文章對發(fā)票產(chǎn)品相關(guān)功能進行了系統(tǒng)的分析，希望通過此文能夠加深你對發(fā)票產(chǎn)品的認識。

發(fā)票的作廢與紅沖在傳統(tǒng)財務工作中是屬于互補的行為，當開具的發(fā)票由于一些原因需要廢棄時，先考慮是否可以將發(fā)票通過作廢的方式廢棄，如果無法通過作廢方式廢棄，財務會選擇通過紅沖的方式再開具一張錯誤的負數(shù)發(fā)票，使兩張發(fā)票進行抵減沖銷為0。

我們可以通過下面的小例子了解財務什么時候?qū)l(fā)票作廢，什么時候?qū)l(fā)票進行紅沖：

小王是公司的一名采購員，2020年1月10日他去商店為公司采購50個蘋果花了100元。小王將公司名稱、稅號給商店店員索要發(fā)票。商店在2020年1月15日開具了一張增值稅普通發(fā)票交付給小王。

但是小王回到公司向財務申請采購款未能通過審核，財務解釋不通過的理由是因為這張發(fā)票將公司的稅號開錯了，需要小王拿到開具內(nèi)容是正確的發(fā)票才能通過采購款申請。

于是小王在1月20日拿著開錯的發(fā)票找到商店反映了發(fā)票開錯的問題，并將錯誤發(fā)票和公司資料重新交給了店員。

1月25日商店財務拿著這張開錯的發(fā)票，在開票軟件上通過搜索已開發(fā)票列表找到了與這張發(fā)票票號一致的發(fā)票，將這張發(fā)票在開票軟件上點擊“作廢”后，準備了一張新的空白的發(fā)票，將小王重新給的公司資料逐一填寫在了開票軟件中，開具一張新發(fā)票給小王。

假如商店財務由于工作繁忙，沒有在1月份處理這張開錯的發(fā)票，而是在1月以后的月份處理這張發(fā)票，那么廢棄這張錯誤發(fā)票的操作流程就會有變化：

財務先打開開票軟件，在開票軟件中點擊“紅沖”功能，將錯誤發(fā)票的發(fā)票代碼及發(fā)票號碼輸入進去，同時準備好空白發(fā)票，將負數(shù)發(fā)票放入打印機中打印出來。

再準備好一張新的空白的發(fā)票，將小王重新給的公司資料逐一填寫在開票軟件開具一張新發(fā)票給小王。

上面的例子我們可以大概了解到，當發(fā)票開具錯誤時，需要判斷錯誤發(fā)票的開具時間選擇廢棄發(fā)票的方式：

1. 本月開錯的發(fā)票，廢棄發(fā)票是將開錯的發(fā)票直接進行作廢；
2. 跨月開錯的發(fā)票，無法通過作廢來廢棄發(fā)票，是將錯誤發(fā)票通過紅沖功能再開具一張負數(shù)的錯誤發(fā)票進行紅沖，使正負發(fā)票相抵減為0；

傳統(tǒng)財務作廢/紅沖的工作流程簡單但繁瑣：一張發(fā)票跑完作廢/紅沖流程大概需要用時2-5分鐘，如果作廢/紅沖的發(fā)票后還有重開發(fā)票的需求時，就會再進行開票流程，雖然處理流程簡單，但是需求多的時候，這項基礎工作財務可能就需要忙活至少要小1個小時。

如果公司線上發(fā)票管理平臺可以自動作廢/紅沖發(fā)票，可以讓財務節(jié)省大量工作時間，將精力放到公司更值得思考的財務問題的解決辦法和財務分析的工作上。

下面就聊聊關(guān)于發(fā)票的作廢與紅沖的作用和它們的使用場景。

發(fā)票的作廢與紅沖

當買家退貨或商家開具的發(fā)票有誤，買家要求修改發(fā)票類型或發(fā)票信息時，商家財務需要對原來已經(jīng)為買家開具的藍字發(fā)票進行作廢或紅沖的處理。

藍字發(fā)票就是買家最開始收到的發(fā)票，是正數(shù)發(fā)票紅字發(fā)票就是經(jīng)過判斷無法作廢，需要紅沖時，開具的負數(shù)發(fā)票

當發(fā)票開具有誤時需要進行紅沖/作廢的原因是買方無法通過財務審核流程，因為買方請款的公司無法將信息有誤的發(fā)票進行入賬處理。

而退貨進行紅沖和作廢處理原因是，因為此時開票系統(tǒng)已經(jīng)開出了該貨物的增值稅發(fā)票，意味著需要向稅局繳納對應增值稅金額的稅款，而實際上買方進行了退貨退款，紅沖/作廢發(fā)票是為了向稅局傳遞該貨物商家沒賣出去的信息，不用繳納該商品的增值稅。

如果退貨的商品財務不做紅沖/作廢的處理，企業(yè)就需要將未銷售出去但是已經(jīng)開具增值稅發(fā)票的稅金交給稅局，因為稅局是看銷項發(fā)票確認增值稅的。對于公司來說就是一筆損失。

發(fā)票的作廢發(fā)票作廢是指在開票當月，所開發(fā)票與實際需求的發(fā)票信息不符,可以將其作廢,然后重新開具正確發(fā)票信息的發(fā)票。

作廢的發(fā)票財務無法入賬，因為代表這張發(fā)票是廢棄的，不再具備銷售、成本、費用發(fā)票入賬的功能，在發(fā)票查驗系統(tǒng)中也不會查詢到。

發(fā)票的紅沖紅沖就是沖減的意思，紅沖發(fā)票就是開具一張與錯誤發(fā)票相同的紅字“負數(shù)”發(fā)票，將原藍字開具錯誤的發(fā)票沖回。

當遇到如下情況時發(fā)票需要紅沖：

1）增值稅專用發(fā)票（專票目前只有紙質(zhì)形式的發(fā)票）：

1. 專票是當月開具的，且購買方當月已經(jīng)認證了增值稅專用發(fā)票。此類發(fā)票需要進行紅沖處理，紅沖需開具紅字信息表對應進行紅沖操作。
2. 專票是跨月的，跨月的未認證增值稅專用發(fā)票也需進行紅沖，因為財務已經(jīng)抄報稅，稅金一般已經(jīng)解繳到國庫，需要開具紅字信息表進行紅沖。

2）跨月的增值稅普通發(fā)票，也需要進行紅沖，但不需要紅字信息表。

3）電子普通發(fā)票沒有作廢功能，如電子發(fā)票開具有誤，只能進行紅沖，重新開具正確發(fā)票信息即可。

發(fā)票管理平臺自動紅沖發(fā)票的場景

有些發(fā)票是可以進行自動紅沖的，有些發(fā)票無法自動紅沖，需要手工紅沖。

自動紅沖發(fā)票的前提是這個發(fā)票的發(fā)票類型是電子發(fā)票，之前就是自動開具出來的。

當退貨發(fā)生時，進入開票軟件的紅沖功能將發(fā)票代碼和發(fā)票號碼輸入，即可生成錯票內(nèi)容相同金額為負數(shù)的發(fā)票。這種場景的紅沖不用進行人工判斷。

當商家開具的發(fā)票類型是電子普通發(fā)票時，買家發(fā)生退貨，在退貨入庫時間節(jié)點會觸發(fā)電子發(fā)票自動紅沖。由于電子發(fā)票無法作廢，只能紅沖，所以在遇到不同的退貨類型的場景時處理如下：

1）如果是全部退貨，系統(tǒng)會將原開具的藍字電子發(fā)票自動紅沖；

2）如果是部分退貨，系統(tǒng)也會先將原開具的藍字電子發(fā)票自動紅沖，自動將未退貨的部分提交開票申請，人工/系統(tǒng)自動審核通過后（具體業(yè)務具體設計），推送航天金稅/百旺（發(fā)票供應商）開具一張新的藍字電子發(fā)票。

上面是電子發(fā)票關(guān)于退貨的處理，如果財務開具的是紙質(zhì)專用發(fā)票，當發(fā)生“部分退貨”時，可以通過紅字信息表進行部分紅沖。

打顆栗子：

還是那個小王，1月采購的50個蘋果商店開具的是增值稅專用發(fā)票，小王將發(fā)票交給公司財務，財務已經(jīng)在1月進行了增值稅發(fā)票的認證。但是小王1月份發(fā)現(xiàn)蘋果采購多了，需要退10個，經(jīng)與商店溝通，商店同意退貨。

商店在1月份處理部分退貨需要進行紅沖：

發(fā)票認證是指本企業(yè)購進用于在生產(chǎn)或在銷售的商品及原材料收到的增值稅專用發(fā)票，財務需要在發(fā)票驗證平臺通過輸入發(fā)票代碼和發(fā)票號驗證增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)的真假。認證通過的發(fā)票就可以抵扣稅款

即本月應交增值稅=本月銷項稅-進項稅

當月部分退貨但是增值稅發(fā)票已經(jīng)認證，需要購買方公司財務在增值稅開票系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》，銷售方憑稅務機關(guān)系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項負數(shù)開具，退多少,按實際退貨數(shù)量、金額進行開具。

如果還是那個小王，1月采購的50個蘋果商店開具的是增值稅專用發(fā)票，小王將發(fā)票交給公司財務，財務未進行增值稅發(fā)票的認證。

小王1月份發(fā)現(xiàn)蘋果采購多了，需要退10個，經(jīng)與商店溝通，商店同意退貨。

商店在2月份處理部分退貨也需要進行紅沖：

需要購買方公司財務在增值稅開票系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》，銷售方憑稅務機關(guān)系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項負數(shù)開具，退多少,按實際退貨數(shù)量、金額進行開具。

相比紙質(zhì)發(fā)票的財務流程，電子發(fā)票明顯便捷了很多，線上作廢/紅沖會切實起到節(jié)省財務工作時間的作用。

特殊情況當買家發(fā)生換貨，不建議電子發(fā)票系統(tǒng)自動紅沖，因為換貨是否需要紅沖是需要進行人工進行判斷的，具體原因如下：

1）如買方收到的貨物有質(zhì)量問題需要更換相同的商品，即使觸發(fā)了換貨流程，但是無需進行紅沖發(fā)票處理；

2）如買方收到的貨物與下單商品不一致，需要更換不同的商品時，此時需要財務人工處理：先查看之前開具的發(fā)票內(nèi)容開具的是下單的商品還是出庫的商品，判斷發(fā)票是否需要進行紅沖/作廢處理，如需要紅沖則人工進行紅沖處理，再手工重新開具正確的發(fā)票。

財務需要手工作廢/紅沖的場景

1. 藍字紙質(zhì)/電子發(fā)票是財務手工開具的，當發(fā)生退貨或是發(fā)票信息開具錯誤需要重開發(fā)票時。
2. 電子發(fā)票需要換成紙質(zhì)發(fā)票。

僅就電子發(fā)票申請紅沖的流程圖總結(jié)如下：

總結(jié)以上內(nèi)容是對發(fā)票作廢與紅沖，以及使用手工紅沖和自動紅沖場景做了大致的闡述，具體設計平臺發(fā)票管理中作廢/紅沖模塊還需要產(chǎn)品經(jīng)理結(jié)合具體的業(yè)務，與財務充分溝通理解公司的財務制度和規(guī)則后再設計具體流程。

作者：財務產(chǎn)品人；公眾號：財務產(chǎn)品人，我們一起交流

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