周會(huì)周報(bào)，看似眾所周知，但當(dāng)PMO把這一話題列入討論候選列表時(shí)，居然獲得了大部分項(xiàng)目經(jīng)理的積極投票，看起來這里頭似乎有不簡(jiǎn)單的疑問和困惑。

周會(huì)周報(bào)，看似眾所周知，但當(dāng)PMO把這一話題列入討論候選列表時(shí)，居然獲得了大部分項(xiàng)目經(jīng)理的積極投票，看起來這里頭似乎有不簡(jiǎn)單的疑問和困惑。

一、“關(guān)于周會(huì)”

先來說說周會(huì)，通過調(diào)查目前項(xiàng)目經(jīng)理們所處的項(xiàng)目中，毫無例外地?fù)碛懈髯缘闹軙?huì)，但開法略有不同，主要分為三類：

1、“全體類”周會(huì)

全體類，就是項(xiàng)目全體人員共同參與，這根據(jù)項(xiàng)目大小不同又有差異。技術(shù)研發(fā)類項(xiàng)目，本身以研發(fā)人員為主體，周會(huì)以所有人員的狀態(tài)和項(xiàng)目信息同步為主；也會(huì)有部分產(chǎn)品類項(xiàng)目，雖然角色和人數(shù)眾多，但依然會(huì)有全體參與的周會(huì)，時(shí)間控制在半小時(shí)內(nèi)，以產(chǎn)品和團(tuán)隊(duì)的動(dòng)向同步為主。

2、“組長類”周會(huì)

組長類，這也是目前占比最高的周會(huì)形式，更多存在于產(chǎn)品類項(xiàng)目中。各組同步狀態(tài)，同時(shí)了解產(chǎn)品最新情況以及討論重要產(chǎn)品事宜。

3、“三方類”周會(huì)

三方類，主要是產(chǎn)品運(yùn)營市場(chǎng)三方周會(huì)，也存在于產(chǎn)品類項(xiàng)目中。因?yàn)檫@三方是產(chǎn)品動(dòng)向的主要來源，且日常溝通合作中需要協(xié)調(diào)配合的事項(xiàng)更多，所以也需要定期的討論決策。

當(dāng)然，這里沒有包括各個(gè)職能團(tuán)隊(duì)自己的周會(huì)，那些主要屬于團(tuán)隊(duì)管理性質(zhì)。

二、那如何來開好這看似簡(jiǎn)單的周會(huì)？

首先，要想清楚為什么開周會(huì)。要同步狀態(tài)匯總各團(tuán)隊(duì)信息？如果僅僅如此，每個(gè)團(tuán)隊(duì)羅列自己的事項(xiàng)，互發(fā)郵件是不是就行了？顯然不夠。

我們一定需要通過周會(huì)來面對(duì)面地感受到項(xiàng)目當(dāng)前的整體狀態(tài)、重要問題、接下去的目標(biāo)以及調(diào)整，更需要借此來對(duì)項(xiàng)目當(dāng)前重要問題有一致的認(rèn)識(shí)，有小幅度的討論，并形成下一步工作事項(xiàng)。

這里，有一些 開好周會(huì)的要點(diǎn)：

1、規(guī)模和時(shí)間控制

人數(shù)不超過10-15人，時(shí)長不超過1.5小時(shí)。更大的規(guī)模和更長的時(shí)長，一方面是資源的極大浪費(fèi)，另外一方面會(huì)造成討論無法有效展開。一個(gè)包括了20人的超過2小時(shí)的周會(huì)，是不可想象的效率低下。

2、要不要輪流匯報(bào)？

事無巨細(xì)的羅列，既乏味又無效。大部分項(xiàng)目整體情況可以通過項(xiàng)目經(jīng)理事先的收集來直接做整體概述，對(duì)于部分方向性或者商務(wù)性小組，可以簡(jiǎn)單匯報(bào)主要工作和主要問題。一旦會(huì)議陷入了輪流發(fā)言的局面，你會(huì)發(fā)現(xiàn)非發(fā)言的與會(huì)者很快就會(huì)掏出手機(jī)開刷。

3、周會(huì)上應(yīng)該討論什么？

先說哪些不該來周會(huì)討論：

• 急事不適合周會(huì)討論，要第一時(shí)間當(dāng)下拍板！
• 非跨團(tuán)隊(duì)的問題不適合周會(huì)討論！
• 純執(zhí)行細(xì)節(jié)問題不適合周會(huì)討論！
• 大方向決策問題不適合周會(huì)討論！
• ……

這樣我們就更容易得出結(jié)論：跨團(tuán)隊(duì)的，涉及到整體計(jì)劃性或者協(xié)同配合型的問題，或者中期改進(jìn)型問題，適合放在周會(huì)上討論。項(xiàng)目經(jīng)理一方面可以在實(shí)現(xiàn)收集整體狀態(tài)的過程中識(shí)別到此類問題，另一方面也需在周會(huì)過程中隨機(jī)應(yīng)變發(fā)起對(duì)“火花”型問題點(diǎn)的快速討論。這樣的討論，不需要在周會(huì)時(shí)明確所有的細(xì)節(jié)，但大家有個(gè)共識(shí)并有個(gè)行動(dòng)落實(shí)方向和對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)人即可。

4、狀態(tài)同步的維度

大部分情況下，不需要完全按照職能團(tuán)隊(duì)來同步，目的不是匯報(bào)貢獻(xiàn)，而應(yīng)該按照產(chǎn)品內(nèi)子項(xiàng)目線的維度來跟進(jìn)進(jìn)展，挖掘問題。當(dāng)然，整體研發(fā)情況是一個(gè)必有的維度。

5、說話比例

如果一個(gè)周會(huì)從頭到尾是項(xiàng)目經(jīng)理或者主管在唱獨(dú)角戲，那就應(yīng)該反省一下周會(huì)的形式和內(nèi)容了。合適的比例是1:1:1。第一個(gè)1指的是會(huì)議主持人，往往是項(xiàng)目經(jīng)理或主管，向大家更新整體狀態(tài)，并且貫穿整個(gè)討論；第二個(gè)1指的是部分需要匯報(bào)的與會(huì)者發(fā)言；第三個(gè)1更為重要，是所有與會(huì)者參與討論發(fā)言。達(dá)到了這樣的比例，容易讓參會(huì)者從信息獲取度、決策參與度和專注度上都保持較高的水平。

6、固定時(shí)間地點(diǎn)

周會(huì)的時(shí)間地點(diǎn)需要盡可能的固定，這樣會(huì)讓大家有預(yù)期性和節(jié)奏感，也能夠提高到會(huì)率和準(zhǔn)時(shí)率。為此，會(huì)議主持者需要付出不少努力，包括預(yù)定會(huì)議室、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件、完善會(huì)議規(guī)則和通知等。

7、如果我們已經(jīng)有每日站會(huì)了呢？

這個(gè)問題更多來自于技術(shù)研發(fā)型項(xiàng)目，研發(fā)日常已經(jīng)每日同步了，那自然不需要再依靠周會(huì)來同步狀態(tài)。這種情況下，視項(xiàng)目變動(dòng)情況、團(tuán)隊(duì)管理需求，可以將周會(huì)提升為主要針對(duì)項(xiàng)目概況和團(tuán)隊(duì)管理的會(huì)議，時(shí)間上也可以作進(jìn)一步壓縮。如無此需求，也可以省略周會(huì)，但建議保留月會(huì)或者雙周會(huì)，主要用于項(xiàng)目整體情況和調(diào)整的事宜。

二、“關(guān)于周報(bào)”

很驚訝我居然寫了那么多關(guān)于周會(huì)的事兒，原來真的不那么簡(jiǎn)單……通過統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)并不是每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都在寫周報(bào)，有兩類原因：一是項(xiàng)目本身復(fù)雜到項(xiàng)目經(jīng)理沒有能力描繪清楚整個(gè)項(xiàng)目各處的完整情況；二是周報(bào)約定于周會(huì)紀(jì)要了，因此省略。

衡量周報(bào)有效性的很好判斷標(biāo)準(zhǔn)就是，有多少人真的會(huì)打開周報(bào)來看？又有多少人會(huì)認(rèn)真看周報(bào)里的信息？

當(dāng)然，要警惕周報(bào)萬能論，不可能依靠周報(bào)來溝通具體的待辦事項(xiàng)，誰干什么，還是要面對(duì)面溝通到位，周報(bào)上呈現(xiàn)的更多是讓團(tuán)隊(duì)“透明”地了解信息，而不是帶來任何surprise。

那么，寫好周報(bào)又有些什么細(xì)節(jié)呢？

1、周報(bào)應(yīng)該包括什么？

包括整體進(jìn)展、整體風(fēng)險(xiǎn)、各子線狀態(tài)、各子線風(fēng)險(xiǎn)。周報(bào)應(yīng)該讓大家清楚重要的進(jìn)展，目標(biāo)達(dá)成情況，風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)以及應(yīng)對(duì)，總之看完周報(bào)，大家應(yīng)該對(duì)項(xiàng)目現(xiàn)狀有個(gè)清晰的整體認(rèn)知。

2、篇幅不宜過長

寫到進(jìn)展和問題，都只寫要點(diǎn)，不要事無巨細(xì)都寫，周報(bào)不是為了表現(xiàn)工作量，更不是為了刷存在感，只說重點(diǎn)就夠了。

3、是否包含產(chǎn)品數(shù)據(jù)？

產(chǎn)品數(shù)據(jù)一定是敏感數(shù)據(jù)，并不適合實(shí)時(shí)向所有人公開，因此，并不需要在周報(bào)里列清數(shù)據(jù)。但既然現(xiàn)在團(tuán)隊(duì)都有KPI指標(biāo)，那如果要形成最大的團(tuán)隊(duì)合力來達(dá)成目標(biāo)，就必須要對(duì)KPI有分解有跟蹤。所以，周報(bào)中可以有一定的數(shù)據(jù)信息，主要目的是由數(shù)據(jù)信息指出當(dāng)前的產(chǎn)品問題和所需的調(diào)整事項(xiàng)。與此同時(shí)，要把控好周報(bào)的分發(fā)范圍。

4、適當(dāng)圖形化

沒有人愿意花十分鐘以上來讀一份周報(bào)，因此我們應(yīng)該提高信息表達(dá)效率，適當(dāng)將信息圖形化，提高周報(bào)的閱讀效率。

5、控制寫周報(bào)的時(shí)間和復(fù)雜度

一份周報(bào)的準(zhǔn)備時(shí)間應(yīng)該控制在1-2小時(shí)以內(nèi)。如果你的周會(huì)紀(jì)要本身和周報(bào)有了不小的重合，那也確實(shí)可以考慮兩者合二為一。

三、結(jié)論

每每寫完了一些細(xì)節(jié)，我們都需要抬起頭來思考一下這些細(xì)節(jié)背后的意義。我們并不是為了“匯報(bào)”而來討論周會(huì)和周報(bào)，恰恰是因?yàn)檫@兩個(gè)環(huán)節(jié)是非常重要的“溝通平臺(tái)”架設(shè)的部分，既可以給團(tuán)隊(duì)提供基本的“信息透明”，又可以有效推動(dòng)重要問題的思考和討論，讓大家避免一頭扎在細(xì)節(jié)工作中，而忘了抽身審視自己進(jìn)而持續(xù)改進(jìn)。

作者：曹智清，網(wǎng)易杭研項(xiàng)目管理部總監(jiān)。曾經(jīng)感受過IBM的專業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)，領(lǐng)略過ASK搜索的起起伏伏，體會(huì)過創(chuàng)業(yè)中的酸甜苦辣。目前致力于在線教育行業(yè)的探索，同時(shí)關(guān)注項(xiàng)目管理在互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品全生命周期的應(yīng)用，專注于敏捷精神的滲透和實(shí)踐?！毒W(wǎng)易一千零一夜》主要作者之一。

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