在零售行業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，采購結(jié)算系統(tǒng)作為財務與供應鏈管理的關鍵紐帶，其重要性日益凸顯。本文將深入探討零售行業(yè)采購結(jié)算系統(tǒng)的設計理念與核心能力，分析其在業(yè)財一體化中的定位，以及如何通過三單匹配、自動化處理和異常處理等功能，提升采購結(jié)算的效率與準確性。

在零售行業(yè)，采購結(jié)算系統(tǒng)（Procurement Settlement System）是財務系統(tǒng)和供應鏈系統(tǒng)中，均不可或缺的一環(huán)。隨著零售業(yè)務的快速發(fā)展及其帶動相關供應鏈企業(yè)共同壯大，對采購結(jié)算系統(tǒng)的準確性、及時性和自動化要求越來越高。

本位(上篇)將圍繞采購結(jié)算系統(tǒng)的目標、定位、核心能力、上下游系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互一一敘述。

01 采購結(jié)算系統(tǒng)的目標

目標，簡言之就是“要實現(xiàn)什么”，那我們來看看采購結(jié)算系統(tǒng)要實現(xiàn)什么，一般定義上，采購結(jié)算系統(tǒng)就是要實現(xiàn)“理清與供應商之間‘錢’的事”。

這里的“錢”，主要包含三類：即商品的貨款、供應商或?qū)I(yè)運輸商提供的運輸服務費、供應商應承擔的商品促銷扣款和返利費用。

如何“理清”呢，按上述三類“錢”繼續(xù)拆解：

1. 商品的貨款：即買了多少貨、實際到了多少貨、退了多少貨、貨物單價是多少、最終應付貨款多少錢；
2. 貨物從供應商倉庫運到零售企業(yè)倉庫運費多少錢、供應商/運輸商幫助零售企業(yè)各個倉調(diào)撥運費多少錢和零售企業(yè)倉到店運費多少錢(這里特指“不包郵”情況)；
3. 哪些商品有供應商承擔的促銷，并從貨款中對應的扣除，哪些商品與供應商合同約定了，賣了多少給多少返利。

02 采購結(jié)算系統(tǒng)的定位

1、大供應鏈中的業(yè)財橋梁

采購結(jié)算系統(tǒng)是零售企業(yè)供應鏈管理與財務管理之間的紐帶。它負責處理從供應商采購商品或服務(運費)的全流程數(shù)據(jù)，包括承接采購訂單和庫存到貨/退貨數(shù)據(jù)、發(fā)票核銷到最終付款，確保供應鏈環(huán)節(jié)的財務信息準確流轉(zhuǎn)到財務系統(tǒng)中。

2、采購費用的結(jié)算和核算

該系統(tǒng)的第二個核心定位是實現(xiàn)采購貨款的結(jié)算，供應商促銷費用、返利費用的結(jié)算，以及對應的賬務處理。

注：部分大型(連鎖)零售企業(yè)有獨立的返利結(jié)算系統(tǒng)，此處把返利結(jié)算統(tǒng)一歸納到采購結(jié)算系統(tǒng)中，不單獨拆開。后續(xù)單寫一篇返利結(jié)算系統(tǒng)的介紹。

03 采購結(jié)算系統(tǒng)的核心能力

1、三單匹配能力

采購結(jié)算系統(tǒng)的核心在于實現(xiàn)采購訂單（PO）、收貨單據(jù)（GRN）和供應商發(fā)票（Invoice）的“三單匹配”。這種能力確保每筆采購交易的數(shù)據(jù)一致性，防止多付、少付或錯付的情況發(fā)生，同時減少人工核對的工作量，提高效率。

2、自動化處理能力

系統(tǒng)能夠自動化處理從采購申請到付款的流程，包括訂單接收、自動對賬、發(fā)票采集、發(fā)票核銷、異常檢測處理和支付請求生成。通過規(guī)則引擎和預設條件（如付款條款、折扣政策），減少手動干預，提升結(jié)算速度和準確性。同時，系統(tǒng)應集成相關服務，完成對供應商電子發(fā)票的讀取能力、紙質(zhì)發(fā)票的識別能力，識別出結(jié)構化信息來自動完成標準發(fā)票核銷。

3、異常處理與糾錯能力

在采購結(jié)算中，異常情況（如發(fā)票金額不符、貨物短缺）在所難免。系統(tǒng)的核心能力在于快速識別異常、提供預警，并支持異常數(shù)據(jù)的調(diào)整、部分核銷及對應的審批流程，確保問題及時解決，不影響整體結(jié)算進度。

04 采購結(jié)算系統(tǒng)上下游系統(tǒng)業(yè)務交互

1、上游：

采購管理系統(tǒng)：獲取采購訂單（PO）的相關信息，包括訂單基本信息、供應商信息、商品信息、財務信息、物流信息等。

庫存管理系統(tǒng)：獲取采購訂單（PO）的實際到貨數(shù)據(jù)，包括收貨信息、驗收狀態(tài)、費用信息、異常記錄（實際差異）等

供應商主數(shù)據(jù)：獲取供應商賬期、付款條件、供應商財務信息等。

2、下游：

財務總賬模塊（含記賬引擎）：包括應付暫估、暫估轉(zhuǎn)應付賬款、預付賬款等相關業(yè)務的賬務處理。

稅務平臺：發(fā)票檢驗后，采集到的進項數(shù)據(jù)，按稅率整理合并后同步給稅務平臺，進行稅務處理

資金中心（司庫）：發(fā)票檢驗完成后按供應商賬期推送付款指令；預付款的采購，直接推送付款指令。