中小型門店在日常經(jīng)營中，常常會(huì)涉及到有關(guān)商品采購、消耗、庫存盤點(diǎn)等業(yè)務(wù)模塊，業(yè)務(wù)人員在日常工作中便需要做好采購設(shè)計(jì)、商品管理和相應(yīng)運(yùn)營動(dòng)作。那么在采購流程中，相應(yīng)的設(shè)計(jì)系統(tǒng)和核心環(huán)節(jié)，應(yīng)該包括哪些方面、注意哪些細(xì)節(jié)呢？一起來看看作者的解讀。

門店在日常經(jīng)營中，會(huì)涉及到對(duì)商品的采購、收發(fā)、消耗、庫存盤點(diǎn)等。對(duì)商品來說，最先涉及的是商品的采購環(huán)節(jié)，合理、便捷的采購設(shè)計(jì)，對(duì)門店的商品管理和運(yùn)營來說十分重要。

本文以美業(yè)行業(yè)的中小型門店為例，分析采購過程的核心環(huán)節(jié)及系統(tǒng)設(shè)計(jì)要點(diǎn)。

老李是一家美業(yè)公司的采購人員，在日常的工作中，老李一般會(huì)向供應(yīng)商進(jìn)行采購申請(qǐng)，采購申請(qǐng)待審批后，供應(yīng)商開始對(duì)商品進(jìn)行發(fā)貨，等到收到商品時(shí)，老李再進(jìn)行采購商品的數(shù)量、質(zhì)量、金額等進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)無誤后再進(jìn)行商品入庫到門店倉庫，同時(shí)財(cái)務(wù)在收到發(fā)票及結(jié)算款項(xiàng)后，至此整個(gè)采購環(huán)節(jié)完畢。

老李的整個(gè)采購流程，至少涉及到以下環(huán)節(jié)：

1. 采購申請(qǐng)
2. 采購審批
3. 采購收貨
4. 采購入庫
5. 財(cái)務(wù)結(jié)算

一、采購申請(qǐng)

采購申請(qǐng)主要是對(duì)合作供應(yīng)商的商品、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行申請(qǐng)，提交采購申請(qǐng)單后，待領(lǐng)導(dǎo)審核。此時(shí)老李看到的采購單的狀態(tài)為：申請(qǐng)中。

設(shè)計(jì)要點(diǎn)

1）采購申請(qǐng)涉及一般涉及到供應(yīng)商、商品信息

① 供應(yīng)商信息

a. 供應(yīng)商名稱

b. 供應(yīng)商等級(jí)

門店可內(nèi)部進(jìn)行評(píng)判，一般根據(jù)供應(yīng)商的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)級(jí)，可設(shè)計(jì)為：S、A、B、C、D等等級(jí)，作為采購時(shí)選擇供應(yīng)商的判斷標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先對(duì)等級(jí)高的供應(yīng)商進(jìn)行采購。

c. 供應(yīng)商狀態(tài)

供應(yīng)商狀態(tài)一般有：1、正常；2、禁用；3、審核中。

采購時(shí)，只可對(duì)正常狀態(tài)的供應(yīng)商進(jìn)行采購。

（對(duì)供應(yīng)商的管理，可在單獨(dú)的功能模塊進(jìn)行維護(hù)處理。）

② 商品信息

1. 商品編號(hào)
2. 商品名稱
3. 商品單位
4. 商品規(guī)格
5. 商品分類
6. 采購價(jià)格
7. 采購數(shù)量

③ 其他信息

1. 財(cái)務(wù)相關(guān)信息：付款方式、付款周期、預(yù)付款、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、是否需要發(fā)票、票據(jù)類型等。
2. 采購備注。

2）安全庫存

庫存存量是采購員進(jìn)行采購的重要信息，采購申請(qǐng)前，一般需要先進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，針對(duì)庫存較少的商品進(jìn)行優(yōu)先采購，所以商品的安全庫存設(shè)置非常重要。

門店可在商品資料中進(jìn)行商品的安全庫存進(jìn)行預(yù)警設(shè)置，當(dāng)該商品庫存低于設(shè)置的安全庫存時(shí)，系統(tǒng)進(jìn)行推送補(bǔ)貨通知，對(duì)管理者來說有備無患；采購申請(qǐng)頁面上展示低安全庫存的商品、當(dāng)前庫存、安全存量等信息，便于采購員批量選擇，一鍵采購。

3）批量多供應(yīng)商采購

設(shè)計(jì)采購功能時(shí)，對(duì)多供應(yīng)商進(jìn)行采購?fù)籗KU商品時(shí)，可同時(shí)進(jìn)行多供應(yīng)商采購處理；同時(shí)產(chǎn)品資料設(shè)計(jì)時(shí)，同一個(gè)SKU商品可選擇多個(gè)供應(yīng)商。

如：老李在對(duì)A、B、C三家供應(yīng)商進(jìn)行采購?fù)籗KU商品時(shí)，如只能對(duì)一個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行采購，至少需要針對(duì)A、B、C三家供應(yīng)商各錄入一次單據(jù)。

如使用批量采購，操作一次即可，這時(shí)可支持同一個(gè)單據(jù)進(jìn)行對(duì)A、B、C三家供應(yīng)商同時(shí)采購，單據(jù)生成為各自供應(yīng)商的3個(gè)單據(jù)，提升錄單效率。

4）批量處理商品采購數(shù)量

老李單次采購的商品可能涉及很多種類：如洗發(fā)水、精油、染發(fā)劑等等，對(duì)采購商品可進(jìn)行一鍵批量處理采購數(shù)量，提高錄單效率和準(zhǔn)確性，有特殊商品的采購數(shù)據(jù)需要修改時(shí)再進(jìn)行單獨(dú)修改。

此外，為了提高采購錄單效率，還可配備掃碼槍自動(dòng)識(shí)別商品。

二、采購審批

1）審核中

領(lǐng)導(dǎo)看到老李的采購單子，未進(jìn)行審核的狀態(tài)。

此時(shí)，可對(duì)審核中的采購單進(jìn)行審核通過或?qū)徍司芙^處理。

2）采購中

申請(qǐng)采購提交后，審核通過，但未采購?fù)瓿傻臓顟B(tài)。

領(lǐng)導(dǎo)看到老李的采購單子，對(duì)采購單的商品、規(guī)格、批次、金額和財(cái)務(wù)相關(guān)信息等關(guān)鍵信息進(jìn)行審核后，審核通過的狀態(tài)。

審核時(shí)，審核人可針對(duì)采購單進(jìn)行關(guān)鍵信息調(diào)整。如可調(diào)整采購單的商品數(shù)量、金額等信息。

3）未通過

申請(qǐng)采購提交后，審核未通過狀態(tài)。

上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)看到老李的采購單子，對(duì)采購單的商品、規(guī)格、批次、金額和財(cái)務(wù)相關(guān)信息等關(guān)鍵信息進(jìn)行審核后，核算部分部分信息有誤，備注上被拒原因，對(duì)采購單進(jìn)行拒絕操作。

設(shè)計(jì)要點(diǎn)

審核權(quán)限：

對(duì)中小型門店來說，一般都是由單獨(dú)的人員去負(fù)責(zé)采購和審批，不涉及多級(jí)和多人審批，審核的權(quán)限設(shè)置，可通過菜單權(quán)限控制即可。

對(duì)大型連鎖或?qū)徍肆鞒梯^為復(fù)雜的門店，可能涉及到會(huì)簽、或簽和多層級(jí)審批的業(yè)務(wù)，這時(shí)就需要對(duì)采購審批進(jìn)行單獨(dú)采購申請(qǐng)審批功能設(shè)計(jì)。

三、采購收貨

此時(shí)采購單的狀態(tài)為：已完成。

申請(qǐng)采購提交后，審核通過后，采購?fù)瓿蔂顟B(tài)。

采購單審批通過后，供應(yīng)商開始線下發(fā)貨，老李對(duì)供應(yīng)商的采購商品實(shí)際收到后，進(jìn)行逐一盤點(diǎn)，確認(rèn)無誤后進(jìn)行采購?fù)瓿纱_認(rèn)操作，表示該采購單已完成。

設(shè)計(jì)要點(diǎn)

1）采購確認(rèn)直接生成入庫單

在進(jìn)行采購收貨的同時(shí)，系統(tǒng)可指定入庫倉庫，直接進(jìn)行操作入庫，采購到貨入庫時(shí)可標(biāo)記為：采購入庫方式，系統(tǒng)自動(dòng)生成相應(yīng)的入庫單數(shù)據(jù)。

2）采購數(shù)量和實(shí)際收貨數(shù)量調(diào)整

在進(jìn)行采購收貨時(shí)，由于商品在運(yùn)輸過程中可能存在損壞、丟失等情況，實(shí)際收到的商品數(shù)量或符合質(zhì)量的商品極有可能缺少，所以在收貨需要對(duì)商品收貨數(shù)量、缺貨數(shù)量、損壞數(shù)量等進(jìn)行重新編輯。

3）同一采購單，可進(jìn)行多次自動(dòng)入庫

老李單次向同一個(gè)供應(yīng)商采購的商品可能涉及很多種類：如洗發(fā)水100箱、精油100箱、染發(fā)劑100箱，由于生產(chǎn)原因，發(fā)貨時(shí)只發(fā)出了洗發(fā)水90箱、精油100箱。

當(dāng)洗發(fā)水90箱、精油100箱到貨時(shí)，經(jīng)老李對(duì)數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行盤點(diǎn)后，該采購單只入庫了洗發(fā)水90箱、精油100箱；剩余的洗發(fā)水10箱和染發(fā)劑100箱可下次到貨時(shí)，再對(duì)該采購單進(jìn)行入庫。

所以對(duì)同一個(gè)采購單據(jù)需可進(jìn)行多次部分到貨標(biāo)記，并可進(jìn)行多次入庫操作，直至該采購單采購?fù)瓿伞?/p>

系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，采購收貨狀態(tài)可設(shè)計(jì)為：1、待收貨；2、部分收貨；3、全部收貨。

注：關(guān)于采購商品的庫存，可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)總在途庫存、最近3天在途庫存。

最近3天在途庫存指預(yù)計(jì)3天可到貨的商品數(shù)量，可用做真實(shí)庫存進(jìn)行銷售。在門店做類似秒殺等易爆單的活動(dòng)時(shí)，門店可正常發(fā)貨，不影響用戶的購買體驗(yàn)的同時(shí)，也可提升門店的業(yè)績。

四、采購入庫

采購確認(rèn)收貨后，進(jìn)行采購?fù)瓿傻耐瑫r(shí)，可直接對(duì)采購單進(jìn)行操作入庫。該流程在步驟三時(shí)已同步操作，不再贅述（入庫方式涉及多種，如盤盈入庫、退貨入庫、采購入庫等，本文只討論跟采購入庫；關(guān)于商品入庫，以后單獨(dú)整理一篇文章）。

五、財(cái)務(wù)結(jié)算

采購確認(rèn)收貨后，采購數(shù)據(jù)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)管理人員處理，財(cái)務(wù)可對(duì)供應(yīng)商的采購付款方式、預(yù)付款、預(yù)計(jì)付款周期、是否已結(jié)算、是否開具發(fā)票和其他重要信息進(jìn)行編輯和注備。

付款周期和發(fā)票信息對(duì)于財(cái)務(wù)來說十分重要，付款周期涉及到公司的現(xiàn)金流運(yùn)轉(zhuǎn)；發(fā)票可用做抵稅和交易憑證等，對(duì)于采購發(fā)票和付款周期的跟蹤十分必要。

商品采購是門店進(jìn)行商品入庫的前提，涉及門店商品信息管理和財(cái)務(wù)發(fā)票結(jié)算，對(duì)門店做營銷活動(dòng)、日常商品盤點(diǎn)和發(fā)票管理十分重要，合理、高效的采購設(shè)計(jì)對(duì)涉及采購環(huán)節(jié)的人員十分必要。

本文對(duì)美業(yè)的中小型門店的采購功能設(shè)計(jì)進(jìn)行說明，對(duì)供應(yīng)商的信息管理、供應(yīng)商的采購管理環(huán)節(jié)及物流環(huán)節(jié)不在本文討論范圍內(nèi)。

以上就是關(guān)于美業(yè)中小型門店的采購流程和設(shè)計(jì)要點(diǎn)說明，有不足之處還請(qǐng)交流斧正。