自從進(jìn)入世界500強(qiáng)中TOP100的一家公司后，我開始有了寫日報(bào)的習(xí)慣。也許有人會(huì)說寫周報(bào)就行了呀，有必要做到每天都記錄日報(bào)嗎，會(huì)不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間呀？因此本文從四個(gè)實(shí)際案例，說說我是如何開始轉(zhuǎn)變的以及我和日報(bào)的不解之緣。

一、日報(bào)數(shù)據(jù)分析，優(yōu)化工作效率

歷時(shí)1個(gè)月，兩個(gè)項(xiàng)目并行，其中一個(gè)項(xiàng)目我只做了3塊數(shù)據(jù)大屏的界面設(shè)計(jì)，996的工作節(jié)奏，為什么產(chǎn)出這么少呢？

為了避免出現(xiàn)每天都很忙，過了一段時(shí)間又忘記自己在忙什么的情況出現(xiàn)，我開始每天記錄工作內(nèi)容，看看能不能發(fā)現(xiàn)可以提升工作效率的優(yōu)化點(diǎn)。

通過日報(bào)分析，發(fā)現(xiàn)該項(xiàng)目變更頻繁，雖然最后定稿的是3塊大屏界面，但是中間的過程稿多達(dá)十幾稿：低保真、高保真、不同的功能布局、不同的視覺風(fēng)格等等。為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況呢？我們應(yīng)該如何提升溝通效率呢？

這是一個(gè)多團(tuán)隊(duì)合作項(xiàng)目，成員分布在三個(gè)不同的城市，前期一直在做遠(yuǎn)程會(huì)議溝通，后項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)現(xiàn)溝通效果不佳，立即安排出差當(dāng)面溝通需求，當(dāng)面確定大的需求點(diǎn)及確定主流程，細(xì)節(jié)的、當(dāng)場沒有想到的后期可以遠(yuǎn)程討論。

• 需求沒有明確時(shí)，使用草圖或者低保真原型法，引導(dǎo)客戶確認(rèn)頁面的功能布局、展示數(shù)據(jù)，等內(nèi)容確定后再進(jìn)行細(xì)節(jié)的界面視覺效果設(shè)計(jì)，可以靈活應(yīng)對(duì)需求變更頻繁的情況。（大屏項(xiàng)目不方便展示，下圖為個(gè)人項(xiàng)目圖）
• 不要快速超負(fù)荷完成復(fù)雜的變更方案，適當(dāng)增加變更的成本，給整個(gè)交付團(tuán)隊(duì)減少很多不必要的工作。

使用以上流程跟客戶溝通后，效率提升了很多，最后，大屏成功展示，我們團(tuán)隊(duì)同時(shí)獲得了客戶的高度認(rèn)可。

二、個(gè)人時(shí)間管理，提高工作專注度

大公司的特點(diǎn)是：會(huì)議多、流程規(guī)范多、培訓(xùn)多。這些大公司特質(zhì)是好事，但是事情總是具有兩面性的，這些事項(xiàng)占用了不小一部分的工作時(shí)間，而且會(huì)不斷的打斷當(dāng)前工作的專注度。

• 寫日報(bào)后，我可以統(tǒng)計(jì)這些事務(wù)的出現(xiàn)頻率與時(shí)間，知道自己能承受的最大工作量是多少。如果可能的話，可以將這些事務(wù)集中處理，減少打擾。
• 在制定我的工作計(jì)劃時(shí)，可將這些因素考慮進(jìn)來，給自己留一些buffer，而不是從理想的狀態(tài)去評(píng)估時(shí)間。

三、日報(bào)簡單總結(jié)，快速生成周報(bào)

公司要求寫周報(bào)：每當(dāng)周末時(shí)，當(dāng)其他人在撓頭騷耳地回憶本周做了什么時(shí)，我只需打開我的日報(bào)excel文檔，稍微總結(jié)下就寫完了。也有童鞋用一些云筆記來記錄日報(bào)，下面我分享一下我的日報(bào)格式。

四、項(xiàng)目日報(bào)日更，keep everyone in the?loop

項(xiàng)目要求寫日報(bào)：一些重要的大的項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)要求大家寫日報(bào)，雖然目前我參與的項(xiàng)目暫時(shí)沒有要求寫日報(bào)，我還是很推崇大家寫日報(bào)的。

有一次在公司某大型項(xiàng)目的分享會(huì)上，該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分享了他們的方法，那就是每天發(fā)日報(bào)——給每位項(xiàng)目成員（PM、開發(fā)、測試、文檔）及客戶（不同公司的對(duì)接人、領(lǐng)導(dǎo)）同步當(dāng)天的項(xiàng)目最新進(jìn)展（已完成、進(jìn)行中、計(jì)劃的內(nèi)容、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)）。

使用了這個(gè)日報(bào)方法后，基本上團(tuán)隊(duì)內(nèi)部每個(gè)人都知道自己應(yīng)該做什么，客戶也知道項(xiàng)目的最新進(jìn)展，信息透明的方法極大的提高了大家的工作效率。

五、全員日報(bào)，優(yōu)化組織工作

以上講了寫日報(bào)對(duì)個(gè)人和項(xiàng)目組的幫助，那么對(duì)于整個(gè)組織，會(huì)有什么幫助呢？

下面這個(gè)案例是部門某個(gè)manager委托我做一個(gè)工時(shí)管理系統(tǒng)。

對(duì)于員工角色來講，員工可以根據(jù)個(gè)人實(shí)際的時(shí)間使用情況，進(jìn)行有效的時(shí)間管理；半年或一年后再回顧自己的工作時(shí)，可以看到自己的成長。（該系統(tǒng)剛上線）

對(duì)于經(jīng)理角色來講，一個(gè)經(jīng)理要管20-30號(hào)員工，如果每天都開站會(huì)的話，可能需要花一兩個(gè)小時(shí)，太浪費(fèi)大家的時(shí)間了，通過團(tuán)隊(duì)內(nèi)部日報(bào)瀏覽，經(jīng)理可以瀏覽所有員工的工作情況，對(duì)工作、項(xiàng)目情況了然于心。也可以看出來安排給部分員工的工作是不是超負(fù)荷了。

對(duì)于總監(jiān)角色來講，他可以看到他管轄范圍內(nèi)的各個(gè)團(tuán)隊(duì)的每日平均工時(shí)、員工花在不同項(xiàng)目上的時(shí)間比重、員工花在不同工作類型上的時(shí)間比重。

比如：有可能統(tǒng)計(jì)出員工一半的時(shí)間在開會(huì)，那這個(gè)時(shí)候就要從制度上去思考哪些會(huì)議是不必要的，減少員工負(fù)擔(dān)；還有可能統(tǒng)計(jì)出某個(gè)團(tuán)隊(duì)工時(shí)特別長，這時(shí)，就要看是工作效率原因，還是管理原因，或者是工作量大的原因了。

當(dāng)然，這個(gè)工時(shí)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)可能也有弊端，就是大家都知道領(lǐng)導(dǎo)上去看工時(shí)，會(huì)不會(huì)有攀比心理呢？覺得誰的工時(shí)長，誰就是努力工作的人。

這種情況，當(dāng)然不是管理者和我作為系統(tǒng)設(shè)計(jì)者想要看到的。我鼓勵(lì)大家高效工作，人一天能集中精力專注辦公的時(shí)間真的不多，所以工時(shí)長并不代表工作效率高。

史蒂芬·霍金曾說過：“每人每天能夠?qū)Ｗ⒌摹⒏挥谐尚У毓ぷ鞯臅r(shí)間是有上限的”。

所以，講了這么多，我們寫日報(bào)的目的就是記錄每天的點(diǎn)滴數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，優(yōu)化我們的工作時(shí)間分配、工作方法、工作效率等，我們一起寫日報(bào)吧?。?！

引用來源：史蒂芬·霍金曾說過：“每人每天能夠?qū)Ｗ⒌?、富有成效地工作的時(shí)間是有上限的”。來源于《軟技能-代碼之外的生存指南》P182頁。

作者：沈子硯，公眾號(hào)：UXHub

本文由 @沈子硯 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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