采購系統(tǒng)是企業(yè)管理系統(tǒng)中非常核心的一個環(huán)節(jié)，通過集成各個采購環(huán)節(jié)的信息和流程，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)采購的自動化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高采購效率和降低采購成本。這篇文章，我們就來說下采購系統(tǒng)的整體規(guī)劃。

1. 采購業(yè)務(wù)與采購管理系統(tǒng)的關(guān)系

采購業(yè)務(wù)和采購系統(tǒng)之間有著密切的關(guān)系。采購業(yè)務(wù)是指企業(yè)為獲取所需的物資、設(shè)備、服務(wù)等而進(jìn)行的購買活動，而采購系統(tǒng)則是指企業(yè)用來管理和執(zhí)行采購活動的信息系統(tǒng)。

采購系統(tǒng)通過集成各個采購環(huán)節(jié)的信息和流程，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)采購的自動化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高采購效率和降低采購成本。采購系統(tǒng)可以幫助企業(yè)實(shí)時監(jiān)控采購進(jìn)度、庫存情況和供應(yīng)商績效，提升采購決策的準(zhǔn)確性和及時性。

采購系統(tǒng)還可以幫助企業(yè)建立和管理供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫、合同管理、采購訂單管理等功能，提高采購管理的透明度和可控性。通過采購系統(tǒng)，企業(yè)可以更好地與供應(yīng)商合作，實(shí)現(xiàn)采購的優(yōu)化和協(xié)同。

1.1 采購業(yè)務(wù)的核心流程

采購業(yè)務(wù)通常由企業(yè)的采購部門承接，圍繞著商品的引進(jìn)、采購、退貨、調(diào)撥、供應(yīng)商結(jié)算等開展。

以下為采購部門日常核心工作流程：

① 供應(yīng)商管理。

② 采購詢價(jià)及比價(jià)。

③ 采購談判與合同簽訂。

④ 采購維價(jià)。

⑤ 供應(yīng)商及商品引進(jìn)。

⑥ 創(chuàng)建采購申請與采購訂單。

⑦ 采購過程管理。

⑧ 采購關(guān)單。

⑨ 退供應(yīng)商。

⑩ 倉間調(diào)撥。

? 供應(yīng)商結(jié)算。

采購合同有三種類型：

• 確定合作關(guān)系
• 商品協(xié)議價(jià)合同，定期更新（半年或一年）
• 單詞采購單的采購合同

1.2 采購管理系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)及核心功能

采購的目標(biāo)是尋求在合適的時間，選擇合適的供應(yīng)商，以合適的價(jià)格，購買合適質(zhì)量和合適數(shù)量的合適商品，并將其送到合適的地點(diǎn)，也就是供應(yīng)鏈的7R原則。

① 采購成本最優(yōu)；

② 供應(yīng)商管理最優(yōu)；

③ 推薦最優(yōu)的采購品項(xiàng)；

④ 采購效率最高。

2.采購詢價(jià)、維價(jià)

在實(shí)施采購之前，采購人員通常要貨比三家，向多個供應(yīng)商咨詢采購價(jià)格，這個過程叫作詢價(jià)。

系統(tǒng)流程：采購人員在采購管理系統(tǒng)中創(chuàng)建并發(fā)布詢價(jià)單，供應(yīng)商登錄供應(yīng)商管理系統(tǒng)，針對詢價(jià)單進(jìn)行報(bào)價(jià)，完成詢價(jià)。

詢價(jià)單的生命周期，詢價(jià)單狀態(tài)可以設(shè)計(jì)為新詢價(jià)單、詢價(jià)中、已報(bào)價(jià)、已關(guān)閉4種。

采購維價(jià)是指采購人員在商品采購價(jià)格發(fā)生變動時，在采購管理系統(tǒng)中進(jìn)行新價(jià)格的維護(hù)，并以新價(jià)格進(jìn)行采購進(jìn)貨。維價(jià)是采購人員對商品采購價(jià)格的集中管控，能更好地監(jiān)督進(jìn)貨價(jià)，管理商品的毛利，也能有效避免采購人員與供應(yīng)商徇私舞弊的行為。

一般在遇到如下業(yè)務(wù)情況時，采購人員需要進(jìn)行維價(jià)。

① 第一次采購商品。

② 供應(yīng)商價(jià)格調(diào)整。

③ 價(jià)格維護(hù)錯誤后需修正。

④ 商品有返利時。

3. 采購價(jià)管理

對商品的采購價(jià)進(jìn)行集中管理，橫向可以對一個商品的多個供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比價(jià)，挑選最優(yōu)的采購價(jià)進(jìn)行采購，縱向可以分析每個供應(yīng)商的價(jià)格波動情況，及時調(diào)整采購計(jì)劃。所以，在很多企業(yè)中，有一個關(guān)于價(jià)格庫的系統(tǒng)來管理每一個商品的采購價(jià)格和銷售價(jià)格。

在設(shè)計(jì)采購價(jià)管理功能時，一個 SKU可以有多個供應(yīng)商進(jìn)行供貨，所以會存在多個價(jià)格，同時，一個供應(yīng)商也可以供應(yīng)多個SKU。針對某一個SKU，供應(yīng)商也可以提供多個價(jià)格（前面提到的階梯報(bào)價(jià)）。商品的采購價(jià)在動態(tài)變動，影響因素有很多，比如供應(yīng)商，市場行情和采購量等等。

4. 采購訂單

4.1 采購訂單PO

采購訂單PO（Purchase Order），是采購管理系統(tǒng)中最重要的信息載體，它是基于采購合同向供應(yīng)商下發(fā)的正式的采購商品明細(xì)，也是供應(yīng)商送貨和結(jié)算的重要憑證。當(dāng)采購訂單下發(fā)供應(yīng)商后，供應(yīng)商會將此轉(zhuǎn)為自己的銷售訂單進(jìn)行揀貨、發(fā)貨和配送。

4.2 采購訂單的創(chuàng)建

采購訂單的創(chuàng)建并不是采購的第一個環(huán)節(jié)，而是在采購申請、采購議價(jià)、采購合同的簽訂等流程走完以后，最終在系統(tǒng)中完成采購結(jié)果錄入的環(huán)節(jié)。

采購訂單有兩種創(chuàng)建方式。

方式一、手動創(chuàng)建采購訂單。由采購人員根據(jù)實(shí)際需要（如常規(guī)采購、缺貨補(bǔ)貨），錄入采購信息，生成采購訂單。此方式比較簡單靈活，是最常用的采購訂單創(chuàng)建方式。

方式二、自動補(bǔ)貨建議。基于歷史銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，再結(jié)合業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，由系統(tǒng)自動計(jì)算需要補(bǔ)貨的商品及數(shù)量等，由人工審核后生成采購訂單。此方式對數(shù)據(jù)建模要求較高，而且需要基于一定數(shù)據(jù)量的積累，適用于有一定技術(shù)實(shí)力，且業(yè)務(wù)相對穩(wěn)定的企業(yè)。

無論以哪種方式創(chuàng)建采購訂單，均需要明確供應(yīng)商、發(fā)票類型、入庫倉庫、采購商品、采購數(shù)量、采購單價(jià)等。一張采購訂單中可以包含多條商品明細(xì)，但應(yīng)只對應(yīng)一個供應(yīng)商和一個倉庫。

4.3 采購訂單流程的設(shè)計(jì)

按照采購訂單的生命周期，采購訂單的全流程設(shè)計(jì)如圖所示：

批量下發(fā)采購單的策略配置：

多供應(yīng)商：單倉采購多個SKU，但是分?jǐn)?shù)不同的供應(yīng)商；

多倉庫：從單個供應(yīng)商出采購一批貨物，如多個倉庫；采購單拆分為多個子單，分發(fā)給供應(yīng)商和各地的倉庫；

4.4 采購關(guān)單

采購關(guān)單是對采購訂單進(jìn)行完結(jié)處理的動作，采購訂單的狀態(tài)變?yōu)椤安少応P(guān)單”，代表此采購訂單后續(xù)不會再進(jìn)行送貨。

系統(tǒng)處理關(guān)單分兩種情況。

① 自動關(guān)單：當(dāng)倉庫收貨入庫總量和采購計(jì)劃數(shù)量一致時，系統(tǒng)自動觸發(fā)關(guān)單動作。

② 強(qiáng)制關(guān)單：針對長期未完結(jié)的采購訂單（如三個月無進(jìn)貨），由采購人員手動關(guān)單或采購管理系統(tǒng)自動觸發(fā)關(guān)單操作。

5.退供應(yīng)商

包裝破損/供應(yīng)商召回/近效期/質(zhì)量問題/滯銷商品協(xié)議退供等原因，需要退給供應(yīng)商，對應(yīng)的倉庫操作是退供出庫，將商品庫存消掉，這就需要采購人員操作退供應(yīng)商功能。

5.1 退供單的創(chuàng)建

退供單的創(chuàng)建流程同采購訂單的創(chuàng)建流程一樣，由采購人員創(chuàng)建，審核通過后，下發(fā)倉庫，相關(guān)人員進(jìn)行出庫操作。

5.2 退供單狀態(tài)的設(shè)計(jì)

6. 倉間調(diào)撥

當(dāng)需要將兩個倉庫的庫存進(jìn)行互調(diào)時，就需要用到倉間調(diào)撥功能。倉間調(diào)撥的系統(tǒng)邏輯是將發(fā)貨倉的發(fā)貨功能和收貨倉的入庫功能進(jìn)行組合，對應(yīng)發(fā)貨倉的庫存扣減和收貨倉的庫存增加。

6.1 調(diào)撥單創(chuàng)建

調(diào)撥單的創(chuàng)建一般由采購部門的相關(guān)人員或者倉儲部門的相關(guān)人員發(fā)起，經(jīng)審核后，生成發(fā)貨倉的發(fā)貨單，待發(fā)貨倉將商品發(fā)貨以后，采購管理系統(tǒng)再根據(jù)發(fā)貨倉的發(fā)貨明細(xì)生成收貨倉的入庫單，供收貨倉進(jìn)行收貨入庫。

調(diào)撥單關(guān)鍵信息說明如下。

① 發(fā)貨倉：此為調(diào)撥出庫方，相關(guān)人員負(fù)責(zé)按照調(diào)撥商品明細(xì)揀貨并發(fā)貨至收貨倉，收貨方取自收貨倉庫的收件人信息。

② 收貨倉：此為調(diào)撥收貨方，相關(guān)人員負(fù)責(zé)將調(diào)入貨物收貨入庫。

③ 調(diào)撥原因：一般有積壓件轉(zhuǎn)倉、關(guān)閉倉庫、訂單驅(qū)動調(diào)撥、日常倉間互調(diào)等原因供選擇。

④ 調(diào)撥商品明細(xì)：僅能提取發(fā)貨倉的商品庫存、批次信息，且調(diào)撥數(shù)量不能大于發(fā)貨倉的庫存數(shù)量。

6.2 調(diào)撥流程與調(diào)撥單狀態(tài)

完整的調(diào)撥單涉及三個系統(tǒng)的操作流程。采購管理系統(tǒng)的調(diào)撥建單與調(diào)度、發(fā)貨倉倉儲管理系統(tǒng)的揀貨出庫、收貨倉倉儲管理系統(tǒng)的收貨入庫，這三個流程環(huán)環(huán)相扣，持續(xù)周期很長，采購管理系統(tǒng)在其中起著調(diào)度的作用。

7.需求預(yù)測與智能采購補(bǔ)貨

以上章節(jié)介紹了采購管理系統(tǒng)的基本功能，而采購管理系統(tǒng)的精髓在于追求高效和精益，通過系統(tǒng)策略驅(qū)動智能化采購。若要更好地達(dá)成精益的目標(biāo)，采購管理系統(tǒng)中智能推薦功能必不可少，如如何預(yù)測銷量并給予采購建議、如何設(shè)置最優(yōu)的安全庫存、如何在資金有限的前提下采購到必需商品、如何挑選新品等。

7.1 定量采購與定期采購

根據(jù)采購的方式不同，可以分為定量采購和定期采購兩種。

定量采購是提前設(shè)定好商品的采購訂貨點(diǎn)和目標(biāo)庫存，隨時監(jiān)控商品的庫存消耗情況，商品庫存一旦低于訂貨點(diǎn)，便進(jìn)行采購補(bǔ)貨，每次采購的數(shù)量都是相對固定的。由于商品的消耗周期是不固定的，所以采購的時間也是不固定的，完全取決于商品庫存何時消耗到訂貨點(diǎn)以下。例如，設(shè)定某商品的訂貨點(diǎn)為2，目標(biāo)庫存為10，則一旦商品庫存量為2，就采購8個商品。

定期采購則是提前設(shè)定好采購時間間隔和目標(biāo)庫存，每到采購時間，便進(jìn)行采購。定期采購模式下，只有目標(biāo)庫存，沒有訂貨點(diǎn)，每次采購的數(shù)量是不固定的，取決于采購時商品的庫存剩余數(shù)量，采購數(shù)量為目標(biāo)庫存-當(dāng)前剩余庫存量。例如，設(shè)定某商品的采購間隔為1個月，目標(biāo)庫存為10。第1個月月末剩余庫存為4，則需要采購6個；第2個月月末剩余庫存為3，則需要采購7個。

8. 總結(jié)

采購管理系統(tǒng)的目標(biāo)是擁有最低的采購成本、更好地管理供應(yīng)商、推薦最優(yōu)的采購品項(xiàng)、采購效率最優(yōu)。

采購維價(jià)、采購訂單、供應(yīng)商管理、退供應(yīng)商、倉間調(diào)撥這些業(yè)務(wù)是采購部門的日常事務(wù)，也是采購管理系統(tǒng)需要支持的基本功能。

除此之外，隨著業(yè)務(wù)的增加和精細(xì)化，智能采購補(bǔ)貨和需求預(yù)測也是采購管理系統(tǒng)中必不可少的功能，我們需要了解定量采購與定期采購的區(qū)別、智能采購補(bǔ)貨的原理、安全庫存如何計(jì)算、需求預(yù)測如何做，以及當(dāng)資金有限時，如何量化待采商品的優(yōu)先級并分配采購資金。