作者從工作實(shí)踐出發(fā)，簡(jiǎn)單講述了傳統(tǒng)開票方式與電子發(fā)票的區(qū)別，希望通過(guò)此文能夠加深你對(duì)開票系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)。

寫在前面的話，上期發(fā)了個(gè)下集預(yù)告，在寫的時(shí)候發(fā)現(xiàn)兩個(gè)問(wèn)題無(wú)法融到一篇文章里。

根據(jù)XX速率發(fā)現(xiàn)自己著實(shí)犯了個(gè)傻乎乎的錯(cuò)誤。一次解決一個(gè)小問(wèn)題。

我們現(xiàn)在獲取發(fā)票不再像以前一樣需要和客服或銷售員申請(qǐng)，然后等待發(fā)票郵寄給我們，而是直接在操作界面訂單入口線上進(jìn)行申請(qǐng)，而且發(fā)票很快就可以以電子發(fā)票的形式發(fā)送到郵箱或手機(jī)短信中，電子發(fā)票的開具在很多商家中已經(jīng)不用人工操作了。

那這次我們就來(lái)討論一下訂單是如何觸發(fā)開票的，討論之前我們先來(lái)聊聊以前只有紙質(zhì)形式時(shí)傳統(tǒng)開票的流程。

傳統(tǒng)開票流程

財(cái)務(wù)一般根據(jù)銷售訂單和銷售明細(xì)開具發(fā)票。銷售出去的訂單伴隨的就是銷售收入，電商互聯(lián)網(wǎng)公司一般后臺(tái)都會(huì)設(shè)計(jì)銷售訂單系統(tǒng)（比如國(guó)美、京東），便于財(cái)務(wù)查看每月各類商品/業(yè)務(wù)的訂單的銷售數(shù)量，正確的核算各項(xiàng)的收入金額。

如買家申請(qǐng)開具發(fā)票，賣家有義務(wù)為買家開具增值稅發(fā)票。

傳統(tǒng)的開票的大致流程打顆栗子：一位客戶在一家公司買了一批材料，付款1萬(wàn)元錢，后臺(tái)會(huì)生成一筆已經(jīng)支付完成的訂單信息，客戶支付完錢款后向銷售員表示需要采購(gòu)材料的發(fā)票，銷售人員問(wèn)詢了客戶需要開票的信息后，會(huì)找到財(cái)務(wù)部的工作人員說(shuō)明開票的情況，財(cái)務(wù)部通過(guò)訂單系統(tǒng)查看到確實(shí)有此筆訂單收入，并且查看訂單明細(xì)后面顯示的是“未開發(fā)票”的狀態(tài)，

于是財(cái)務(wù)給用戶通過(guò)開票系統(tǒng)開出發(fā)票后給客戶進(jìn)行郵寄，將“未開票”狀態(tài)勾選成“已開票”狀態(tài)，并備注上已郵寄發(fā)票的情況。

傳統(tǒng)開票流程如下：

上面舉例的例子中的客戶可能是公司，也可能是個(gè)人，如果是一般納稅人公司的話，大部分公司會(huì)索取增值稅專用發(fā)票（上篇文章說(shuō)了增值稅專用發(fā)票的作用是可以進(jìn)行抵扣）；

如果客戶是個(gè)人或小規(guī)模納稅人的公司索要發(fā)票，只能開具普通發(fā)票，是不可以給開具增值稅專用發(fā)票的，根據(jù)《中華人民共和國(guó)增值稅暫行條例》第21條，屬于下列情形之一的，不得開具增值稅專用發(fā)票：

（一）向消費(fèi)者個(gè)人銷售貨物或者應(yīng)稅勞務(wù)的；

（二）銷售貨物或者應(yīng)稅勞務(wù)適用免稅規(guī)定的；

（三）小規(guī)模納稅人銷售貨物或者應(yīng)稅勞務(wù)的。

因?yàn)樾∫?guī)模納稅人的公司和個(gè)人是不能抵扣進(jìn)項(xiàng)稅的，所以只需要開具增值稅普通發(fā)票即可。

其實(shí)為這兩方開具增值稅專用發(fā)票不僅沒(méi)有意義，而且如果開具專用發(fā)票，會(huì)在稅務(wù)系統(tǒng)中形成滯留票，最終可能會(huì)被核查。

財(cái)務(wù)在開票前需要明確客戶是否為一般納稅人，避免給客戶開具的專用發(fā)票由于未認(rèn)證而產(chǎn)生滯留數(shù)據(jù)。

所以一般需要客戶出示一般納稅人證明才能對(duì)其開具專票。稅務(wù)局認(rèn)證的《增值稅一般納稅人資格登記表》等稅務(wù)事項(xiàng)登記表可以用來(lái)證明納稅人具備增值稅一般納稅人資格。

再繼續(xù)延伸一個(gè)話題，如果客戶沒(méi)有要發(fā)票怎么辦？財(cái)務(wù)會(huì)怎么處理呢？

如果客戶沒(méi)有索要發(fā)票，可以判斷這個(gè)客戶很可能是個(gè)人，因?yàn)槿绻枪驹诠珣羯习l(fā)生了一筆錢款的轉(zhuǎn)賬是需要發(fā)票作為支付憑證證明錢款使用方向和使用目的的。

那客戶沒(méi)有向我們要發(fā)票財(cái)務(wù)還需要開具發(fā)票嗎？答案是具體要看公司的規(guī)定，如果公司要求全部開具發(fā)票的話，財(cái)務(wù)是需要開具的。

如果公司沒(méi)有明確的規(guī)定，客戶也沒(méi)有索要發(fā)票，發(fā)票是可以不進(jìn)行開具的。

但是不開票不代表就可以不交稅了，不開票的收入也是收入，如果不開票的收入不申報(bào)不交稅是違反征管法的，會(huì)追責(zé)還會(huì)進(jìn)行罰款。

那財(cái)務(wù)在報(bào)增值稅時(shí)會(huì)如何處理呢？

財(cái)務(wù)在月末/季末財(cái)務(wù)進(jìn)行報(bào)稅時(shí)會(huì)將已開票收入和未開票收入拆分開計(jì)算進(jìn)行報(bào)稅：開具發(fā)票的收入會(huì)記錄在開票收入欄次里面，未開票的收入會(huì)記錄在未開票收入欄次里。

報(bào)稅系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)帶出總收入和應(yīng)交的增值稅稅額。（所以無(wú)論是否開票都是要交稅的哦～）

傳統(tǒng)開票的工作量

傳統(tǒng)開票由于需要財(cái)務(wù)將發(fā)票信息輸入在開票系統(tǒng)再用開票機(jī)打印開具紙質(zhì)發(fā)票，需要財(cái)務(wù)線下操作完成，往往會(huì)在月末給財(cái)務(wù)人員帶來(lái)很大的工作量：

記得我做財(cái)務(wù)工作的時(shí)候每逢月末必然是發(fā)票需求最多的時(shí)候，月底10天左右的時(shí)間可能要開出150多張發(fā)票，我們這還是小公司，想想電商行業(yè)月底可能1天就有100張發(fā)票需求（還是往少了說(shuō)，往多了說(shuō)1天可能就要幾百?gòu)堊笥业陌l(fā)票需求）。

因?yàn)榇蟛糠止締T工為公司墊付采購(gòu)物品的錢款一般都是下月初進(jìn)行報(bào)銷的，所以銷售人員會(huì)催什么時(shí)候?yàn)樗目蛻糸_具發(fā)票，而開具發(fā)票是需要紙質(zhì)發(fā)票的，打印發(fā)票也是需要時(shí)間的。

而紙質(zhì)發(fā)票還是有數(shù)的，如果紙質(zhì)發(fā)票的存量全部打印完，就需要向稅務(wù)局購(gòu)買紙質(zhì)發(fā)票（買發(fā)票不花錢，是申請(qǐng)發(fā)票數(shù)量的意思），發(fā)票給的數(shù)量也是有數(shù)的。

財(cái)務(wù)每天面對(duì)大量的開票需求，錄入開票內(nèi)容很容易將信息輸入錯(cuò)誤、即使有訂單系統(tǒng)也依然容易漏開發(fā)票（因?yàn)榭赡軙?huì)點(diǎn)錯(cuò)把沒(méi)有開票的訂單點(diǎn)成已開票）、地址郵寄錯(cuò)誤等等。

買家很可能無(wú)法及時(shí)收到發(fā)票報(bào)銷錢款。傳統(tǒng)開票是因?yàn)榫€上無(wú)法將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)直接使用進(jìn)行開票，固企業(yè)ERP數(shù)據(jù)無(wú)法與開票數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)接，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也無(wú)法被充分利用。

隨著電子發(fā)票的普及，開票方式逐漸從線下打印紙質(zhì)發(fā)票轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上伴隨著訂單推送到發(fā)票管理系統(tǒng)再自動(dòng)推送生成發(fā)票內(nèi)容。

電子發(fā)票讓很多商家的產(chǎn)品經(jīng)理將用戶下單后開票的流程進(jìn)行了完善：

用戶下單后可以根據(jù)公司要求的開票時(shí)間規(guī)則，在可以開票的時(shí)間范圍通過(guò)查找訂單直接進(jìn)行自助開票，或手工提交開具專票的申請(qǐng)（由于目前專票還是紙質(zhì)發(fā)票需要線下開具），財(cái)務(wù)看到申請(qǐng)，并通過(guò)開票申請(qǐng)的審核，開票郵寄后會(huì)更新開票狀態(tài)，讓用戶及時(shí)知曉。

這種方式避免有的時(shí)候因?yàn)殚_票工作量巨大為用戶漏開發(fā)票的情況，也同時(shí)避免了讓財(cái)務(wù)人員在繁瑣的開票工作中占用太多的寶貴時(shí)間，可以更加專心服務(wù)公司的財(cái)務(wù)核心工作。

訂單什么時(shí)間狀態(tài)會(huì)觸發(fā)開票？

公司一般會(huì)將開票的時(shí)間規(guī)則設(shè)置成下面2種情況發(fā)生的時(shí)候就會(huì)進(jìn)行開具發(fā)票：

1）訂單完成狀態(tài)觸發(fā)開票（此時(shí)開具正數(shù)藍(lán)字發(fā)票）：

物流顯示簽收和用戶確認(rèn)收到商品后，都代表交易已經(jīng)完成，貨物已經(jīng)交付，商家收到的用戶的錢款從預(yù)收款轉(zhuǎn)變成了商家收入，在這個(gè)時(shí)間點(diǎn)商家需要進(jìn)行開具發(fā)票。

而還在送貨途中（有快遞物流的信息）或是用戶沒(méi)有確認(rèn)收貨，都不能代表交付的狀態(tài)，收到的這筆錢還是從用戶那邊收來(lái)的預(yù)收款。

2）交易退款收到貨物退貨入庫(kù)后觸發(fā)開票（此時(shí)開具負(fù)數(shù)紅字發(fā)票）：

用戶收到貨物后，發(fā)現(xiàn)不是自己想要的，要求退貨，如開具的是紙質(zhì)發(fā)票，且退貨和購(gòu)買的時(shí)間已經(jīng)跨月或開具的是電子發(fā)票，由于此時(shí)發(fā)票也已經(jīng)開具了，所以退貨的時(shí)候需要讓用戶將貨物退還給商家，商家收到貨物后，給用戶退款，同時(shí)觸發(fā)開具紅字發(fā)票。

京東的觸發(fā)開票規(guī)則如下圖：

淘寶是在下單的時(shí)候進(jìn)行勾選開具發(fā)票的，目前沒(méi)有在訂單完成的信息里面看到發(fā)票的入口，但是店鋪商家設(shè)置的自動(dòng)回復(fù)里面有的已經(jīng)給出了相關(guān)的開票的規(guī)則：

產(chǎn)品經(jīng)理在設(shè)計(jì)開票流程和規(guī)則時(shí)需要和財(cái)務(wù)以及公司領(lǐng)導(dǎo)充分了解公司實(shí)際業(yè)務(wù)的情況下再制定相應(yīng)的規(guī)則，和觸發(fā)開票的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

那今天咱們就聊到這，如果有需要和我討論的歡迎給我留言呀～

本文由 @財(cái)務(wù)產(chǎn)品人 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。

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