在當(dāng)今快節(jié)奏的職場(chǎng)中，如何高效地傳達(dá)信息變得尤為重要。本文將分享一系列實(shí)用技巧，幫助您簡(jiǎn)化PPT的內(nèi)容，提高演示的效率與吸引力。

在新出版的《英偉達(dá)之道：黃仁勛和科技帝國(guó)的誕生》這本書中，作者揭示了一系列關(guān)于英偉達(dá)企業(yè)文化的重要見解。其中提到了一個(gè)很有意思的文化現(xiàn)象，就是CEO黃仁勛在業(yè)務(wù)討論中更喜歡用白板而不是PPT演示。因?yàn)椤鞍装鍟?huì)議”這種方式會(huì)倒逼分享者提煉他們想要表達(dá)的核心思想，有助于所有參會(huì)者更加清晰、更加集中的進(jìn)行交流。

其實(shí)不只是黃仁勛，有很多CEO也做出過同類的決定。

在亞馬遜2018年的Annual Letter年度信中，杰夫·貝佐斯 （Jeff Bezos）再次重申了他的一個(gè)要求，就是禁止在內(nèi)部管理會(huì)議上使用PPT演示，他認(rèn)為“敘事結(jié)構(gòu)”比PPT演示更加有效。因此，在亞馬遜內(nèi)部開會(huì)的時(shí)候，會(huì)議召集人需要提前準(zhǔn)備好一份不超過6頁的“簡(jiǎn)報(bào)”，發(fā)給每位參會(huì)者。“簡(jiǎn)報(bào)”內(nèi)容包括會(huì)議的議題，需要做出的決定，以及相關(guān)的背景信息。參會(huì)者先在30分鐘內(nèi)認(rèn)真完成這份“簡(jiǎn)報(bào)”的閱讀，然后再進(jìn)入到會(huì)議的討論。

國(guó)內(nèi)的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)字節(jié)跳動(dòng)在內(nèi)部會(huì)議中，也采用了類似的方式。

為什么PPT演示在一些組織內(nèi)部，尤其是一些高科技公司，受到質(zhì)疑和挑戰(zhàn)呢？

第一個(gè)原因：低價(jià)值任務(wù)會(huì)導(dǎo)致資源從更具戰(zhàn)略性的活動(dòng)中被轉(zhuǎn)移出來，并且造成潛在的創(chuàng)收損失

不知道大家有沒有這樣的經(jīng)歷，為了做出一份精美的“PPT演示文稿”，有時(shí)候，我們會(huì)花一個(gè)小時(shí)，甚至更多的時(shí)間，用在調(diào)整格式，勘正錯(cuò)誤等等這些細(xì)節(jié)上。盡管現(xiàn)在有AI工具可以幫助大家生成PPT，但我們相信，還是有大把的時(shí)間被浪費(fèi)在類似的“低價(jià)值任務(wù)”上。這會(huì)導(dǎo)致兩個(gè)結(jié)果：

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一個(gè)結(jié)果是，資源從更具戰(zhàn)略性的活動(dòng)中被轉(zhuǎn)移出來。我們以人力資源為例：Enable-HR曾經(jīng)做過一個(gè)總結(jié)，是關(guān)于人力資源的工作時(shí)間都花在了哪些方面：第一個(gè)方面是收拾殘局，或者是做一些修修補(bǔ)補(bǔ)的工作；第二個(gè)方面是有效的運(yùn)行，但離真正創(chuàng)造價(jià)值的工作還有距離，處在“追趕模式”；第三個(gè)方面是執(zhí)行一些能夠支持業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的活動(dòng)；第四個(gè)方面是參與到具有戰(zhàn)略優(yōu)先級(jí)的決策活動(dòng)中。結(jié)果顯示，大部分HR的大部分時(shí)間都花在了第一和第二個(gè)方面，也就是被一些“低價(jià)值任務(wù)”占用了大量的時(shí)間、精力和心力，因此很難抽身并且投入到更具戰(zhàn)略性的活動(dòng)中。

另一個(gè)結(jié)果是，造成潛在的創(chuàng)收損失。在人效指標(biāo)中，有一個(gè)指標(biāo)叫做“計(jì)費(fèi)工作時(shí)間”，就是員工、團(tuán)隊(duì)或者組織在能夠帶來直接業(yè)務(wù)收入的工作上所花費(fèi)的時(shí)間。比如說，一些直接面向客戶的，按小時(shí)收取勞務(wù)或者服務(wù)費(fèi)用的崗位，或者是一些可以衡量單位“計(jì)費(fèi)工作時(shí)間”業(yè)務(wù)產(chǎn)出的崗位。假設(shè)一位員工一周有40個(gè)可用工作小時(shí)數(shù)，平均每小時(shí)的費(fèi)率或者業(yè)務(wù)產(chǎn)出為1,000元，其中30個(gè)小時(shí)投入在客戶咨詢、銷售管理等等“計(jì)費(fèi)工作時(shí)間”上，其余10個(gè)小時(shí)被用在了一些“低價(jià)值任務(wù)”的“非計(jì)費(fèi)工作時(shí)間”上，那么，每周就有可能造成10,000元的潛在收入損失。

第二個(gè)原因：PPT演示有可能被包裝成一種“虛假生產(chǎn)力”，從而與企業(yè)文化產(chǎn)生沖突

什么是“生產(chǎn)力”？它包括勞動(dòng)生產(chǎn)力、原材料生產(chǎn)力、資本生產(chǎn)力，以及三者相加的總生產(chǎn)力。對(duì)于員工來說，“生產(chǎn)力”就是在特定時(shí)期內(nèi)，通過勞動(dòng)技能和生產(chǎn)資料的結(jié)合所創(chuàng)造的產(chǎn)出。它有一個(gè)簡(jiǎn)單的公式，創(chuàng)造的產(chǎn)出除以投入的時(shí)間或者資源。這里有兩個(gè)要素決定了什么是真正的“生產(chǎn)力”，一個(gè)是更多的、有價(jià)值的產(chǎn)出，一個(gè)是更少的或者說更有效率的時(shí)間和資源投入。我們每個(gè)人都想在工作中表現(xiàn)出色，但僅僅試圖更多地完成工作，或者僅僅試圖更快地完成工作，這種追求單一要素而帶來的“生產(chǎn)力”都是一種“虛假生產(chǎn)力”。

比如說，我們花費(fèi)大量時(shí)間投入到PPT的格式調(diào)整，錯(cuò)誤勘正等等類似的“低價(jià)值任務(wù)”中，即便做出一份很精美的PPT演示文稿，也是一種“虛假生產(chǎn)力”。就像《英偉達(dá)之道》這本書中提到的，黃仁勛認(rèn)為，員工有可能會(huì)將不完整的想法隱藏在精美的格式和誤導(dǎo)性文本之后。也就是說：PPT演示文稿再精美，但如果它是建立在大量的時(shí)間投入基礎(chǔ)上，刻意用所謂的“美學(xué)完美”來彌補(bǔ)或者掩蓋薄弱的想法和內(nèi)容，甚至把PPT演示包裝成向他人證明自己工作成果的一種工具，那么就是在制造一種“虛假生產(chǎn)力”。

這和很多組織，尤其是一些高科技公司的企業(yè)文化存在著顯著的沖突。有一位博主就曾經(jīng)分享過一段經(jīng)歷。他說：有一次自己為客戶設(shè)計(jì)了新的投資計(jì)劃，然后為此制作了一份非常漂亮的、將近40頁的PPT演示文稿，提交給了老板。原本信心滿滿地期待得到老板的認(rèn)可和贊賞，沒想到老板給自己寫了一封回復(fù)郵件，大概的意思是說：其實(shí)只要3、5頁內(nèi)容就夠了，重要的是我們給客戶提供什么樣的建議，而不是冗長(zhǎng)的說明我們發(fā)現(xiàn)了什么？

高層的注意力持續(xù)時(shí)間很短，他們期望獲得精煉的信息來做出有效決策，從而幫助組織保持一種真實(shí)、敏捷和創(chuàng)新的企業(yè)文化。PPT演示本質(zhì)上是一種溝通工具，因此，在組織內(nèi)部溝通時(shí)，追求可信、簡(jiǎn)潔和引人注目，才是根本原則。

第三個(gè)原因：大腦告訴我們，它很討厭“低效的PPT演示”

我們大腦中的語言區(qū)域，負(fù)責(zé)同時(shí)處理聲音、單詞和句子。就好像一個(gè)電路，有多個(gè)不同的輸入和輸出，但是它們共用一個(gè)線路。因此呢，當(dāng)我們?cè)谑褂么竽X相同部分的區(qū)域來同時(shí)處理多個(gè)不同任務(wù)的時(shí)候，效率都很低。什么意思呢？就是說作為聽眾，不能一邊聽分享者講述PPT演示文稿的內(nèi)容，一邊閱讀詳細(xì)的、文字豐富的幻燈片。當(dāng)面對(duì)一張寫滿文字的幻燈片時(shí)，大多數(shù)聽眾會(huì)選擇自己快速閱讀幻燈片，而不會(huì)認(rèn)真去聽分享者在說一些什么。

這里有一個(gè)原理，叫做“Glance Test掃視測(cè)試”，如果一頁P(yáng)PT演示文稿的內(nèi)容，無法在3秒鐘內(nèi)幫助聽眾抓到重點(diǎn)，他們就會(huì)選擇自己去看幻燈片，而不是聽你說。所以，這也是為什么很多組織，包括CEO在內(nèi)不喜歡用PPT演示做溝通、做討論、做匯報(bào)的原因之一。“低效的PPT演示”就是一種效率低下、甚至無效的溝通，這種“低效的PPT演示”包括繁多的字體、繁多的文字、繁多的圖表、繁多的效果等等。

如果我們還要選擇“PPT演示”作為一種溝通工具，那么應(yīng)該怎么做，才能避免“低效”呢？我們以人力資源來舉個(gè)例子，如何匯報(bào)預(yù)算規(guī)劃？可以先用一份5-6頁、清晰簡(jiǎn)潔的“PPT演示文稿”來展示核心內(nèi)容，包括：

• 以往預(yù)算使用的情況
• 預(yù)算投入領(lǐng)域和分配原則
• 預(yù)算投入帶來哪些收益
• 需要獲得什么樣的資源
• 存在的投入風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)措施

其他預(yù)期問題和“深入研究”的數(shù)據(jù)、圖表、分析等等可以作為一個(gè)附錄單獨(dú)提供。

PPT演示，作為工具來說本身并沒有錯(cuò)，錯(cuò)的是使用它的人和使用的方式，所以，無論是白板、簡(jiǎn)報(bào)、還是PPT演示，都是一種選擇，重要的是，我們需要和“低效的PPT演示”說再見！