當(dāng)一個(gè)系統(tǒng)的內(nèi)部分校業(yè)務(wù)越來(lái)越多，而且都是小量的零散訂單，這時(shí)需要花費(fèi)大量人力來(lái)做重復(fù)性流程工作。從這個(gè)方面，如何設(shè)計(jì)集采系統(tǒng)，讓它提高效率呢？本文作者對(duì)此進(jìn)行了分析，一起來(lái)看一下吧。

一、項(xiàng)目背景

1. 用戶心聲

我們的內(nèi)部分校業(yè)務(wù)越來(lái)越多，而且都是小量的零散訂單，要花大量人力來(lái)做很多重復(fù)性流程性工作，希望這套產(chǎn)品能解決的問(wèn)題：

1）不用再人工一單一單發(fā)貨，讓分?？蛻糇约喝ハ到y(tǒng)下單，自動(dòng)連接C端ERP和B端ERP系統(tǒng)發(fā)貨，客戶還可看到快遞信息，運(yùn)營(yíng)伙伴就可以把更多的時(shí)間用于前端業(yè)務(wù)拓展和服務(wù)客戶上，效率可以大大地提升；

2）客戶下單、上級(jí)確認(rèn)、訂單確認(rèn)和成本中心確認(rèn)等全程線上化，這也可以大大節(jié)省財(cái)務(wù)老師的工作流程；

3）以前我們只能接分校的ToB訂單，即只能物流發(fā)給分校。但還有一個(gè)業(yè)務(wù)場(chǎng)景，分校很多部門(mén)沒(méi)有倉(cāng)儲(chǔ)和發(fā)貨能力，希望我們來(lái)代發(fā)貨，之前我們靠人力是無(wú)法支持這種toC代發(fā)采購(gòu)的訂單的，如果有了這個(gè)系統(tǒng)，這一部分業(yè)務(wù)也可以承接了，能真正實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈集成復(fù)用，并能給更多兄弟事業(yè)部賦能。

需求小結(jié)：

• 分校運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)需集中采購(gòu)圖書(shū)
• 采購(gòu)過(guò)程人工操作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，成本高，易出錯(cuò)
• 集團(tuán)要求，內(nèi)部采購(gòu)需真實(shí)打款，財(cái)務(wù)透明化
• 需符合“審計(jì)”對(duì)過(guò)程合規(guī)性的稽查

產(chǎn)品預(yù)期：

• 快速下單，一鍵審批，全流程線上化
• 數(shù)據(jù)安全、可視化
• 系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，流程打通，信息透明，合法合規(guī)

2. 現(xiàn)狀分析

根據(jù)用戶心聲的描述，對(duì)現(xiàn)有問(wèn)題，可以歸納為以下兩種訴求：

1）入倉(cāng)采購(gòu)訴求

目前運(yùn)營(yíng)老師一個(gè)月需要洽談入倉(cāng)采購(gòu)內(nèi)部合作金額高達(dá)200多萬(wàn)，但是每次進(jìn)行下單、訂單跟進(jìn)、結(jié)算都是線下完成，需要運(yùn)營(yíng)老師自己去ERP系統(tǒng)查庫(kù)存，再反饋給采購(gòu)方，整個(gè)流程耗時(shí)較長(zhǎng)，后期數(shù)據(jù)不好追溯，數(shù)據(jù)無(wú)法長(zhǎng)期沉淀。

2）代發(fā)采購(gòu)訴求

目前代發(fā)采購(gòu)有很多的需求，但是因?yàn)榇l(fā)采購(gòu)需要去C端ERP系統(tǒng)手工下單，洽談一次合作可能需要購(gòu)買(mǎi)4000本書(shū)，但是每一本書(shū)都是不同的收貨人，運(yùn)營(yíng)老師沒(méi)有人力手動(dòng)去下4000個(gè)訂單，并且跟蹤和反饋這批訂單的難度極大。

二、需求分析

1. 入倉(cāng)采購(gòu)（2B場(chǎng)景的采購(gòu)）

場(chǎng)景描述：集團(tuán)的各個(gè)分校，在教學(xué)的過(guò)程中，可能需要采購(gòu)品牌圖書(shū)。

場(chǎng)景舉例：某個(gè)分校，在暑假期間，為了給學(xué)員進(jìn)行強(qiáng)化訓(xùn)練，需要集中采購(gòu)10000本《XXXXXX》的圖書(shū)。這種情況下，是很難通過(guò)電商渠道的圖書(shū)商城進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)的，而且，這筆購(gòu)書(shū)費(fèi)用不能讓采購(gòu)老師自己掏腰包，需要走分校的“集團(tuán)內(nèi)部財(cái)務(wù)賬戶“進(jìn)行統(tǒng)一的結(jié)算。

產(chǎn)品訴求：那么，基于這種場(chǎng)景，就需要一個(gè)系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行集中的批量采購(gòu)，采購(gòu)老師只需要選擇需要采購(gòu)的圖書(shū)，確認(rèn)收獲信息、物流信息、發(fā)貨清單等信息就可提交采購(gòu)單了，費(fèi)用問(wèn)題通過(guò)集團(tuán)內(nèi)部賬戶對(duì)接扣款和劃撥即可。

該場(chǎng)景的需求業(yè)務(wù)流程圖如下：

2. 代發(fā)采購(gòu)（2C場(chǎng)景的采購(gòu)）

場(chǎng)景描述：由于集團(tuán)內(nèi)有些部門(mén)或分校等，會(huì)不定期舉辦一些有獎(jiǎng)贈(zèng)送的活動(dòng)，獎(jiǎng)品可能涉及圖書(shū)。

場(chǎng)景舉例：某次活動(dòng)有10000個(gè)用戶參加，其中100人獲獎(jiǎng)了，需要給獲獎(jiǎng)?wù)呙咳速?zèng)送一本《XXXXXX》的圖書(shū)作為獎(jiǎng)勵(lì)，那么該活動(dòng)組就需要分別給所處不同地點(diǎn)的100個(gè)用戶分別各寄送1本圖書(shū)?；谶@樣的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，操作起來(lái)就非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力，如果活動(dòng)人數(shù)更大的話，就幾乎不能靠人工實(shí)現(xiàn)。

產(chǎn)品訴求：如果能有一個(gè)針對(duì)該種情況或者類似情況的系統(tǒng)，從技術(shù)角度實(shí)現(xiàn)該功能，就能極大地節(jié)省人力物力，提高效率，且數(shù)據(jù)可儲(chǔ)存、復(fù)用、沉淀，便于記錄和追溯。

該場(chǎng)景的需求業(yè)務(wù)流程圖如下：

三、競(jìng)品分析

本需求主要是內(nèi)部采購(gòu)業(yè)務(wù)需求，結(jié)合電商以及審批流程進(jìn)行產(chǎn)品方案設(shè)計(jì)。暫未有明確的競(jìng)品。

四、項(xiàng)目目標(biāo)

在現(xiàn)有需求的基礎(chǔ)上，我們對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行了長(zhǎng)期的，分階段的規(guī)劃，主要分為四個(gè)階段。前三個(gè)階段，主要聚焦在產(chǎn)品的內(nèi)部應(yīng)用，滿足集團(tuán)2B2C的采購(gòu)需求。從圖書(shū)采購(gòu)，逐漸拓展到其他品類的采購(gòu)。長(zhǎng)期來(lái)看，是希望能達(dá)到采購(gòu)系統(tǒng)平臺(tái)化，商業(yè)化的目的，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的自盈利，自增長(zhǎng)。

1. 一期階段

• 在1個(gè)月內(nèi)完成集采系統(tǒng)MVP的版本的方案PRD落地、需求評(píng)審、UI設(shè)計(jì)和評(píng)審、前后端開(kāi)發(fā)、聯(lián)調(diào)、產(chǎn)品測(cè)試、驗(yàn)收和上線；
• 為后續(xù)產(chǎn)品的有序迭代打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；
• 跑通業(yè)務(wù)場(chǎng)景，滿足運(yùn)營(yíng)訴求，當(dāng)前千萬(wàn)級(jí)的GMV業(yè)務(wù)覆蓋率超30%；

2. 二期階段

• 希望通過(guò)在線化系統(tǒng)提升運(yùn)營(yíng)效能、減少財(cái)務(wù)的工作量、增加交易的安全性，并避免誤操作；
• 當(dāng)前千萬(wàn)級(jí)的GMV業(yè)務(wù)覆蓋率100%；
• 徹底替代人工采購(gòu)操作，全部遷移線上化；

3. 三期階段

• 系統(tǒng)全流程打通，內(nèi)外部系統(tǒng)運(yùn)作更加敏捷順暢；
• 滿足更多業(yè)務(wù)場(chǎng)景，支持更多采購(gòu)需求，拓展到集團(tuán)的其他品類采購(gòu)；
• 預(yù)期帶來(lái)2～3倍的GMV增長(zhǎng)；

4. 長(zhǎng)期目標(biāo)

• 外購(gòu)系統(tǒng)平臺(tái)化，商業(yè)化，為更多外部小B業(yè)務(wù)的采購(gòu)提供支持；
• 實(shí)現(xiàn)采購(gòu)平臺(tái)的自盈利、自增長(zhǎng)。

五、產(chǎn)品方案

1. 業(yè)務(wù)流程梳理

面向我們的用戶，各分校在不同階段，都需要進(jìn)行圖書(shū)的采購(gòu)，主要有入倉(cāng)（集中入倉(cāng)再分發(fā)）和代發(fā)（一次性分發(fā)給用戶）兩種采購(gòu)模式。確定好采購(gòu)方案后，在集采系統(tǒng)進(jìn)行采購(gòu)操作，在這個(gè)過(guò)程中，需要通過(guò)集團(tuán)共享的通訊系統(tǒng)、商品庫(kù)、OMS、ERP、財(cái)務(wù)費(fèi)控系統(tǒng)、BPM審批流程等系統(tǒng)的交互和支持。

在完成采購(gòu)操作后，商品出庫(kù)，經(jīng)過(guò)物流的配送，用戶收貨確認(rèn)，并進(jìn)行系統(tǒng)結(jié)算。整個(gè)過(guò)程需要集團(tuán)審計(jì)的參與和監(jiān)控，全流程線上化。

總之，就是需要提供一個(gè)一站式的圖書(shū)采購(gòu)業(yè)務(wù)的PC商城。實(shí)現(xiàn)了全流程線上自動(dòng)化，省人耗、提效能、降風(fēng)險(xiǎn)、重?cái)?shù)據(jù)，使采購(gòu)業(yè)務(wù)高效安全。
此處的用戶包含：

• 學(xué)生：獲得學(xué)習(xí)資料；
• 家長(zhǎng)：為學(xué)生的學(xué)習(xí)和效果買(mǎi)單，對(duì)該類用戶，主要是提升其滿意度；
• 老師：教學(xué)支持，需要教輔圖書(shū)、教具、文具等。

此處的分校包含，但不限于：培優(yōu)、網(wǎng)校、小猴、集團(tuán)客服團(tuán)隊(duì)等。

業(yè)務(wù)流程圖如下：

根據(jù)該業(yè)務(wù)流程，可以分析得出產(chǎn)品的產(chǎn)品邏輯流程如下，主要分為：

1. 選購(gòu)階段
2. 審批階段
3. 發(fā)貨出庫(kù)
4. 物流收貨
5. 費(fèi)控結(jié)算

2. 用戶畫(huà)像分析

根據(jù)用戶心聲和需求場(chǎng)景的洞察得出，集采系統(tǒng)面向的典型用戶畫(huà)像，可以描述如下：

集采系統(tǒng)面向的用戶可以抽象提取為集體畫(huà)像，描述如下：

3. 角色交互關(guān)系

該系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中，主要涉及的角色有：

• 業(yè)務(wù)員角色：負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)洽談、采購(gòu)咨詢、客服等；
• 采購(gòu)員角色：通過(guò)集采系統(tǒng)進(jìn)行采購(gòu)操作；
• 采購(gòu)上級(jí)角色：審批采購(gòu)行為；
• 業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)角色：審批采購(gòu)行為；
• 庫(kù)房角色：收發(fā)貨、出入庫(kù)等；
• 使用者角色：收貨、反饋、評(píng)價(jià)、使用采購(gòu)物品；
• 財(cái)務(wù)角色：結(jié)算；

以一次典型的采購(gòu)操作為軸線，各角色前后互動(dòng)形成了一個(gè)互動(dòng)網(wǎng)絡(luò)，繪圖如下：

4. 產(chǎn)品系統(tǒng)構(gòu)架圖

在流程梳理清楚，產(chǎn)品邏輯構(gòu)建完成后，產(chǎn)品前后臺(tái)的架構(gòu)關(guān)系已經(jīng)躍然紙上了，是指導(dǎo)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的重要工程文件，如下：

5. 產(chǎn)品范圍

1）集采系統(tǒng)-PC端商城

PC商城提供全流程采購(gòu)服務(wù)，包括：瀏覽檢索商品、加入購(gòu)物車、購(gòu)物車管理、下單、確認(rèn)信息、審批、訂單管理、審批管理、結(jié)算確認(rèn)等。

2）集采系統(tǒng)-管理后臺(tái)

• 商品庫(kù)管理
• 價(jià)格管理
• 訂單管理
• 財(cái)務(wù)對(duì)接
• 審批管理
• 用戶管理
• 用戶分析
• 采購(gòu)分析
• 數(shù)據(jù)中心
• 交易管理
• 庫(kù)存預(yù)警
• 角色與權(quán)限管理
• 通用數(shù)據(jù)管理

3）對(duì)接的第三方系統(tǒng)

①集團(tuán)用戶中心

該對(duì)接主要用于真實(shí)身份的登錄和驗(yàn)證；

需要統(tǒng)一通過(guò)有效方式登錄，需要獲取用戶相關(guān)數(shù)據(jù)；

數(shù)據(jù)維度：真實(shí)姓名、工號(hào)、郵箱、部門(mén)等。

②集團(tuán)發(fā)票管理系統(tǒng)

集采系統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，提供正規(guī)的增值稅普通發(fā)票，需要分校老師提供其所在公司主體、稅號(hào)、開(kāi)戶行、電話、地址等信息；

為了更快捷安全地輸入發(fā)票信息，采用系統(tǒng)對(duì)接的方式，集采系統(tǒng)提供集團(tuán)所有收錄的開(kāi)發(fā)票信息；

采購(gòu)員進(jìn)行選擇即可。

③集團(tuán)費(fèi)控中心

分校采購(gòu)，不需要支付現(xiàn)金，通過(guò)內(nèi)部財(cái)務(wù)結(jié)算；

內(nèi)部結(jié)算對(duì)快捷的方式就是對(duì)接費(fèi)控系統(tǒng)，將費(fèi)控單據(jù)作為支付憑證，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部打款和結(jié)算；

采購(gòu)員需要在采購(gòu)之前，創(chuàng)建費(fèi)控單據(jù)，在采購(gòu)時(shí)，選擇對(duì)應(yīng)的費(fèi)控單據(jù)即可；

費(fèi)控單據(jù)后續(xù)的審批流程，在集采系統(tǒng)持續(xù)更新。

④集團(tuán)通知助手

集采系統(tǒng)的審批流程，可通過(guò)集團(tuán)助手消息推送的形式實(shí)現(xiàn)；

審批方收到消息，點(diǎn)擊詳情，即可跳轉(zhuǎn)到系統(tǒng)的審批頁(yè)面。

六、 需求詳情

需求詳情涉及企業(yè)產(chǎn)品，這里做簡(jiǎn)要處理，僅展示主要的節(jié)點(diǎn)的相關(guān)方案圖，請(qǐng)理解。

1. 用戶端

1）登錄：通過(guò)集團(tuán)賬號(hào)掃描或者賬號(hào)密碼登錄

2）選擇采購(gòu)模式

3）瀏覽商品

4）功能頁(yè)–商品詳展示+加入購(gòu)物車

5）功能頁(yè)-購(gòu)物車管理

6）采購(gòu)單確認(rèn)頁(yè)（入倉(cāng)采購(gòu)）

7）審批流

8）費(fèi)控對(duì)接

2. 后臺(tái)系統(tǒng)

1）商品管理

2）采購(gòu)單管理

3）審批管理

七、 項(xiàng)目成果

1. 產(chǎn)品展示

從MVP版本開(kāi)始，在2年時(shí)間內(nèi)，陸續(xù)完成了30多個(gè)版本的迭代，基本實(shí)現(xiàn)了前兩期的目標(biāo)。

2. 成果數(shù)據(jù)

• 從0~1產(chǎn)出web端圖書(shū)采購(gòu)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)選購(gòu)、下單、審批、發(fā)貨和結(jié)算的全流程自動(dòng)化，整體人效提升90%以上；
• 1個(gè)月發(fā)布MVP，3個(gè)月跑業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程規(guī)范化、透明化、數(shù)據(jù)合規(guī)化，累計(jì)GMV超2000W。

3. 提效數(shù)據(jù)

具體來(lái)看，整個(gè)采購(gòu)的階段可分為4個(gè)環(huán)節(jié)，那么在各個(gè)流程中，我們都能看到明顯的效果提升。

1、咨詢選品環(huán)節(jié)：從原來(lái)的5~7天，提升到2小時(shí)；

2、下單環(huán)節(jié)：從原來(lái)的半天，提升到5分鐘；

3、收貨結(jié)算環(huán)節(jié)：從原來(lái)的5天，提升到10分鐘；

4、回款環(huán)節(jié)：從原來(lái)的30天，提升到1天。

整體而言，集采系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)：

• 使得圖書(shū)采購(gòu)的業(yè)務(wù)效率提升了數(shù)倍，并釋放大量的人工重復(fù)勞動(dòng)；
• 財(cái)務(wù)流程外顯化、合規(guī)化，使得采購(gòu)業(yè)務(wù)更加可持續(xù)發(fā)展；
• 采購(gòu)操作數(shù)據(jù)、訂單數(shù)據(jù)等都能永久留存在線上更持久，方便集團(tuán)的內(nèi)審內(nèi)控進(jìn)行監(jiān)督和管理。

八、總結(jié)

本文整體復(fù)盤(pán)了一款集中采購(gòu)系統(tǒng)。從用戶心聲出發(fā)，分析需求場(chǎng)景，制定了產(chǎn)品的階段性目標(biāo)。產(chǎn)品方案的梳理，從業(yè)務(wù)流程開(kāi)始，分析了用戶畫(huà)像，角色關(guān)系，并給出了詳細(xì)的產(chǎn)品架構(gòu)圖，明確了產(chǎn)品范圍，以幫助產(chǎn)品落地開(kāi)發(fā)。

作為產(chǎn)品開(kāi)發(fā)必要的文件，本文也給讀者展示了客戶端和后臺(tái)系統(tǒng)的需求節(jié)點(diǎn)的詳情。

最后，從產(chǎn)品和數(shù)據(jù)等維度，展示了產(chǎn)品成果。

希望，對(duì)從事和學(xué)習(xí)相關(guān)產(chǎn)品的同仁有啟發(fā)。