合同管理，僅僅把合同附件和合同相關(guān)數(shù)據(jù)管理起來(lái)，最多能起到的作用的就是統(tǒng)一、集中管理，做到這一層面，遠(yuǎn)沒(méi)有體現(xiàn)出合同管理的價(jià)值。合同管理最終還是要為業(yè)務(wù)和管理提供數(shù)據(jù)支持、決策支撐。

本文作者對(duì)合同管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)及使用場(chǎng)景進(jìn)行了梳理總結(jié)，與大家分享。

一、哪些數(shù)據(jù)可以用？

合同管理最終要為業(yè)務(wù)和管理提供數(shù)據(jù)支撐，決策支撐，我們首先要知道合同有那些數(shù)據(jù)、知道了有那些數(shù)據(jù)，結(jié)合我們的管理和業(yè)務(wù)訴求，我們就可以來(lái)加工這些數(shù)據(jù)，讓其真正能夠提供決策支撐。

我們來(lái)看看合同中有那些數(shù)據(jù)（別說(shuō)合同就一個(gè)附件哈，那就真的沒(méi)法寫(xiě)下去了）。

• 合同名稱(chēng)：一串文字。
• 合同編號(hào)：自定義的一串文字。
• 合同金額：嗯，數(shù)字出現(xiàn)了。
• 簽訂方：對(duì)外的，客戶or供應(yīng)商。
• 合同業(yè)務(wù)分類(lèi)：自定義的選項(xiàng)，可以確定合同干啥用的。
• 合同收付款分類(lèi)：嗯，能明確是收款合同還是付款合同。
• 合同期數(shù)：有每期的金額，計(jì)劃的收付款時(shí)間。
• 收付款條件：一串文字。
• 簽訂人：誰(shuí)簽的。
• 主體：那個(gè)公司、部門(mén)、人簽訂的

……（數(shù)據(jù)太多，就不一一列舉了）

這么多數(shù)據(jù)，看著頭都大了，也很亂。一時(shí)間不知道應(yīng)該怎么去使用這些數(shù)據(jù)了？沒(méi)關(guān)系，我們先給這些數(shù)據(jù)分個(gè)類(lèi)：

1. 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。合同有收款、付款和其他（沒(méi)錢(qián)的合同）合同，其他合同我們可以暫時(shí)略過(guò)，收款合同和付款合同中的數(shù)據(jù)有：合同金額和收付款期數(shù)。
2. 合同條款。合同條款范疇比較多，我們僅僅將收付款條件拎出來(lái)（額，我也是個(gè)俗人?。?/li>
3. 管理字段。合同編號(hào)、合同的業(yè)務(wù)分類(lèi)、合同的收付款分類(lèi)等等這些信息是我們?yōu)榱朔奖愫贤芾碓黾拥膬?nèi)容，合同本身并沒(méi)有這些信息。
4. 其他信息。定義不清楚的話都可以用，合同字段里面，不是財(cái)務(wù)字段、合同條款和管理字段的，都算到其他信息里面。

合同信息這樣以后，看著舒服多了，但是呢，僅僅整理出來(lái)肯定不行，我們要考慮這些信息怎么使用。這里我們先要有一個(gè)概念：除了合同附件，其他的都能使用，就看怎么用。

二、數(shù)據(jù)怎么用？

既然我們采集了合同這些數(shù)據(jù)，將其單獨(dú)記錄，這些數(shù)據(jù)肯定有其存在的意義。很多情況下，我們是讓這些數(shù)據(jù)安安靜靜的躺在數(shù)據(jù)庫(kù)中吃灰（千萬(wàn)不能讓數(shù)據(jù)庫(kù)能有灰，不然就可以see you了），我們需要把這些數(shù)據(jù)用起來(lái)，下面我們介紹這些數(shù)據(jù)有那些作用。

1. 用收付款期數(shù)做收付款計(jì)劃

合同從收付款的角度可以將其分成：收款合同、付款合同和其他合同。收付款合同會(huì)有相應(yīng)的合同金額和收付款期數(shù)，在前面合同管理中，我們講到，需要將合同的收付款期數(shù)提取出來(lái)，以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行管理，在這里，我們可以利用收付款期數(shù)進(jìn)行合同的收付款計(jì)劃管理，提供給財(cái)務(wù)。

合同數(shù)據(jù)是合同數(shù)據(jù)中使用最頻繁的數(shù)據(jù)，可以做收付款計(jì)劃、收票/開(kāi)票臺(tái)賬、合同收付款匯總等。

2. 合同簽訂情況反饋市場(chǎng)計(jì)劃的執(zhí)行計(jì)劃

一個(gè)企業(yè)，不可能只進(jìn)不出，也不可能只出不進(jìn)，收款合同、付款合同和其他合同肯定都會(huì)存在。

我們?cè)谶@里將收款合同和市場(chǎng)計(jì)劃掛鉤，年初或者月初我們會(huì)有相應(yīng)的簽約或者銷(xiāo)售計(jì)劃，那最終的執(zhí)行結(jié)果則反饋在合同上面（當(dāng)然，你也可以說(shuō)是訂單，在這里如果我們將合同的范圍擴(kuò)大，訂單也可以納入到合同的范疇中，即訂單的各種合約信息可能是平臺(tái)的公約，而訂單中則反映的是合同中的具體內(nèi)容），通過(guò)合同的金額，我們可以看到計(jì)劃的完成情況。

3. 客戶的合作情況

這里的客戶定義為企業(yè)外所有的企業(yè)或者個(gè)人，我們和他們的合作情況可以通過(guò)合同的簽約情況反應(yīng)出來(lái)，包括合作次數(shù)、簽約金額、合同的履約情況等等。

4. 合同的執(zhí)行情況

合同簽訂以后，業(yè)務(wù)部門(mén)反饋合同的執(zhí)行情況，通過(guò)合同管理系統(tǒng)進(jìn)行匯總，讓我們能夠明確合同的執(zhí)行情況。當(dāng)然，我們可以將合同的執(zhí)行情況范圍縮小到合同金額的收付上，合同金額的收付完成，標(biāo)志合同的執(zhí)行是否完成也行。

當(dāng)然合同的數(shù)據(jù)使用不僅僅是上面所講內(nèi)容，具體根據(jù)我們每個(gè)企業(yè)的需求來(lái)確定合同數(shù)據(jù)的情況，我們需要明確的是：合同管理系統(tǒng)雖然是管理系統(tǒng)，但合同管理系統(tǒng)的目的不僅僅是管理，也需要為業(yè)務(wù)提供支持，讓管理落地，讓業(yè)務(wù)提效。

三、報(bào)表設(shè)計(jì)

前面我們簡(jiǎn)單的講了一下合同的數(shù)據(jù)怎么使用，報(bào)表這里我們將不再深入去將，無(wú)非是將這些數(shù)據(jù)確定一種呈現(xiàn)形式而已，根據(jù)數(shù)據(jù)和使用場(chǎng)景，我們可以采用餅圖、柱狀圖、折線圖等等。只要我們有了原始數(shù)據(jù)，其他的都不再是問(wèn)題。

結(jié)束語(yǔ)

本章主要簡(jiǎn)單講了一下合同的數(shù)據(jù)及使用場(chǎng)景，管理那些數(shù)據(jù)根據(jù)我們每一個(gè)企業(yè)的訴求不同而不同，具體使用則基于我們合同管理的數(shù)據(jù)結(jié)合業(yè)務(wù)場(chǎng)景而不同。希望通過(guò)我的文章能讓大家在做合同管理系統(tǒng)的時(shí)候更加方便，同時(shí)也歡迎一起交流、學(xué)習(xí)。

本章內(nèi)容到此結(jié)束，下周我們接著聊合同變更的內(nèi)容，同時(shí)也會(huì)在1-2篇左右，將整個(gè)合同管理系統(tǒng)的方案結(jié)束，然后開(kāi)始聊其他的模塊。有對(duì)其他模塊或者系統(tǒng)感興趣的可以在評(píng)論中反饋給我，我會(huì)整理成系列文章反饋給大家。

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