在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮中，企業(yè)級SaaS平臺正逐漸成為推動組織效率和協(xié)作的關(guān)鍵工具。本文深入探討了企業(yè)級SaaS工作臺的設(shè)計觀察，以及如何通過個性化定制和場景化服務(wù)來提升用戶體驗，供大家參考。

在數(shù)字化時代，傳統(tǒng)軟件的局限性日益凸顯。

傳統(tǒng)模式要求員工在本地環(huán)境中自行配置和維護(hù)各種工具，這不僅耗費時間，還可能因環(huán)境設(shè)置不當(dāng)導(dǎo)致工具效率低下。

此外，傳統(tǒng)軟件通常涉及在本地管理數(shù)字資產(chǎn)，這不僅增加了數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險，也使得資料共享和協(xié)作變得復(fù)雜和低效。這些挑戰(zhàn)迫切需要一種新的解決方案，以適應(yīng)快速變化的商業(yè)環(huán)境和提高組織效率。

企業(yè)級 SaaS（Enterprise SaaS）應(yīng)運而生，通過云計算技術(shù)，允許企業(yè)擺脫繁重的本地軟件維護(hù)和資產(chǎn)管理負(fù)擔(dān)。

與傳統(tǒng)軟件相比，SaaS不僅簡化了工具的部署和更新過程，伴隨企業(yè)級 SaaS的發(fā)展“工作臺 Launchpad”逐步變成托管企業(yè)級 SaaS 的應(yīng)用程序的外殼，并為應(yīng)用程序提供導(dǎo)航、個性化、嵌入式支持和應(yīng)用程序配置等服務(wù)。

盡管“工作臺 Launchpad”帶來了許多便利，但在設(shè)計過程中也面臨不少挑戰(zhàn)。

以下部分將探討這些挑戰(zhàn)，并分享我們在解決這些問題過程中的發(fā)現(xiàn)和方法。

一、工作臺架構(gòu)

1. 業(yè)務(wù)前臺和管理后臺雙工作臺架構(gòu)更為流行

在當(dāng)前的企業(yè)級SaaS產(chǎn)品設(shè)計中，如Adobe、飛書、釘釘?shù)?，我們觀察到一種趨勢：采用“業(yè)務(wù)前臺”和“管理后臺”的雙工作臺信息架構(gòu)。這種架構(gòu)設(shè)計明確區(qū)分了兩種廣泛認(rèn)知的角色：Admin（管理員或超級管理員）和Staff（普通員工）。

超級管理員通常是企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)，擁有最高的管理權(quán)限，一般不直接參與日常的生產(chǎn)流程。相反，普通員工雖然可能擁有一定的管理權(quán)限，但主要職責(zé)是參與生產(chǎn)和業(yè)務(wù)操作。

在過去，我們嘗試通過單一工作臺來集成所有功能，但這種設(shè)計往往導(dǎo)致功能入口和權(quán)限管理的復(fù)雜耦合。

超級管理員經(jīng)常反饋，他們不需要許多功能，只需使用特定的幾項。

這種反饋揭示了單一工作臺在滿足不同用戶需求方面的局限性。雙工作臺架構(gòu)的主要優(yōu)勢在于它能有效分離管理工作流和業(yè)務(wù)工作流，從而簡化用戶界面并提高操作效率。

在這種架構(gòu)下，管理后臺專門為管理員設(shè)計，集中處理組織成員管理、權(quán)限分配、應(yīng)用licence 分配、費用、系統(tǒng)設(shè)置等工作，而業(yè)務(wù)前臺則專注于支持日常的業(yè)務(wù)工作流，如方案設(shè)計、數(shù)字資產(chǎn)管理等。這不僅使得系統(tǒng)的使用更加直觀，也方便了權(quán)限的細(xì)粒度管理。

我們的新版工作臺采用了這種雙工作臺架構(gòu)設(shè)計，通過明確劃分管理和業(yè)務(wù)操作界面，極大地提升了用戶體驗和系統(tǒng)的整體效率。

這種設(shè)計允許管理員無需被不必要的業(yè)務(wù)功能干擾，同時也確保普通員工能夠高效地完成日常任務(wù)，不受復(fù)雜管理設(shè)置的影響。

2. 個性化定制、場景化服務(wù)是工作臺的普遍需求

企業(yè)級 SaaS 如果沒有良好的整體性信息架構(gòu)設(shè)計很容易發(fā)生”信息過載“、”低效率“、”低參與度“的現(xiàn)象。因此”個性化定制”（Personalization）和”場景化服務(wù)”（Contextual Services）成為了工作臺的普遍需求。

3. 個性化定制和場景化服務(wù)的優(yōu)勢

流量分配優(yōu)化：通過在合適的時間和地點提供定制化服務(wù)，個性化工作臺可以幫助用戶更快地找到所需服務(wù)。這種”即時”和”相關(guān)”的服務(wù)交付可以顯著提高用戶的工作效率和滿意度。

提高應(yīng)用服務(wù)使用率：當(dāng)工作臺能夠根據(jù)用戶的工作場景和角色提供定制化的工具和服務(wù)時，用戶更可能頻繁使用這些服務(wù)。例如，根據(jù)用戶的角色自動顯示相關(guān)的數(shù)據(jù)分析工具或管理功能，可以使用戶在需要時直接訪問這些工具，從而提高工具的使用率和工作效率。

增強(qiáng)用戶體驗：個性化和場景化的工作臺通過提供與用戶當(dāng)前任務(wù)直接相關(guān)的工具和選項，減少了信息過載，使用戶界面更加清晰和易用。

如Salesforce的 “Lightning Platform” 和「飛書」提供了高度的工作臺定制能力，并將其作為增值服務(wù)。這種定制能力不僅滿足了企業(yè)和個人用戶的特定需求。

二、設(shè)計更好的數(shù)字資產(chǎn)管理服務(wù)

在對我們現(xiàn)有的企業(yè)工作臺頁面進(jìn)行盤點后，我們發(fā)現(xiàn)數(shù)字資產(chǎn)管理場景（列表類型）占比高達(dá)59%，數(shù)量遠(yuǎn)超其他類型的場景。

這一發(fā)現(xiàn)突顯了數(shù)字資產(chǎn)管理在企業(yè)工作臺中的重要性。

然而，這些數(shù)字資產(chǎn)管理類場景普遍存在下面這些問題，我們在長期的調(diào)研和實踐下來總結(jié)了”基于數(shù)字資產(chǎn)管理服務(wù)的階段設(shè)計“、”面向Staff和Admin角色設(shè)計”兩種視角的設(shè)計模式

1. 面向數(shù)字資產(chǎn)管理服務(wù)的階段設(shè)計

在隨著分析的深入，我們將數(shù)字資產(chǎn)管理的過程劃分為以下幾個關(guān)鍵階段：售前階段、初始化階段、用戶開始配置和使用產(chǎn)品、學(xué)習(xí)階段、、深入使用階段、下線階段 針對這些不同的階段，我們有一些認(rèn)為有效的設(shè)計策略，能夠幫助用戶更好地過渡到下一個階段，從而提升用戶留存率和服務(wù)的整體價值。

1）價值傳遞設(shè)計模式

明確表達(dá)價值主張：在服務(wù)處于未被使用狀態(tài)或者低頻使用的情形下，可遵循清晰性原則使用簡潔明了的語言闡述產(chǎn)品或服務(wù)的獨特價值，避免模糊和歧義。視覺上可通過簡潔、有吸引力的設(shè)計元素，如簡潔的插畫，快速傳達(dá)核心價值。

定制化價值傳遞：深入了解目標(biāo)用戶的痛點、期望和行為，確保傳遞的價值與他們的需求緊密相關(guān)。例如，飛書的「多維表格」提供用戶的不同職能和場景提供不同的表格視圖和內(nèi)容。

2）預(yù)置典型案例

“數(shù)字資產(chǎn)管理”頁面通常是進(jìn)入 SaaS 工具的上游，因此面對使用門檻較高的 SaaS 服務(wù)，降低用戶的使用門檻是關(guān)鍵。用戶可能會因為不了解如何有效利用這些工具而感到困惑。通過預(yù)置典型案例，我們可以展示服務(wù)在實際業(yè)務(wù)場景中的應(yīng)用，幫助用戶快速理解產(chǎn)品的功能和價值。

預(yù)置案例的成功關(guān)鍵在于選擇與目標(biāo)用戶群體密切相關(guān)的典型業(yè)務(wù)場景。例如，Miro（一個在線協(xié)作白板工具）就非常成功地實施了這一策略，它預(yù)置了專門針對IT、互聯(lián)網(wǎng)、金融領(lǐng)域的研究和分析模板。

3）更低“低噪音”引流

低噪音”（Low-Noise）引流的設(shè)計理念強(qiáng)調(diào)在不干擾用戶主要工作流的同時，巧妙地引導(dǎo)用戶探索和使用相關(guān)的服務(wù)或功能。

可以將“引流入口”統(tǒng)一放置頁面某個固定的結(jié)構(gòu)中，例如，在Adobe Creative Cloud中，F(xiàn)older 模塊下方，放置與之相關(guān)或更垂直的服務(wù)。

這種方法的優(yōu)點在于它不會顯著打斷用戶的主要工作流，而是在視覺上和邏輯上提供一個自然的過渡到其他服務(wù)。

4）服務(wù)下線的重要性

在盤點的過程中，我們發(fā)現(xiàn)很多用戶使用量很低的服務(wù)。究其原因，大多數(shù)是上線后反饋不佳、負(fù)責(zé)人已經(jīng)離開、PMF驗證失敗、新團(tuán)隊接收后缺乏繼續(xù)迭代和維護(hù)的動力，但依然讓這些服務(wù)繼續(xù)在線上運行。

這類型服務(wù)越來越多之后會導(dǎo)致用戶降低對整個平臺的評價，用戶逐漸不再探索未知的服務(wù)。進(jìn)而影響我們新服務(wù)的推行難度。定期評估服務(wù)的表現(xiàn)和價值，并決定是否繼續(xù)維護(hù)這些服務(wù)。這種策略幫助企業(yè)集中資源和注意力在那些為用戶提供最大價值的服務(wù)上。

下面是一些實施服務(wù)下線的步驟可供參考：

1. 性能和價值評估：定期檢查各項服務(wù)的用戶活躍度、使用頻率和反饋，確定哪些服務(wù)未能達(dá)到預(yù)期的效果。
2. 用戶通知和過渡：在決定下線服務(wù)之前，提前通知用戶，并提供足夠的時間讓他們轉(zhuǎn)移到其他服務(wù)或?qū)С鏊麄兊臄?shù)據(jù)。這種做法有助于維護(hù)品牌信譽(yù)和用戶滿意度。
3. 數(shù)據(jù)遷移和支持：為用戶提供數(shù)據(jù)遷移的支持和指導(dǎo)，確保他們能夠無縫過渡到其他服務(wù)或平臺。

2. 面向“員工 Staff”和“管理 Admin”角色設(shè)計

上面提到的“雙工作臺“架構(gòu)，底層對應(yīng)”Staff“”Admin“兩類核心用戶的需求，在長期的調(diào)研和實踐后我們也發(fā)現(xiàn)在數(shù)字資產(chǎn)管理場景這兩類用戶也呈現(xiàn)截然不同需求場景，Staff 以“生產(chǎn)為主”的資產(chǎn)管理模式（Staff通常包括內(nèi)容創(chuàng)作者、設(shè)計師和市場營銷人員，他們需要頻繁地訪問和修改數(shù)字資產(chǎn)），而 Admin 則是以“管理為主”的資產(chǎn)管理模式（Admin通常包括IT管理員和高級管理人員，他們負(fù)責(zé)資產(chǎn)的整體管理、權(quán)限設(shè)置和系統(tǒng)維護(hù)）。

1）多樣化數(shù)據(jù)視圖

理解用戶的核心需求并結(jié)合數(shù)據(jù)的特征是選擇合適視圖模式的關(guān)鍵。不同的視圖模式應(yīng)針對不同的使用場景和數(shù)據(jù)類型，以最大化用戶的工作效率。

當(dāng)用戶的主要需求是快速找到具有視覺差異性的資產(chǎn)時，網(wǎng)格視圖是最佳選擇。這種視圖模式通過展示資產(chǎn)的縮略圖，使用戶能夠迅速識別出所需的圖像。

對于包含豐富元數(shù)據(jù)的資產(chǎn)，如文件的創(chuàng)建者、使用權(quán)限、修改歷史等，表格視圖提供了一個詳細(xì)的數(shù)據(jù)展示平臺。這種視圖可以執(zhí)行復(fù)雜的數(shù)據(jù)操作，如排序、篩選和批量管理，從而有效地控制和維護(hù)數(shù)字資產(chǎn)庫。

2）基于 Staff 和 Admin 行為差異化的布局思路

Staff 注重于編輯單個對象的工作流。設(shè)計強(qiáng)調(diào)直觀的工具訪問和高效的編輯流程，以便用戶可以快速地對資產(chǎn)進(jìn)行修改和更新。例如，「飛書云文檔」列表在默認(rèn)情況下不顯示移動、刪除、復(fù)制這些管理動作，只有在用戶選擇了一個特定的對象后，系統(tǒng)才會顯示出相關(guān)的管理操作欄。

Admin 注重于編輯多對象的工作流：更加重視業(yè)務(wù)視角的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和快速過濾功能。

這類設(shè)計允許管理員從宏觀的角度監(jiān)控和管理數(shù)字資產(chǎn)，類似于「飛書管理后臺-成員部門」頁面提供了全面的數(shù)據(jù)視圖，幫助管理員洞察和分析數(shù)據(jù)。默認(rèn)展示面向多對象的管理型操作，并提供更強(qiáng)的過濾能力，支持全字段維度的篩選，使管理員能夠輕松地管理大量資產(chǎn)。

3）有效提高管理效率的設(shè)計

面向長表格的優(yōu)化

• 維度字段的顯隱與排序：遵循信息架構(gòu)的“最小化原則”允許用戶根據(jù)需要顯示或隱藏字段，以及調(diào)整它們的排序，可以顯著提高信息檢索的效率和準(zhǔn)確性。這種靈活性使用戶能夠根據(jù)當(dāng)前任務(wù)的需求定制界面，從而減少認(rèn)知負(fù)荷。
• 自定義列寬：允許用戶根據(jù)內(nèi)容的實際需求調(diào)整列寬，可以提高表格的可讀性和數(shù)據(jù)的易訪問性。
• 關(guān)鍵字段列與操作列的固定：確保了用戶在滾動長表時，關(guān)鍵操作和信息始終可見，減少了尋找和切換的時間，提高效率。

隱藏的提效操作

• 多種選擇模式：例如鼠標(biāo)框選配合快捷鍵選擇，是一個非常實用的功能，特別是在需要處理大量數(shù)據(jù)項的情況下。可以顯著減少用戶的操作步驟，提高數(shù)據(jù)處理的速度。
• 快速編輯功能：允許用戶直接在單元格中快速編輯數(shù)據(jù)，而不需要進(jìn)入編輯模式。這種設(shè)計減少了多余的點擊和界面切換，使得數(shù)據(jù)的快速修改變得更加直接和高效。
• 拖拽排序和調(diào)整：在Trello中，用戶可以通過拖拽來重新排序卡片或列表，這種直觀的操作方式使得任務(wù)管理和優(yōu)先級調(diào)整變得非常靈活和迅速。此外，用戶還可以調(diào)整卡片和列表的大小，以適應(yīng)不同的顯示需求。

設(shè)置模塊“就地管理”

過去很多時候?qū)⒍嗄K的“設(shè)置功能”集中在地方，認(rèn)為這樣管理起來更方便，但實際觀察下來大多數(shù)用戶的管理行為是碎片化的而非集中式。因此將設(shè)置選項分散到各個相關(guān)模塊中“就地管理”，用戶可以在使用功能的同時調(diào)整設(shè)置，這樣可以更直觀地看到設(shè)置更改的效果。

四、最后，聊下Ai浪潮下對“企業(yè)級 SaaS工作臺“的設(shè)計”啟發(fā)

在當(dāng)前的AI浪潮中，AI技術(shù)似乎已成為產(chǎn)品開發(fā)的必備元素，產(chǎn)品如果不集成AI服務(wù)，往往被視為缺乏競爭力。

然而，根據(jù)我的個人體驗，AI在處理未明確預(yù)設(shè)結(jié)果的場景下表現(xiàn)出色，但在用戶預(yù)期結(jié)果明確的情況下，其表現(xiàn)卻常常不盡如人意。

企業(yè)級服務(wù)通常要求標(biāo)準(zhǔn)化和精確性，因此，我認(rèn)為AI更適合處理那些非結(jié)構(gòu)化的任務(wù)，幫助用戶在工作流程中提高效率。以下是幾種AI可以在企業(yè)級 SaaS 工作臺中發(fā)揮重要作用的具體應(yīng)用場景：

1. 圖像搜索與CLIP技術(shù)

利用CLIP（Contrastive Language-Image Pre-Training）技術(shù)，用戶可以通過文本描述來搜索相關(guān)圖片。這對于那些需要管理大量圖像資料的設(shè)計工具來說極具價值。

2. 自動化繁瑣工作

AI可以協(xié)助用戶進(jìn)行數(shù)字資產(chǎn)的命名、歸檔以及清理廢棄內(nèi)容，從而消除重復(fù)且耗時的管理工作。這不僅提高了工作效率，還幫助維護(hù)了資料庫的整潔和可用性。

3. 自動完成與快速初始化

通過自動完成技術(shù)，AI可以基于上下文智能填充表單，或者提供快速啟動的初始化數(shù)據(jù)。這種能力不僅減少了用戶輸入的工作量，還可以通過預(yù)測用戶的需求來優(yōu)化工作流程。

4. 標(biāo)準(zhǔn)評估

企業(yè)運作中常常需要遵循特定的業(yè)務(wù)規(guī)則，這些規(guī)則隨著時間的推移可能會發(fā)生變化。傳統(tǒng)的培訓(xùn)方法雖然可以幫助員工掌握這些規(guī)則，但往往耗時且效果不一。AI的介入可以提供一種低成本且高效的解決方案，通過持續(xù)的評估和反饋，幫助員工更好地理解和應(yīng)用這些變化的規(guī)則。

說明：文中案例和觀點僅代表作者個人觀點，非公司官方立場。