在每天的工作中，我們都需要和各種各樣的相關(guān)方進(jìn)行互動，那么，怎么做好相關(guān)方管理，從而避免讓自己陷入“關(guān)系窘境”？這篇文章里，作者做了一定的探討和總結(jié)，一起來看看吧。

你是否曾經(jīng)在項目中或組織中遇到“關(guān)系窘境”？沒有有效地理解和滿足相關(guān)方的需求和期望，導(dǎo)致計劃偏離軌道或甚至失敗。

在商業(yè)和組織管理中，關(guān)系網(wǎng)密不可分，它們就像一張無形的網(wǎng)，將各個角色和實體緊密相連。這就是相關(guān)方管理的核心：如何建立、維護(hù)和協(xié)調(diào)這些復(fù)雜的關(guān)系，以推動項目和組織的成功。

我們每天都在與各種各樣的相關(guān)方互動，無論是在工作中、社交圈中還是家庭生活中。在這篇文章中，我們將探討如何避免這種窘境，以及如何應(yīng)用相關(guān)方管理的關(guān)鍵原則，使關(guān)系更和諧、工作更順暢。

一、識別相關(guān)方

在關(guān)鍵項目或組織中，有效的相關(guān)方管理始于對相關(guān)方的明確識別。創(chuàng)建一個詳細(xì)的相關(guān)方登記冊，列出與組織或項目有關(guān)的所有可能的相關(guān)方。這可以包括內(nèi)部和外部相關(guān)方，如員工、客戶、合作伙伴、競爭對手、政府機(jī)構(gòu)等。

1. 內(nèi)部相關(guān)方

一般可以通過企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)圖和組織工作流來分辨。組織結(jié)構(gòu)圖：是識別內(nèi)部相關(guān)方的有力工具。它顯示了組織內(nèi)不同部門、團(tuán)隊和職能之間的關(guān)系和層級。

通過仔細(xì)分析結(jié)構(gòu)圖，你可以確定與你的項目或工作密切相關(guān)的部門和團(tuán)隊。這包括高級管理層、項目團(tuán)隊、跨部門合作團(tuán)隊等。

組織結(jié)構(gòu)圖還可以幫助你確定哪些相關(guān)方在組織內(nèi)具有權(quán)力和影響力。通常，高級管理層和決策者對項目或工作有重要影響，因此應(yīng)特別注意他們。

工作流程圖：顯示了在特定流程或項目中涉及的各個步驟和角色。通過分析工作流程，你可以確定那些在執(zhí)行實際工作中起關(guān)鍵作用的操作性相關(guān)方。這可能包括項目經(jīng)理、執(zhí)行人員、協(xié)作伙伴等。

工作流程也有助于識別相關(guān)方之間的依賴關(guān)系。某些相關(guān)方可能需要在工作流程中的特定步驟中提供信息、資源或批準(zhǔn)。這些相關(guān)方通常具有較高的依賴性，應(yīng)特別關(guān)注。

2. 外部相關(guān)方

制定相關(guān)方地圖：創(chuàng)造一份相關(guān)方地圖，將所有可能的外部相關(guān)方標(biāo)識出來。這個地圖可以包括各種類型的相關(guān)方，如客戶、供應(yīng)商、合作伙伴、競爭對手、政府機(jī)構(gòu)、非政府組織（NGO）等。

利益相關(guān)方分析：利用利益相關(guān)方分析來評估每個外部相關(guān)方的權(quán)力、影響力、利益和依賴程度。這有助于確定哪些相關(guān)方對你的組織或項目具有重要影響力。

3. 容易被忽視的相關(guān)方

盡管組織結(jié)構(gòu)圖和工作流程圖有助于識別大多數(shù)相關(guān)方，但仍然有些相關(guān)方容易被忽視，包括：

• 間接相關(guān)方： 這些人可能不直接參與項目或工作，但他們的決策或行動可能對結(jié)果產(chǎn)生重大影響。例如，財務(wù)部門的審批人員可能在項目資金批準(zhǔn)中發(fā)揮關(guān)鍵作用。
• 變動性相關(guān)方： 一些相關(guān)方的角色可能會隨時間而變化，可能在項目的不同階段扮演不同的角色。

這些變動性相關(guān)方需要在整個項目中得到適當(dāng)?shù)墓芾砗蜏贤?。為了避免忽視這些容易被忽視的相關(guān)方，建議在項目或工作的早期階段進(jìn)行細(xì)致的相關(guān)方分析，包括定期的更新以適應(yīng)變化。

此外，保持開放的溝通渠道，以便容易被忽視的相關(guān)方可以隨時提出問題或提供反饋。

4. 相關(guān)方登記冊模板

二、進(jìn)行相關(guān)方分析

在項目管理和組織管理中，識別、理解和有效管理相關(guān)方是確保項目或組織成功的關(guān)鍵要素之一。

相關(guān)方分析是一項重要的過程，旨在識別與項目或組織相關(guān)的各種相關(guān)方，并為他們定義角色和職責(zé)。在本章中，我們將深入探討如何進(jìn)行相關(guān)方分析，并介紹一些有用的工具和模型。這些工具將幫助你更好地了解相關(guān)方的需求、期望和影響，從而更有效地管理與他們的互動，以確保項目或組織的成功。

1. 工作分析

工作分析的輸出可以包括一系列類似于工作的描述、工作環(huán)境的敘述、個人所要執(zhí)行的活動的詳細(xì)清單、所需要的人際關(guān)系技能清單，或者所需的培訓(xùn)、學(xué)歷、證書等清單，工作分析也可以用于定義培訓(xùn)需求，編寫一個工作職位所需的格式信息和支持績效評估過程。

例如，當(dāng)項目經(jīng)理招聘了一個新的研發(fā)人員，那么他可以根據(jù)工作分析，來制定針對性的培養(yǎng)計劃。

2. 人物分析

人物分析是一種創(chuàng)建相關(guān)方畫像的方法，有助于更深入地了解他們的特點、需求和期望。 根據(jù)收集的信息，創(chuàng)建人物畫像，包括相關(guān)方的名稱、照片、特征、需求、期望、痛點和目標(biāo)。分析需求和期望，確定每個人物的主要需求和期望，以便更好地滿足他們的要求。

3. RACI 模型

RACI 模型是一種用于定義和澄清相關(guān)方在項目、任務(wù)或工作中的角色和職責(zé)的管理工具。RACI模型有助于消除角色和責(zé)任的混淆，確保每個相關(guān)方都了解他們在任務(wù)中的職責(zé)。這有助于提高工作效率、減少沖突并確保任務(wù)按照計劃進(jìn)行。

RACI 是一個縮寫，代表了四個不同的角色分類，每個字母都代表一種角色：

1. R (Responsible) – 負(fù)責(zé)人： 這是執(zhí)行具體任務(wù)或工作的相關(guān)方，他們負(fù)有直接的責(zé)任來完成工作。負(fù)責(zé)人通常是實際執(zhí)行者，他們執(zhí)行操作并確保任務(wù)按照計劃完成。
2. A (Accountable) – 確定人： 確定人是決策者，有最終決定權(quán)，并對任務(wù)或工作的結(jié)果負(fù)有最終責(zé)任。他們不僅負(fù)責(zé)任務(wù)的完成，還對任務(wù)的質(zhì)量和成果負(fù)有最終的監(jiān)督和審批責(zé)任。通常只有一個確定人。
3. C (Consulted) – 協(xié)商人： 協(xié)商人是那些需要被咨詢并提供反饋和建議的相關(guān)方，但不負(fù)有最終決策權(quán)。他們在任務(wù)的執(zhí)行過程中提供意見和專業(yè)知識，但不直接參與操作。
4. I (Informed) – 通知人： 通知人是那些只需被通知任務(wù)或工作的進(jìn)展和決策結(jié)果的相關(guān)方。他們不需要主動參與任務(wù)的執(zhí)行，但需要了解任務(wù)的進(jìn)展和結(jié)果。

4. 相關(guān)方矩陣

相關(guān)方矩陣是一種使用象限或矩陣來分析一組相關(guān)方的技術(shù)。X 軸和Y 軸標(biāo)由產(chǎn)品團(tuán)隊選定用于分析的變量名稱，例如：

• 影響。相關(guān)方會對產(chǎn)品需求產(chǎn)生多大影響。
• 沖擊。解決方案一旦被實施，將對相關(guān)方產(chǎn)生多大的影響。

高影響/低沖擊： 這個群體包括那些對解決方案影響不直接，但可能管理著受影響相關(guān)方的決策者。雖然他們可能會延后確定具體需求，但我們需要與他們保持開放的溝通，以獲得他們的支持。

高影響/高沖擊： 這是需求的關(guān)鍵來源，對項目有重大影響的相關(guān)方。我們需要分配足夠的工作量來與他們密切合作，建立強(qiáng)大的伙伴關(guān)系和信任。

低影響/低沖擊： 這個群體可能對項目不直接產(chǎn)生影響，但我們?nèi)匀恍枰_保他們的需求被適當(dāng)考慮。他們的需求可能會在后期才被包含，需要監(jiān)督以確保他們的關(guān)系不會隨著項目變化而改變。

低影響/高沖擊： 盡管這些相關(guān)方可能沒有很大的權(quán)力，但他們代表了關(guān)鍵的需求來源。我們需要花時間了解他們的需求，確保與他們保持溝通，并解決他們關(guān)心的問題，即使他們由有權(quán)勢的代表來表達(dá)。此外，他們可能代表那些可以適應(yīng)項目變化的人。

三、制定相關(guān)方管理策略（案例實操）

這一章將深入探討如何結(jié)合RACI模型和相關(guān)方矩陣，以及之前提到的相關(guān)方管理策略，來制定一個綜合的相關(guān)方溝通和管理計劃。我們將通過一個實際案例來演示如何應(yīng)用這些概念。

1. 識別關(guān)鍵相關(guān)方我們考慮一個軟件開發(fā)項目，目標(biāo)是開發(fā)一款新的移動應(yīng)用程序。

在這個案例中，關(guān)鍵相關(guān)方可能包括：

• 項目經(jīng)理
• 開發(fā)團(tuán)隊
• 產(chǎn)品經(jīng)理
• 市場部門
• 客戶支持團(tuán)隊
• 最終用戶

2. 應(yīng)用RACI模型對于我們的移動應(yīng)用項目，我們可以使用RACI模型如下：

• 項目經(jīng)理（R）：負(fù)責(zé)整個項目的管理和決策。
• 開發(fā)團(tuán)隊（A）：負(fù)責(zé)實際的應(yīng)用程序開發(fā)工作。
• 產(chǎn)品經(jīng)理（C）：需要與開發(fā)團(tuán)隊協(xié)商需求和功能。
• 市場部門 （C）：需要提供市場信息和競爭情報。
• 客戶支持團(tuán)隊（I）：需要了解應(yīng)用程序以提供支持。
• 最終用戶（I）：需要被通知項目進(jìn)展和新功能。

3. 制定相關(guān)方管理策略

• 對于開發(fā)團(tuán)隊（A）：我們需要與他們建立密切的合作，提供所需資源和支持，并定期監(jiān)督項目進(jìn)展。
• 對于市場部門（C）：我們需要定期咨詢他們，以獲取市場反饋和競爭信息，確保產(chǎn)品符合市場需求。
• 對于最終用戶（I）：我們需要定期通知他們關(guān)于新功能的信息，以確保他們了解應(yīng)用程序的發(fā)展。

4. 制定溝通計劃

我們可以制定一個每周項目會議的計劃，邀請項目經(jīng)理、開發(fā)團(tuán)隊、產(chǎn)品經(jīng)理和市場部門參加，以確保信息共享和協(xié)調(diào)。我們還可以定期向最終用戶發(fā)送電子郵件或應(yīng)用內(nèi)通知，告知他們新功能的發(fā)布和如何使用。對于客戶支持團(tuán)隊，我們可以建立一個在線支持平臺，以便他們隨時獲取應(yīng)用程序的最新信息。

通過本文，我們學(xué)習(xí)了如何將相關(guān)方管理的各個方面結(jié)合起來，以確保所有相關(guān)方都能夠有效地參與項目或組織，并達(dá)到共同的目標(biāo)。

這個過程對于項目的成功執(zhí)行和組織的順利運(yùn)營至關(guān)重要，可以提高相關(guān)方的滿意度，并確保項目或組織取得良好的成果。在實際應(yīng)用中，根據(jù)具體的項目或組織需求，可以進(jìn)一步調(diào)整和完善相關(guān)方溝通和管理計劃，以確保其最大化的效益。

參考：圖片均來自網(wǎng)絡(luò)