采購在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)當(dāng)中是常見且重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，它起著降低成本，加速資金周轉(zhuǎn)率等作用。本文從十個(gè)方面對采購系統(tǒng)進(jìn)行深度剖析，希望對你有幫助。

首先我們先來了解下什么是采購，采購是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動(dòng)正常開展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)。是指個(gè)人或單位在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為自己的資源，為滿足自身需要或保證生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)正常開展的一項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)。

作為物流的起點(diǎn)，采購涵蓋了從供應(yīng)商到需求方的貨物、技術(shù)、信息或服務(wù)流動(dòng)的全過程。企業(yè)通過實(shí)施有效的計(jì)劃、組織與控制等采購管理活動(dòng)，合理選擇采購方式、品種、批量、頻率等，以有限的資金保證企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，在降低企業(yè)成本、加速資金周轉(zhuǎn)率等，都起到至關(guān)重要的作用。

一、采購的意義

• 采購部門不是成本中心，而是企業(yè)的利潤中心之一。采購作為企業(yè)的生命源泉，有效降低采購成本才能將利潤最大化。
• 采購成本是企業(yè)成本控制中的主體和核心部分。采購成本直接影響著產(chǎn)品的定價(jià)和企業(yè)的利潤，合理的采購有利于提高企業(yè)在市場上的競爭力、降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。
• 合理采購，可提高資金的使用率、庫存的周轉(zhuǎn)率，減少資金擠壓、降低庫存成本。

二、什么是采購管理系統(tǒng)

上面了解了什么是采購以及采購的意義，接下來我們一起來了解在電商系統(tǒng)中什么是采購管理系統(tǒng)。

采購管理系統(tǒng)是通過采購申請、采購訂貨、進(jìn)料檢驗(yàn)、倉庫收料、采購?fù)素?、購貨發(fā)票處理、供應(yīng)商管理、價(jià)格及供貨信息管理、訂單管理，以及質(zhì)量檢驗(yàn)管理等功能綜合運(yùn)用的管理系統(tǒng)，對采購物流和資金流的全部過程進(jìn)行有效的雙向控制和跟蹤，實(shí)現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應(yīng)信息管理。

采購系統(tǒng)主要服務(wù)于公司內(nèi)部采購部門，向供應(yīng)商采購商品來增加商品庫存量，并滿足庫存周轉(zhuǎn)、商品銷售等需求。

采購系統(tǒng)的功能主要包括采購商品管理、采購單管理、采購建議、采購維價(jià)、供應(yīng)商管理、退供應(yīng)商等，核心在于采購單的生命周期管理和維護(hù)，而難點(diǎn)在于供應(yīng)商的管理，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、供應(yīng)商的評級、供應(yīng)商所營商品等。

若想在最短時(shí)間內(nèi)采購到價(jià)格最低、質(zhì)量最好的商品，背后必須有一套完善的供應(yīng)商管理體系，故筆者會將供應(yīng)商管理單獨(dú)拉出來寫一篇文章進(jìn)行詳細(xì)講解。

三、采購系統(tǒng)產(chǎn)品架構(gòu)

為方便大家對采購系統(tǒng)整體的認(rèn)識和了解，筆者整理了一張采購系統(tǒng)的產(chǎn)品架構(gòu)圖，僅供參考。

▲采購產(chǎn)品架構(gòu)圖

四、采購流程

采購部門的采購人員的日常工作流程大致為：接收采購計(jì)劃－詢比議價(jià)－決定－下采購單－審核－跟催－收貨－付款－退貨。

在整個(gè)采購過程中，采購管理系統(tǒng)會與倉儲系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、庫存管理等系統(tǒng)之間產(chǎn)生信息交互。

流程圖如下，僅供參考：

▲采購時(shí)序圖

采購流程中涉及到的幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)需要重點(diǎn)說明一下：

創(chuàng)建采購單：創(chuàng)建采購時(shí)往往涉及到系統(tǒng)的一系列校驗(yàn)，例如：在商品管理系統(tǒng)中校驗(yàn)采購商品的SKU，在供應(yīng)商系統(tǒng)中檢驗(yàn)供應(yīng)商的資質(zhì)、價(jià)格等，在倉儲管理系統(tǒng)中校驗(yàn)庫房等信息。

創(chuàng)建采購的方式一般有兩種。手動(dòng)創(chuàng)建采購單：根據(jù)業(yè)務(wù)需求由采購部門手動(dòng)創(chuàng)建采購單。自動(dòng)補(bǔ)貨建議：由庫存系統(tǒng)發(fā)出的庫存預(yù)警，依據(jù)庫存控制策略自動(dòng)生成的采購單。

采購單拆單：采購單創(chuàng)建成功一般會涉及到拆單邏輯，一般會按供應(yīng)商、倉庫、配送中心等進(jìn)行拆單，拆單后父訂單與子訂單關(guān)聯(lián)。

采購單審核：不論是手動(dòng)創(chuàng)建采購單還是系統(tǒng)自動(dòng)生成采購單，在創(chuàng)建采購單時(shí)，為減少審核的工作量，可設(shè)置相應(yīng)的閾值（指最小采購量），閾值可由采購部門自行設(shè)定。當(dāng)商品采購量小于設(shè)定的閾值時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)自動(dòng)審核通過，審核通過后進(jìn)入采購單的流轉(zhuǎn)過程。

采購維價(jià)：若首次采購，或者當(dāng)前采購價(jià)高于歷史采購價(jià)時(shí)，需要提交領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后對系統(tǒng)中最高采購價(jià)更新維護(hù)。

供應(yīng)商回告：回告的目的是能讓采購人員及時(shí)知曉供應(yīng)商的供貨情況，包括可供貨量、價(jià)格等?；馗娣绞揭话阌袃煞N，一種是系統(tǒng)回告，另一種是線下回告。

供應(yīng)商發(fā)貨：供應(yīng)商開始發(fā)貨到實(shí)際到貨中間會有幾天的間隔時(shí)間，這段時(shí)間的貨物在庫存管理系統(tǒng)中稱為“在途庫存”，一般3天左右到貨的庫存會被計(jì)算到可銷售可庫存中；另外采購量大或者被拆單的采購訂單，會涉及到分批到貨的情況。

驗(yàn)貨入庫：采購商品到貨后，由wms系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)收入庫，合格品上架入口、不合格品退供應(yīng)商。驗(yàn)貨入庫后，wms系統(tǒng)告知采購系統(tǒng)、庫存系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)，采購系統(tǒng)采購單狀態(tài)更新、庫存系統(tǒng)庫存數(shù)量更新、財(cái)務(wù)系統(tǒng)結(jié)算。

退供應(yīng)商：按照與供應(yīng)商的合同協(xié)議，將不合格品、滯銷品商品或臨近過期品退還給供應(yīng)商。

供應(yīng)商結(jié)算：財(cái)務(wù)通過供應(yīng)商提供的發(fā)票、實(shí)際入庫情況和退貨情況與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算，結(jié)算完畢后整個(gè)流程才算結(jié)算。

采購關(guān)單：采購關(guān)單是采購流程中最后一個(gè)節(jié)點(diǎn)，是針對采購單上的采購商品后續(xù)無再進(jìn)貨入庫，對采購單進(jìn)行完結(jié)的處理。

采購關(guān)單一般分為一下兩種情況：

1. 系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)單：WMS系統(tǒng)中與采購單關(guān)聯(lián)的入庫單商品量+退貨量=采購單商品量，系統(tǒng)可自動(dòng)觸發(fā)關(guān)單處理。
2. 強(qiáng)制關(guān)單：一般針對采購單上的采購商品長期未入庫完結(jié)的情況（例如供應(yīng)商一直不發(fā)貨或者缺貨），采購人員可根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)場景進(jìn)行強(qiáng)制關(guān)單的操作。需要注意的是，關(guān)單時(shí)需要與告知WMS系統(tǒng)，若庫房正在對此采購單進(jìn)行入庫作業(yè)，不允許關(guān)單；一旦關(guān)單成功，不允許庫房對此采購單再進(jìn)行入庫。

五、采購商品管理

采購商品管理的作用主要是為采購提供數(shù)據(jù)支持。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源于商品管理，采購價(jià)格來源于供應(yīng)商管理，庫存信息來源于庫存管理。

采購商品主要通過SKU與外圍系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)與管理，外圍系統(tǒng)也是通過采購商品的SKU進(jìn)行關(guān)聯(lián)，產(chǎn)生信息的交互。例如供應(yīng)商管理中的供應(yīng)商及采購價(jià)格、庫存管理系統(tǒng)的庫存量、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的結(jié)算價(jià)格、商品管理系統(tǒng)中的商品基礎(chǔ)信息等。

如下圖：

▲SKU關(guān)聯(lián)

六、采購單管理

采購單主要對應(yīng)供應(yīng)商的訂單和倉庫的入庫單。

采購單管理主要是對采購訂單生命周期的管理，包括采購單的創(chuàng)建、采購單全流程的管理與監(jiān)控、以及采購?fù)瓿珊蟮年P(guān)單處理。

▲采購單管理

采購單的管理從表面上看無非就是對采購單的“增、改、查”，而它涉及到多個(gè)系統(tǒng)之間的相互配合，才能完成整個(gè)采購單的閉環(huán)，故難點(diǎn)在于與多個(gè)外圍系統(tǒng)之間的信息交互。

采購單的主要信息包括但不限于，采購商品、采購單價(jià)、采購數(shù)量、倉庫、供應(yīng)商、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、結(jié)算方式、發(fā)票類型、合同附件等。

采購單的狀態(tài)一般包括：編輯中、待審核、審核中、審核通過、已完成。創(chuàng)建采購單時(shí)，選擇需要采購的商品和入庫倉庫，再選擇相應(yīng)的供應(yīng)商，其中采購的商品價(jià)格、結(jié)算方式、發(fā)票類型、付款方式等信息在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中維護(hù)。

這個(gè)過程可以理解為用戶在淘寶商城購買商品，將多家店鋪的商品加入購物車，一起支付下單的過程。下單后會涉及到拆單的邏輯，將父訂單拆成若干個(gè)子訂單，后續(xù)的狀態(tài)的跟蹤體現(xiàn)在子訂單上，所有子訂單完成父訂單才能完成。

七、采購建議

采購建議主要是來自庫存管理系統(tǒng)并結(jié)合采購系統(tǒng)中的供應(yīng)商評分體系綜合得出，庫存管理系統(tǒng)會依據(jù)庫存控制策略（包括安全庫存、訂貨點(diǎn)、訂貨量、近期庫存動(dòng)銷率等綜合因素），為采購系統(tǒng)提供采購建議。庫存系統(tǒng)中的詳細(xì)的邏輯筆者在此不再做詳細(xì)的闡述，再介紹庫存系統(tǒng)時(shí)會詳細(xì)說明。

八、采購維價(jià)

采購維價(jià)是指在采購商品，采購價(jià)格發(fā)生變動(dòng)時(shí)（新價(jià)格超出原價(jià)格區(qū)間），需要在采購系統(tǒng)中更新價(jià)格的維護(hù)。

采購維價(jià)主要涉及一下幾種場景：

• 采購新商品：采購新的商品時(shí)，對于系統(tǒng)來說無相關(guān)商品價(jià)格信息，所以需要首次維護(hù)新采購商品的價(jià)格信息。
• 供應(yīng)商價(jià)格變動(dòng)：由于市場變動(dòng)等因素導(dǎo)致供應(yīng)商的價(jià)格變動(dòng)超出原采購價(jià)格的區(qū)間范圍，需要價(jià)格更新維護(hù)。
• 采購價(jià)格維護(hù)錯(cuò)誤：由于采購員價(jià)格錄入錯(cuò)誤導(dǎo)致，需要重新修改價(jià)格。

采購維價(jià)時(shí)需要提交申請，由上級領(lǐng)導(dǎo)審核通過后方可生效。一般低于原采購價(jià)不用審批。

▲采購維價(jià)

九、退供應(yīng)商

退供應(yīng)商是指將商品退貨給供應(yīng)商，退供應(yīng)商的產(chǎn)品價(jià)值在于退貨全流程的管理和監(jiān)控（退貨單的生命周期管理）。

退供應(yīng)商一般涉及的業(yè)務(wù)場景有：

• 殘次品（不合格品）；
• 滯銷商品；
• 臨近過期商品；
• 商品清場（與供應(yīng)商不再合作）等。

退供應(yīng)商流程如下：

▲退供應(yīng)商

1. 退貨單據(jù)類型

在不同的退貨場景中，會涉及不同的退貨單類型，殘次品退貨單、臨期退貨單、普通退貨單等。

殘次品退貨單是指商品受損不能正常銷售需要退給供應(yīng)商的退貨單；臨期退貨單是指商品即將到期或已經(jīng)到期，需要將商品退給供應(yīng)商以降低公司損失的退貨單；普通退貨單一般是將滯銷商品或者清場商品退給供應(yīng)商的退貨單。

2. 創(chuàng)建退貨單

創(chuàng)建退貨單的方式一般有兩種。

1. 手動(dòng)創(chuàng)建退貨單：殘次品退貨單和普通退貨單由采購人員手動(dòng)創(chuàng)建，并提交審核，審核通過后告知WMS系統(tǒng)進(jìn)入退貨流程。
2. 系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建退貨單：根據(jù)商品的過期日期，系統(tǒng)會自動(dòng)生成即將過期商品的退貨單，將商品退給供應(yīng)商。同樣也是審核通過后告知WMS系統(tǒng)進(jìn)行退貨。

另外還有一種特殊的場景“虛入虛出”，是指“虛擬入庫、虛擬退貨”。

例如采購單創(chuàng)建錯(cuò)誤、入錯(cuò)庫房、出入庫數(shù)量倉管人員錄入錯(cuò)誤等，具體的系統(tǒng)邏輯涉及到wms系統(tǒng)和庫存管理系統(tǒng)，后面筆者分享wms系統(tǒng)和庫存系統(tǒng)時(shí)會詳細(xì)介紹。

3. 退貨單審核

退貨單的商品退貨價(jià)格一般按照合同協(xié)議價(jià)、采購價(jià)、退貨時(shí)的市場價(jià)等進(jìn)行退貨。創(chuàng)建好退貨單之后，由采購部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，審核人可進(jìn)行駁回或通過的操作，審核通過后，指令下達(dá)至WMS系統(tǒng)，WMS系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建退貨單，然后打包發(fā)貨。

若業(yè)務(wù)發(fā)展相對成熟，為減少審核人員的工作量，可根據(jù)退貨供應(yīng)商、退貨商品、退貨量、退貨價(jià)格等，可設(shè)置免審規(guī)則機(jī)制。例如非特殊商品、小于一定的退貨量、退貨價(jià)格與采購價(jià)格的差值小于某一范圍等，可以自動(dòng)審核通過。

4. 退貨單取消

采購人員可以對創(chuàng)建好的采購單做取消的操作，取消時(shí)系統(tǒng)會做一系列的校驗(yàn)。不同的節(jié)點(diǎn)檢驗(yàn)的邏輯不同，具體流程如下圖：

▲取消退貨單

十、小結(jié)

采購屬于供應(yīng)鏈鏈條中非常重要的環(huán)節(jié)，不僅是質(zhì)量的第一關(guān)、也是成本的第一關(guān)，若第一關(guān)把控不好的話，最終對用戶、企業(yè)都會產(chǎn)生非常大的影響。良好的采購管理能有效的降低企業(yè)成本、減少庫存、增強(qiáng)市場競爭力。

總而言之，企業(yè)如果想降低采購成本，增加企業(yè)利潤，應(yīng)該做好扎實(shí)的采購策略與方法。

作者：SurpassPM，公眾號：超悅產(chǎn)品

本文由 @Rocky 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議。