)和變動(dòng)僅需要知曉概況即可,多種觸發(fā)條件的執(zhí)行操作類似或相同。猜想下一步的優(yōu)化思路有兩種:

①多個(gè)觸發(fā)條件關(guān)系間添加“或”邏輯,即滿足A條件“或”B條件觸發(fā)相同執(zhí)行操作。此設(shè)計(jì)在設(shè)計(jì)流程時(shí)可在一個(gè)流程內(nèi)完成多種不必同時(shí)發(fā)生的觸發(fā)條件的設(shè)置,但條件間關(guān)系的“與”“或”設(shè)置必須設(shè)計(jì)醒目且引起用戶注意,否則會(huì)產(chǎn)生與用戶意圖相悖的流程。此設(shè)計(jì)下設(shè)置流程大幅縮減,但多種條件對(duì)應(yīng)的執(zhí)行操作完全相同,實(shí)際應(yīng)用場(chǎng)景較少,且產(chǎn)生誤操作可能性較高,采用概率不大。

②執(zhí)行操作可保存為模板,對(duì)流程創(chuàng)建者或當(dāng)前文檔生效。此設(shè)計(jì)下多種條件仍需要多個(gè)設(shè)置流程,但相比當(dāng)前版本,用戶不必知曉熟悉文檔已有的自動(dòng)化流程;“執(zhí)行操作”可以一鍵選取,一定程度上可以提高效率;且能針對(duì)特定條件進(jìn)行修改,靈活度較高,采用概率較高。

(3)云盤文檔可添加至多維表格

當(dāng)前版本下,在多維表格中使用文檔頁(yè)面僅能創(chuàng)建新文檔,已有文檔無法添加至多位表格內(nèi),猜想后續(xù)版本將為“文檔”格式的云文檔添加文件級(jí)功能“添加至多維表格”,與“創(chuàng)建副本”“移動(dòng)到”并列顯示,可以在目標(biāo)多維表格內(nèi)創(chuàng)建“數(shù)據(jù)表”級(jí)頁(yè)面,展示選定文檔內(nèi)容,頁(yè)面名稱沿用原文檔名,編輯管理權(quán)限維持原狀,并與多維表格及表格內(nèi)其他文檔獨(dú)立。表格內(nèi)文檔內(nèi)容與原文檔雙鏈,一端修改另一端同步修改。

(4)發(fā)布共享數(shù)據(jù)源可選擇范圍

當(dāng)前版本下,在多維表格中將數(shù)據(jù)表發(fā)布為共享數(shù)據(jù)源只能將整個(gè)數(shù)據(jù)表分享,但不能選擇字段范圍。如果發(fā)布者預(yù)發(fā)布的數(shù)據(jù)表存在發(fā)布者不便發(fā)布的字段,而這些字段從當(dāng)前數(shù)據(jù)表移動(dòng)至其他數(shù)據(jù)表將提高復(fù)雜度,發(fā)布者只能為預(yù)發(fā)布的字段和記錄新建單獨(dú)的數(shù)據(jù)表發(fā)布,造成流程繁瑣。猜想下一步,多維表格將在用戶發(fā)布時(shí)提供字段范圍的選擇滿足這一需求。

(5)自動(dòng)化流程與申報(bào)、審批深度融合優(yōu)化

有門店管理需求的企業(yè)可能會(huì)遇到定期統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的工作場(chǎng)景,當(dāng)前版本的解決思路是利用自動(dòng)化定時(shí)提醒匯報(bào)者填寫,填寫后自動(dòng)通知管理者核準(zhǔn),若有修改需求則利用評(píng)論、字段或其他方式要求填寫者修改,如此反復(fù)。此過程涉及多個(gè)自動(dòng)化流程,設(shè)計(jì)起來比較繁瑣,優(yōu)化思路有兩種:

①優(yōu)化升級(jí)目前“流程”字段。流程字段中添加通知反饋功能,結(jié)合自動(dòng)化流程中“發(fā)送飛書消息”執(zhí)行操作和評(píng)論,實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)反饋和再核準(zhǔn)。

在各節(jié)點(diǎn)中添加通知功能:上一節(jié)點(diǎn)“完成”后,將發(fā)送通知提醒下一節(jié)點(diǎn)協(xié)作者及時(shí)確認(rèn);同時(shí)添加反饋功能:含“反饋”和“反饋歷史”兩模塊,“反饋”模塊含“意見”和“調(diào)整要求”兩要素,意見為自定義文本(可不填),文本將自動(dòng)發(fā)送到該記錄的評(píng)論中,該節(jié)點(diǎn)“完成”后,所有評(píng)論同步“完成”;“調(diào)整要求”含操作(補(bǔ)充、修改、刪除、)和操作對(duì)象(字段,可多選)兩要素;“反饋歷史”中單條反饋份兩段顯示,第一段顯示時(shí)間和“調(diào)整要求”,第二段顯示“意見”內(nèi)容。

②開發(fā)類似“自動(dòng)化”“高級(jí)權(quán)限”專門的工具“填報(bào)審批”,聯(lián)動(dòng)通知、任務(wù)等飛書應(yīng)用。讓用戶自定義審批流程的環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)時(shí)限、協(xié)作者、必須填寫的字段、反饋及時(shí)限,審批的觸發(fā)條件(新紀(jì)錄時(shí)、定時(shí)、手動(dòng)開啟)等。

五、商業(yè)盈利模式

飛書多維表格的收入來源只有部分高級(jí)功能的付費(fèi)收入,其大部分基礎(chǔ)功能免費(fèi)開放。多維表格本身是飛書提供的一種功能,并不脫離飛書平臺(tái)單獨(dú)收費(fèi),定價(jià)也遵循飛書的多級(jí)定價(jià)。具體分級(jí)如下圖所示:

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評(píng)論
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  1. 寫得好!

    來自福建 回復(fù)
    1. 額額

      來自廣東 回復(fù)