當(dāng)一個系統(tǒng)的內(nèi)部分校業(yè)務(wù)越來越多，而且都是小量的零散訂單，這時需要花費大量人力來做重復(fù)性流程工作。從這個方面，如何設(shè)計集采系統(tǒng)，讓它提高效率呢？本文作者對此進行了分析，一起來看一下吧。

一、項目背景

1. 用戶心聲

我們的內(nèi)部分校業(yè)務(wù)越來越多，而且都是小量的零散訂單，要花大量人力來做很多重復(fù)性流程性工作，希望這套產(chǎn)品能解決的問題：

1）不用再人工一單一單發(fā)貨，讓分?？蛻糇约喝ハ到y(tǒng)下單，自動連接C端ERP和B端ERP系統(tǒng)發(fā)貨，客戶還可看到快遞信息，運營伙伴就可以把更多的時間用于前端業(yè)務(wù)拓展和服務(wù)客戶上，效率可以大大地提升；

2）客戶下單、上級確認(rèn)、訂單確認(rèn)和成本中心確認(rèn)等全程線上化，這也可以大大節(jié)省財務(wù)老師的工作流程；

3）以前我們只能接分校的ToB訂單，即只能物流發(fā)給分校。但還有一個業(yè)務(wù)場景，分校很多部門沒有倉儲和發(fā)貨能力，希望我們來代發(fā)貨，之前我們靠人力是無法支持這種toC代發(fā)采購的訂單的，如果有了這個系統(tǒng)，這一部分業(yè)務(wù)也可以承接了，能真正實現(xiàn)供應(yīng)鏈集成復(fù)用，并能給更多兄弟事業(yè)部賦能。

需求小結(jié)：

• 分校運營團隊需集中采購圖書
• 采購過程人工操作，費時費力，成本高，易出錯
• 集團要求，內(nèi)部采購需真實打款，財務(wù)透明化
• 需符合“審計”對過程合規(guī)性的稽查

產(chǎn)品預(yù)期：

• 快速下單，一鍵審批，全流程線上化
• 數(shù)據(jù)安全、可視化
• 系統(tǒng)聯(lián)動，流程打通，信息透明，合法合規(guī)

2. 現(xiàn)狀分析

根據(jù)用戶心聲的描述，對現(xiàn)有問題，可以歸納為以下兩種訴求：

1）入倉采購訴求

目前運營老師一個月需要洽談入倉采購內(nèi)部合作金額高達200多萬，但是每次進行下單、訂單跟進、結(jié)算都是線下完成，需要運營老師自己去ERP系統(tǒng)查庫存，再反饋給采購方，整個流程耗時較長，后期數(shù)據(jù)不好追溯，數(shù)據(jù)無法長期沉淀。

2）代發(fā)采購訴求

目前代發(fā)采購有很多的需求，但是因為代發(fā)采購需要去C端ERP系統(tǒng)手工下單，洽談一次合作可能需要購買4000本書，但是每一本書都是不同的收貨人，運營老師沒有人力手動去下4000個訂單，并且跟蹤和反饋這批訂單的難度極大。

二、需求分析

1. 入倉采購（2B場景的采購）

場景描述：集團的各個分校，在教學(xué)的過程中，可能需要采購品牌圖書。

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場景舉例：某個分校，在暑假期間，為了給學(xué)員進行強化訓(xùn)練，需要集中采購10000本《XXXXXX》的圖書。這種情況下，是很難通過電商渠道的圖書商城進行購買的，而且，這筆購書費用不能讓采購老師自己掏腰包，需要走分校的“集團內(nèi)部財務(wù)賬戶“進行統(tǒng)一的結(jié)算。

產(chǎn)品訴求：那么，基于這種場景，就需要一個系統(tǒng)來進行集中的批量采購，采購老師只需要選擇需要采購的圖書，確認(rèn)收獲信息、物流信息、發(fā)貨清單等信息就可提交采購單了，費用問題通過集團內(nèi)部賬戶對接扣款和劃撥即可。

該場景的需求業(yè)務(wù)流程圖如下：

2. 代發(fā)采購（2C場景的采購）

場景描述：由于集團內(nèi)有些部門或分校等，會不定期舉辦一些有獎贈送的活動，獎品可能涉及圖書。

場景舉例：某次活動有10000個用戶參加，其中100人獲獎了，需要給獲獎?wù)呙咳速浰鸵槐尽禭XXXXX》的圖書作為獎勵，那么該活動組就需要分別給所處不同地點的100個用戶分別各寄送1本圖書。基于這樣的業(yè)務(wù)場景，操作起來就非常費時費力，如果活動人數(shù)更大的話，就幾乎不能靠人工實現(xiàn)。

產(chǎn)品訴求：如果能有一個針對該種情況或者類似情況的系統(tǒng)，從技術(shù)角度實現(xiàn)該功能，就能極大地節(jié)省人力物力，提高效率，且數(shù)據(jù)可儲存、復(fù)用、沉淀，便于記錄和追溯。

該場景的需求業(yè)務(wù)流程圖如下：

三、競品分析

本需求主要是內(nèi)部采購業(yè)務(wù)需求，結(jié)合電商以及審批流程進行產(chǎn)品方案設(shè)計。暫未有明確的競品。

四、項目目標(biāo)

在現(xiàn)有需求的基礎(chǔ)上，我們對產(chǎn)品進行了長期的，分階段的規(guī)劃，主要分為四個階段。前三個階段，主要聚焦在產(chǎn)品的內(nèi)部應(yīng)用，滿足集團2B2C的采購需求。從圖書采購，逐漸拓展到其他品類的采購。長期來看，是希望能達到采購系統(tǒng)平臺化，商業(yè)化的目的，實現(xiàn)系統(tǒng)的自盈利，自增長。

1. 一期階段

• 在1個月內(nèi)完成集采系統(tǒng)MVP的版本的方案PRD落地、需求評審、UI設(shè)計和評審、前后端開發(fā)、聯(lián)調(diào)、產(chǎn)品測試、驗收和上線；
• 為后續(xù)產(chǎn)品的有序迭代打下堅實的基礎(chǔ)；
• 跑通業(yè)務(wù)場景，滿足運營訴求，當(dāng)前千萬級的GMV業(yè)務(wù)覆蓋率超30%；

2. 二期階段

• 希望通過在線化系統(tǒng)提升運營效能、減少財務(wù)的工作量、增加交易的安全性，并避免誤操作；
• 當(dāng)前千萬級的GMV業(yè)務(wù)覆蓋率100%；
• 徹底替代人工采購操作，全部遷移線上化；

3. 三期階段

• 系統(tǒng)全流程打通，內(nèi)外部系統(tǒng)運作更加敏捷順暢；
• 滿足更多業(yè)務(wù)場景，支持更多采購需求，拓展到集團的其他品類采購；
• 預(yù)期帶來2～3倍的GMV增長；

4. 長期目標(biāo)

• 外購系統(tǒng)平臺化，商業(yè)化，為更多外部小B業(yè)務(wù)的采購提供支持；
• 實現(xiàn)采購平臺的自盈利、自增長。

五、產(chǎn)品方案

1. 業(yè)務(wù)流程梳理

面向我們的用戶，各分校在不同階段，都需要進行圖書的采購，主要有入倉（集中入倉再分發(fā)）和代發(fā)（一次性分發(fā)給用戶）兩種采購模式。確定好采購方案后，在集采系統(tǒng)進行采購操作，在這個過程中，需要通過集團共享的通訊系統(tǒng)、商品庫、OMS、ERP、財務(wù)費控系統(tǒng)、BPM審批流程等系統(tǒng)的交互和支持。

在完成采購操作后，商品出庫，經(jīng)過物流的配送，用戶收貨確認(rèn)，并進行系統(tǒng)結(jié)算。整個過程需要集團審計的參與和監(jiān)控，全流程線上化。

總之，就是需要提供一個一站式的圖書采購業(yè)務(wù)的PC商城。實現(xiàn)了全流程線上自動化，省人耗、提效能、降風(fēng)險、重數(shù)據(jù)，使采購業(yè)務(wù)高效安全。
此處的用戶包含：

• 學(xué)生：獲得學(xué)習(xí)資料；
• 家長：為學(xué)生的學(xué)習(xí)和效果買單，對該類用戶，主要是提升其滿意度；
• 老師：教學(xué)支持，需要教輔圖書、教具、文具等。

此處的分校包含，但不限于：培優(yōu)、網(wǎng)校、小猴、集團客服團隊等。

業(yè)務(wù)流程圖如下：

根據(jù)該業(yè)務(wù)流程，可以分析得出產(chǎn)品的產(chǎn)品邏輯流程如下，主要分為：

1. 選購階段
2. 審批階段
3. 發(fā)貨出庫
4. 物流收貨
5. 費控結(jié)算

2. 用戶畫像分析

根據(jù)用戶心聲和需求場景的洞察得出，集采系統(tǒng)面向的典型用戶畫像，可以描述如下：

集采系統(tǒng)面向的用戶可以抽象提取為集體畫像，描述如下：

3. 角色交互關(guān)系

該系統(tǒng)運營的過程中，主要涉及的角色有：

• 業(yè)務(wù)員角色：負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)洽談、采購咨詢、客服等；
• 采購員角色：通過集采系統(tǒng)進行采購操作；
• 采購上級角色：審批采購行為；
• 業(yè)務(wù)運營角色：審批采購行為；
• 庫房角色：收發(fā)貨、出入庫等；
• 使用者角色：收貨、反饋、評價、使用采購物品；
• 財務(wù)角色：結(jié)算；

以一次典型的采購操作為軸線，各角色前后互動形成了一個互動網(wǎng)絡(luò)，繪圖如下：

4. 產(chǎn)品系統(tǒng)構(gòu)架圖

在流程梳理清楚，產(chǎn)品邏輯構(gòu)建完成后，產(chǎn)品前后臺的架構(gòu)關(guān)系已經(jīng)躍然紙上了，是指導(dǎo)產(chǎn)品開發(fā)的重要工程文件，如下：

5. 產(chǎn)品范圍

1）集采系統(tǒng)-PC端商城

PC商城提供全流程采購服務(wù)，包括：瀏覽檢索商品、加入購物車、購物車管理、下單、確認(rèn)信息、審批、訂單管理、審批管理、結(jié)算確認(rèn)等。

2）集采系統(tǒng)-管理后臺

• 商品庫管理
• 價格管理
• 訂單管理
• 財務(wù)對接
• 審批管理
• 用戶管理
• 用戶分析
• 采購分析
• 數(shù)據(jù)中心
• 交易管理
• 庫存預(yù)警
• 角色與權(quán)限管理
• 通用數(shù)據(jù)管理

3）對接的第三方系統(tǒng)

①集團用戶中心

該對接主要用于真實身份的登錄和驗證；

需要統(tǒng)一通過有效方式登錄，需要獲取用戶相關(guān)數(shù)據(jù)；

數(shù)據(jù)維度：真實姓名、工號、郵箱、部門等。

②集團發(fā)票管理系統(tǒng)

集采系統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)，提供正規(guī)的增值稅普通發(fā)票，需要分校老師提供其所在公司主體、稅號、開戶行、電話、地址等信息；

為了更快捷安全地輸入發(fā)票信息，采用系統(tǒng)對接的方式，集采系統(tǒng)提供集團所有收錄的開發(fā)票信息；

采購員進行選擇即可。

③集團費控中心

分校采購，不需要支付現(xiàn)金，通過內(nèi)部財務(wù)結(jié)算；

內(nèi)部結(jié)算對快捷的方式就是對接費控系統(tǒng)，將費控單據(jù)作為支付憑證，實現(xiàn)內(nèi)部打款和結(jié)算；

采購員需要在采購之前，創(chuàng)建費控單據(jù)，在采購時，選擇對應(yīng)的費控單據(jù)即可；

費控單據(jù)后續(xù)的審批流程，在集采系統(tǒng)持續(xù)更新。

④集團通知助手

集采系統(tǒng)的審批流程，可通過集團助手消息推送的形式實現(xiàn)；

審批方收到消息，點擊詳情，即可跳轉(zhuǎn)到系統(tǒng)的審批頁面。

六、 需求詳情

需求詳情涉及企業(yè)產(chǎn)品，這里做簡要處理，僅展示主要的節(jié)點的相關(guān)方案圖，請理解。

1. 用戶端

1）登錄：通過集團賬號掃描或者賬號密碼登錄

2）選擇采購模式

3）瀏覽商品

4）功能頁–商品詳展示+加入購物車

5）功能頁-購物車管理

6）采購單確認(rèn)頁（入倉采購）

7）審批流

8）費控對接

2. 后臺系統(tǒng)

1）商品管理

2）采購單管理

3）審批管理

七、 項目成果

1. 產(chǎn)品展示

從MVP版本開始，在2年時間內(nèi)，陸續(xù)完成了30多個版本的迭代，基本實現(xiàn)了前兩期的目標(biāo)。

2. 成果數(shù)據(jù)

• 從0~1產(chǎn)出web端圖書采購平臺，實現(xiàn)選購、下單、審批、發(fā)貨和結(jié)算的全流程自動化，整體人效提升90%以上；
• 1個月發(fā)布MVP，3個月跑業(yè)務(wù)，實現(xiàn)采購流程規(guī)范化、透明化、數(shù)據(jù)合規(guī)化，累計GMV超2000W。

3. 提效數(shù)據(jù)

具體來看，整個采購的階段可分為4個環(huán)節(jié)，那么在各個流程中，我們都能看到明顯的效果提升。

1、咨詢選品環(huán)節(jié)：從原來的5~7天，提升到2小時；

2、下單環(huán)節(jié)：從原來的半天，提升到5分鐘；

3、收貨結(jié)算環(huán)節(jié)：從原來的5天，提升到10分鐘；

4、回款環(huán)節(jié)：從原來的30天，提升到1天。

整體而言，集采系統(tǒng)的設(shè)計和開發(fā)：

• 使得圖書采購的業(yè)務(wù)效率提升了數(shù)倍，并釋放大量的人工重復(fù)勞動；
• 財務(wù)流程外顯化、合規(guī)化，使得采購業(yè)務(wù)更加可持續(xù)發(fā)展；
• 采購操作數(shù)據(jù)、訂單數(shù)據(jù)等都能永久留存在線上更持久，方便集團的內(nèi)審內(nèi)控進行監(jiān)督和管理。

八、總結(jié)

本文整體復(fù)盤了一款集中采購系統(tǒng)。從用戶心聲出發(fā)，分析需求場景，制定了產(chǎn)品的階段性目標(biāo)。產(chǎn)品方案的梳理，從業(yè)務(wù)流程開始，分析了用戶畫像，角色關(guān)系，并給出了詳細(xì)的產(chǎn)品架構(gòu)圖，明確了產(chǎn)品范圍，以幫助產(chǎn)品落地開發(fā)。

作為產(chǎn)品開發(fā)必要的文件，本文也給讀者展示了客戶端和后臺系統(tǒng)的需求節(jié)點的詳情。

最后，從產(chǎn)品和數(shù)據(jù)等維度，展示了產(chǎn)品成果。

希望，對從事和學(xué)習(xí)相關(guān)產(chǎn)品的同仁有啟發(fā)。