在FMS財務(wù)管理系統(tǒng)中，如何對質(zhì)保金和預(yù)付款進行管理，筆者做了詳細(xì)的業(yè)務(wù)流程拆解。

上一篇主要說了財務(wù)應(yīng)收管理，有一些朋友留言提出了很多建議，在這里必須謝謝。

關(guān)于應(yīng)收分為ToC與ToB兩部分，每一部分都與前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)息息相關(guān)，如：訂單流轉(zhuǎn)、支付流水、第三方公司對接；銷售合同、賒銷對賬、銷賬、結(jié)算等。

本人計劃是先按業(yè)務(wù)流程把主要模塊介紹完成后，有了宏觀整體的概念認(rèn)識再繼續(xù)深耕細(xì)作，希望有緣看到此文章的人能夠持續(xù)關(guān)注，謝謝！

本篇將說一下質(zhì)保金與預(yù)付款的管理，因為在接下來的應(yīng)付結(jié)算中會涉及此部分。

一、質(zhì)保金管理

質(zhì)保金：

即質(zhì)量保證金，是收取供貨商或平臺商家的款項，用以約束供應(yīng)商或平臺商家的一個條件，以確保產(chǎn)品的質(zhì)量、資質(zhì)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

質(zhì)保金收取與返還流程如下圖：

1. 合同管理

是否收取質(zhì)保金，收取多少？

這是需要在與供貨商或平臺商家簽訂合同時就要明確的，所以質(zhì)保金的管理與SCM中的合同管理模塊是要關(guān)聯(lián)在一起的（此部分可以看一下《電商系統(tǒng)之合同管理》部分）。

1. 錄入合同后，如果需要支付質(zhì)保金，則系統(tǒng)會自動創(chuàng)建一張“質(zhì)取金收取單”狀態(tài)為“待收款”；
2. 單據(jù)推送到“供應(yīng)商&商家管理平臺”，當(dāng)供應(yīng)商已經(jīng)付款后，上傳收款憑證；
3. 財務(wù)根據(jù)實際到賬提醒，審核質(zhì)保金收取單并更改狀態(tài)為“已收款”；
4. 審核合同為生效，開始后續(xù)業(yè)務(wù)工作。

在上面的流程圖上，沒有體現(xiàn)出“供應(yīng)商&商家管理平臺”，后續(xù)會單獨寫一篇關(guān)于此系統(tǒng)的相關(guān)功能介紹。

2. 質(zhì)保金收取

質(zhì)保金收取單來源：

手動錄入、系統(tǒng)創(chuàng)建（上面合同部分有介紹）

收款單：

類型為“質(zhì)保金”，為了方財務(wù)審核和數(shù)據(jù)統(tǒng)一，質(zhì)保金收取單實際上是“收款單”的一種類型。

收款憑證，有兩種方式：

1. 財務(wù)同事在收款后在FMS財務(wù)管理系統(tǒng)中上傳收款憑證；
2. 供應(yīng)商上通過供應(yīng)商管理平臺收傳收款憑證，來實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與同步。

質(zhì)保金收取單關(guān)鍵字段：

供應(yīng)商或商家編號、合同編號、應(yīng)收質(zhì)保金金額、收款憑證、收款狀態(tài)、收款日期等。

這里簡單說一下系統(tǒng)存儲上如何設(shè)計：

首先，應(yīng)該有一個質(zhì)保金資金池即質(zhì)保金主表，包括供應(yīng)商或平臺商家編號、合同編號、質(zhì)保金金額、已沖銷金額、質(zhì)保金余額等關(guān)鍵字段。

其次，每筆質(zhì)保金的增加或減少都應(yīng)該有流水記錄類似于日記表。主要字段有操作時間、增減金額、來源單號、類型（加或減）、供應(yīng)商或平臺商家編碼、合同編碼等

質(zhì)保金收取單，有兩種場景：

• 合同簽訂時需要收取質(zhì)保金，即上面描述的（可以手動創(chuàng)建也可以在創(chuàng)建合同時系統(tǒng)創(chuàng)建）；
• 當(dāng)質(zhì)保金因為產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量或其他扣款行為，已經(jīng)扣除了部分質(zhì)保金，為了后續(xù)繼續(xù)合同需要供應(yīng)商或平臺商戶再次付款給我司。

3. 質(zhì)保金返還

收取質(zhì)保金就應(yīng)該有返還質(zhì)保金的操作。

場景：

供應(yīng)商或平臺商戶終止合作，需要返還質(zhì)保金給供應(yīng)商或平臺商戶。

返還方式：

1. 通過貨款抵扣的方式（賬扣），在結(jié)算時即其他應(yīng)付款；
2. 直接錄入質(zhì)保金付款單（生成付款單）付款給供應(yīng)商或商戶。

4. 質(zhì)保金扣款

由于質(zhì)量問題或其他問題，根據(jù)合同需要扣減供應(yīng)商或平臺商家的質(zhì)保金，此時可以通過錄入費用單據(jù)的方式?jīng)_銷質(zhì)保金余額（上面流程中沒有體現(xiàn)，如下圖）。

質(zhì)保金余額控制：

在上圖中（見紅色部分），有一部分限制了質(zhì)保金余額必須是大于等20%(可以根據(jù)合同調(diào)整)

為什么需要這樣設(shè)計？

質(zhì)保金發(fā)生扣款后的余額可能不足以約束供應(yīng)商或平臺商家，使得我司的風(fēng)險加大，此時需要采取以下方案進行：

• 向供應(yīng)商或平臺商戶繼續(xù)收取質(zhì)保金，當(dāng)余額低于風(fēng)控線時要及時提醒商家；
• 當(dāng)余額低于風(fēng)控線最低值時，商品將不能進采購進貨或售賣（需要及時下架商品）。

此部分還是需要根據(jù)業(yè)務(wù)場景詳細(xì)設(shè)計，這里只是簡單的一個例子。

二、預(yù)付款管理

預(yù)付款：

企業(yè)根據(jù)購銷合同提前預(yù)付給供應(yīng)商的貨款款項，由于預(yù)付款占用公司現(xiàn)金流，原則上盡量避免采用預(yù)付款結(jié)算方式。使用預(yù)付款支付時，要控制預(yù)支付比例（金額），此部分應(yīng)該在合同中有明確的規(guī)定。

1. 預(yù)付款正向流程

我們?nèi)匀幌瓤聪铝鞒虉D。

1）合同管理

是否支持預(yù)付款的結(jié)算方式，需要在合同中有明確的規(guī)定。在一般的公司中采購、銷售部門都比較強勢。所以，在簽訂相關(guān)合同時都希望靈活，但財務(wù)作為公司的合規(guī)保障部門，需要制定出合理的、嚴(yán)格的流程來限制業(yè)務(wù)，以便減少公司風(fēng)險。

所以在SCM系統(tǒng)的合同管理模塊中要有關(guān)于預(yù)付款的相關(guān)條款（是否支持預(yù)付款、支付比例）。

支付比例不應(yīng)高于采購金額的50%,這是上限，但具體要看公司實際業(yè)務(wù)情況。

2）采購管理

• 合同中如果支持預(yù)付款，則可以創(chuàng)建預(yù)付款采購單，錄入采購單后，需要自動計算出預(yù)付款金額（根據(jù)預(yù)付款支付比例給出預(yù)付款金額），具體的交互可以自行設(shè)計。
• 預(yù)付款支付單創(chuàng)建后，需要生成付款單，由財務(wù)進行審批并付款給供應(yīng)商，然后采購單可以向下流轉(zhuǎn)。
• 關(guān)于預(yù)付款采購單的審批流程需要考慮預(yù)付款是否已經(jīng)付款的節(jié)點。

3）預(yù)付款管理

預(yù)付款信息的數(shù)據(jù)庫存儲設(shè)計可以參照質(zhì)保金，即預(yù)付款主表，預(yù)付款明細(xì)表。

• 主表關(guān)鍵字段：供應(yīng)商編碼、合同編號、預(yù)付款余額等；
• 明細(xì)表字段：記錄增加或減少的流水記錄。

4）結(jié)算

預(yù)付款最終需要體現(xiàn)在結(jié)算單中（這里設(shè)計是貨款抵扣的費用單據(jù)），因為當(dāng)采購單完成后，只需支付剩余貨款即可，所以在結(jié)算單中需要有使用預(yù)付款抵扣的金額，此部分后續(xù)在結(jié)算單中會詳細(xì)說明。

關(guān)于預(yù)付款的沖銷邏輯見下面的流程。

2. 預(yù)付款沖銷流程

1）預(yù)付款金額增加

通過預(yù)付款支付單>付款單增加預(yù)付款余額。

2）預(yù)付款沖銷

1. 場景一：當(dāng)采購入庫后需要與供應(yīng)商結(jié)算時，需要沖抵貨款。那么預(yù)付款如何沖銷呢？這里采用在采購入庫后根據(jù)付款支付單生成費用單據(jù)（類型為貨款抵扣），然后在結(jié)算單生成時獲取這部分費用單據(jù)體現(xiàn)在結(jié)算單中即可。
2. 場景二：當(dāng)供應(yīng)商不合作或合作模式發(fā)生變化了，有預(yù)付款余額未抵扣（即我們預(yù)付的款項仍有余額）則需要找供應(yīng)商收回此部分金額。為了規(guī)避我們公司的風(fēng)險，此部分單據(jù)默認(rèn)是采用非貨款抵扣方式即供應(yīng)商需要匯款給我們，在財務(wù)審核時可以根據(jù)實際情況修改（非貨款抵扣修改為貨款抵扣）。

總結(jié)

如果單獨看以上的預(yù)付款與質(zhì)保金的介紹非常簡單，但是在產(chǎn)品規(guī)劃設(shè)計時不僅要考慮實際的業(yè)務(wù)場景，還要考慮全流程的合理性（合同、采購、結(jié)算、憑證等），這樣開發(fā)出來的財務(wù)管理系統(tǒng)才是可用的，最后才能被用戶接受。

我這里只是根據(jù)經(jīng)驗進行了簡單的總結(jié)，希望能夠?qū)δ阌袔椭詈蟾兄x大家的閱讀。

聲明：本人水平有限，書寫電商財務(wù)系統(tǒng)系列的目的是個人的總結(jié)，同時希望看到此文章的人能夠給出建議， 在此感謝！

作者：倔強的大蘿卜；公眾號：倔強的大蘿卜

本文由 @倔強的大蘿卜 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。

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