工欲善其事必先利其器，選好輔助工具對處理任務有極大好處。本篇文章詳細介紹了四個高效率、非常有用的工具，推薦想了解數(shù)字工具的同學閱讀。

不知不覺做自媒體有2.5年了，如果算上此前一直寫作時間，滿打滿算5年之久。

確切的說，我現(xiàn)在是一名還內(nèi)卷在圖文時代的自媒體人，專門研究心智思維、品牌營銷兩方面，日常會和許多人交流，如老板、高管、KOL等。

他們會分享經(jīng)驗，我會認真聆聽，并結合自我想法來處理這些信息；單純拿寫作這條線上的項目來說，我用過很多工具。

比如：

開始的印象筆記、到后來的Obsidian 和 Notion，我一直在嘗試搭建一個all in one的系統(tǒng)，但很快發(fā)現(xiàn)，對我這樣講究高效率，大規(guī)模處理內(nèi)容的人來說，有些冗余。

雖然有些工具包括項目、日程、文件管理，但組合起來并不好用。

就像，如何在工具中管理項目進展和每日筆記的關系？會議記錄應該寫日記里，還是項目筆記里？臨時想法，應該放在哪里？項目中各種附件怎么管理？有什么簡單的方法來查看每個項目的狀態(tài)？

最后，經(jīng)過無數(shù)努力，終于在一個筆記工具中設置整個流程后，我發(fā)現(xiàn)，每次打開它都需要很大的決心。終于有一天，我還是放棄了。

因此，解決這些問題的根本方法，是要搭建一個真正適合自己的數(shù)字文具“盒”工具。這個“盒子”必須能夠無負擔地幫助我將任務、文件、知識，甚至工作流程融合在一起。

于是，我想分享一下，我是如何利用Mac作為數(shù)字工具箱，構建工作流程的。

一、ToDo

我不是總忙碌的人，但似乎有一些小事需要處理。無論朋友一句話、還是客戶一些要求，如果不記錄下來，可能會忘記，這些看似微不足道的事情，卻關系到友情、工作和許多其他重要方面。

提起Todo，人們往往會提到OminiFocus和Things 3這兩個應用。我之前也用過，不過，不談體驗如何，單是高昂貴價格，足以讓許多人望而止步。

因此，不少人轉(zhuǎn)向其他三方應用，如sorted、滴答清單、Microsoft to do等。這些應用中的確有許多出色功能。

但是，當我真正使用IOS自帶的“提醒事項”后發(fā)現(xiàn)，完全沉迷其中，再也無法回到以前的應用中了。為什么？它的簡潔高效，無需多余學習和適應，讓我能更專注于實際的任務管理。

可以從兩個方面來說：

1. 足夠簡單

打開「提醒事項」這個應用，會看到一個非常簡單明了的界面。上面四個區(qū)域，幫我把提醒事項整理得井井有條，下面還有個列表，把各種提醒分類展示出來。

整個看起來一點都不復雜，我還可以用關鍵詞搜索到要找的事情，或者隨時點進去編輯，想建分類，直接點擊添加按鈕就可以，并且還可以把事項分類，調(diào)整順序，甚至兩個列表組合。

2. 聯(lián)動性強

「提醒事項」有一些特別的功能，手機上操作可以通過iCloud、短信直接同步到Mac電腦上。這是個獨特的功能，其他第三方應用目前做不到。

還有一個實用的例子：如果我把一個任務和某個聯(lián)系人關聯(lián)起來，當我和那個聯(lián)系人短信聊天的時候，「提醒事項」會自動發(fā)個通知提醒你完成那個關聯(lián)的任務。

我的小結、計劃、微提醒都在這，總的來說，簡單好用。

TODO和記錄永遠不分家，我們的大腦總是在自動地思考，在睡覺、醒來、走路、閑逛、工作等任何情況下，現(xiàn)在你可以停止閱讀，閉上眼，什么也別想，默數(shù) 30 秒再睜開，隨便什么姿勢都可以。

你可能會發(fā)現(xiàn)，30秒內(nèi)，你的大腦其實仍然在工作，可能會產(chǎn)生一些念頭，比如：“為什么要閉眼？”或“接下來文章會講什么？”或者你的思緒已經(jīng)開始飄向其他地方。

沒錯，這就是所謂的念頭。

它不受我們控制，就像車流一樣在頭腦中穿梭?！懂斚碌牧α俊芬粫姓f過：“我們總是在思考，卻沒有意識到，它會創(chuàng)造一個虛假的自我，產(chǎn)生恐懼和痛苦，這種不停的思考讓我們難以找到內(nèi)心的寧靜。”

這里所說的“不停的思維活動”聽起來有些深奧，但在心理學中，有一個與之對應的術語叫做“自動化”。這意味著人的思維很多時候被一些無意識的、自發(fā)的、瞬間發(fā)生的過程所驅(qū)動。

自動化思維的優(yōu)點，可以節(jié)省認知資源。比如，可以通過一個人模糊的背影和走路的樣子就認出那個人是誰。

不過，我有一個習慣，那些突然出現(xiàn)的念頭，會把它記下來；為什么要記錄？

首先，文字工作需要捕捉靈感，突如其來的念頭可能是非常有創(chuàng)造力的點子。

其次，記錄下來的念頭反映了我的擔憂、愿望或目標，通過審查這些記錄，我會更了解自己的想法和感受；再者，有時候，一個念頭是某個問題的解決方案，把它寫下來，不僅可以幫助我記住，還可以隨時回顧和發(fā)展。

同時，將念頭從大腦中移出，放到紙上或數(shù)字設備中，可以減輕大腦工作負擔，讓我感覺輕松和有組織。

所以，記錄念頭，可以增強對自己思維和情感的理解，有助于個人成長和自我改進。

二、flomo（浮墨）

多半互聯(lián)網(wǎng)人，應該用過。

我開始使用flomo主要被它外觀吸引，后來感到不滿意，于是嘗試了其他工具。最終，我還是回到flomo。為什么？

1. 快速記錄想法

我把flomo推薦給一些朋友，有人認為它是未完工的產(chǎn)品，連markdown都沒有，我也曾因它太簡單而嘗試其他工具，比如在notion里寫，或者試試其他有日記功能的工具，比如logseq、seeds、思源。

當我嘗試其他工具后，我發(fā)現(xiàn)flomo的優(yōu)勢在于，它是「開始記錄」最前面的一環(huán)，能讓我迅速、輕松的記錄想法。不需要糾結樣式，讓我專注寫字。

notion、seeds、思源不是不好，雖然用它們記錄零散想法不會感覺太沉重，但在手機上的使用不夠方便。

很多時候，我的閃念會在不使用電腦的時涌現(xiàn)，如、通勤路上、見人時、跑步時、甚至洗完澡后我都會立即拿起手機在flomo上記錄，而此時開電腦肯定不方便。

另外，使用這些工具時，我總會不自覺地考慮該用什么標簽，如果不打標簽，又無法篩選沒有標簽的記錄，而flomo則允許我即使不打標簽也能做到這一點。

2. 從來不整理它

我個人有強迫癥。各種軟件（設計、筆記、制圖）只要開始使用，我會完全沉迷讓它整齊劃一。例如，我讀過的書要進行分類。

但我發(fā)現(xiàn)，一旦完成這些工作，我就很少再去看它們，最終變成電子垃圾；不過，用過flomo后我從不糾結，它沒有那么多文件夾，即使沒有使用標簽，我也可以輕松找到需要的記錄。

雖然我不可能完全變成一個不整理的人，但整理不再是我的主要工作，而是一種可以享受的小樂趣。就像投資中，做某些復雜操作不能占據(jù)太多時間和精力一樣，整理現(xiàn)在也只占一小部分注意力。

關于標簽也會有人糾結，我到底要放這里，還是那里；就像今天寫一段營銷的話，明天有一段品牌營銷的，你怎么歸檔？

在我看來，閃念出來的內(nèi)容完全不用劃分很細，這些初步的想法和念頭是為啟發(fā)和激發(fā)更深入、更全面的思考和創(chuàng)造。

它們的價值在于激發(fā)靈感，不是在于具體形式或分類，這就像用開胃菜來激發(fā)食欲，而不是成為一頓餐的主要部分；所以，一般當我打開電腦，會把它們放到我的主要信息管理軟件中。

但是，問題來了。

在和人交談時，突然有一些好的想法或者啟示。我不能總是停下來記筆記，那樣很不方便。解決辦法就是使用手機的語音備忘錄功能來記錄。

可如果錄40-50分鐘音頻，回來后，再把這些語音轉(zhuǎn)成文字就變成了一件麻煩事。那怎么辦呢？怎么才能把這些語音輕松地轉(zhuǎn)換成逐字稿？

我通常會用”通義聽悟“這個工具，直接在手機端實現(xiàn)。

三、通義聽悟

通義聽悟是一個AI助手，依托通義千問大模型和音視頻AI模型進行實時語音識別。

如果你的日常工作或?qū)W習涉及開會、采訪、上網(wǎng)課、甚至做飯，那么，它可能會大大提高你的工作效率。

更重要的是，免費的。

市面上類似產(chǎn)品有很多，例如訊飛聽見、飛書妙記，但它特別之處在于，不僅將語音轉(zhuǎn)為文字，還加入了AI功能，能實現(xiàn)全文概要、章節(jié)速覽、發(fā)言人區(qū)分、發(fā)言總結等大模型功能，甚至支持中英互譯。

手機我主要用語音翻譯和實時記錄，電腦端主要用兩方面：

1. 插件功能

以前，如果我覺得某篇文章或視頻內(nèi)容不錯，我會用cubox（稍后讀軟件）收藏起來，然后在回到電腦前再進行整理。

現(xiàn)在當有了插件，一切變簡單很多。當我在電腦端瀏覽到不錯的內(nèi)容，比如B站視頻、網(wǎng)頁、段落圖文等，我可以直接在原文件上操作，無需額外準備。

我還可以直接把音視頻、網(wǎng)課實時轉(zhuǎn)錄成文本，甚至支持雙語翻譯功能。這個插件讓我的工作流程變得方便快捷，解決我收藏后，不知道某個內(nèi)容是否有價值的問題，從而大大節(jié)省時間、精力。

2. 自動提取PPT

你是否有過這樣的經(jīng)歷？在培訓或上網(wǎng)課時，突然看到一個極其重要的PPT，卻發(fā)現(xiàn)無法下載。

以前，只能耗費大量時間慢慢敲出每一個字，或者費勁地截圖保存，這種狀況讓人極度抓狂，但我現(xiàn)在有了”自動提取PPT“功能，一切都變輕松多了。

這款插件允許我從視頻中輕易提取PPT，并且每一頁下方還附帶智能總結。對于那些曾經(jīng)熬夜摘抄PPT的人來說，這真是一項改變生活的工具，不僅可以方便地摸魚，還能減少頭發(fā)的掉落。

我還是比較佩服這個產(chǎn)品經(jīng)理的深刻洞察力，他們準確地找到了痛點，并提供完美的解決方案。

不過，為了提高效率，并非每個客戶都有見面機會，所以，大部分工作不得不線上化，針對采訪、對話我一般用飛書會議。

飛書會議自帶妙記功能，妙記特別之處在于，不管我有幾個人對話，它都可以按照不同的人把內(nèi)容區(qū)分開來。

如果選擇導出妙記，有三種文件格式可供選擇，分別是飛書文檔、TXT和字幕格式 SRT；如果我想導出 Word 格式文件，需要先導出到飛書文檔，再從飛書文檔中導出 Word 文件。

令我，困惱的問題有兩點：

其一，作為個人用戶，我會遇到一個不太讓人高興的限制，那就是，每次會議的時長只能持續(xù)45分鐘。因此，如果我要進行更長時間的線上交流，通常不得不分成兩個部分來進行。

其二，飛書會議是飛書的一部分，而飛書軟件本身體積較大，有時反應遲鈍。我感覺不是電腦系統(tǒng)問題，而是軟件優(yōu)化、體驗沒有做好，要是獨立拆分，也許效果更佳。

雖然這些問題雖然不影響基本功能，但在實際使用過程中會帶來一些麻煩。

四、Lattics

以前，我把信息沉淀在印象筆記，廣告太多感到不便，于是轉(zhuǎn)向Notion。然而Notion不能離線使用，讓我有些失望。

接著，我用Obsidian半年，卻發(fā)現(xiàn)它過于偏向技術，不夠便捷，又嘗試了思源，雖然它有些不穩(wěn)定，但功能還不錯。現(xiàn)在，我一直在使用Lattics，到目前為止，還算讓我滿意。

為什么？

Lattics不僅僅是一個筆記工具，它是一款類腦式寫作工具。這個軟件可以將大量的內(nèi)容（對話、采訪、閱讀材料、思考靈感），從單獨卡片串聯(lián)成完整選題，它讓整個寫作流，變得更加有序、流暢。

舉個例子：

假設我要幫客戶撰寫一篇關于營銷的文章，我首先確定了主題，然后，通過使用類腦式工具如Lattics，配合flomo一片時間思考，創(chuàng)建一系列卡片來代表不同的子主題或方向，如內(nèi)容營銷、產(chǎn)品介紹、客戶關系、品牌案例等。

接下來，我基于這些卡片創(chuàng)建連接，描繪了這些子主題之間的相互關系和作用。隨著思考深入，我甚至在某些卡片下添加了更具體的節(jié)點。

整個過程允許我隨時添加、移動或刪除卡片和鏈接，保持結構的靈活性，隨著我對主題的理解不斷演變。

最終，就像拼湊堆積木一樣，我完成了這篇選題，并將其組織成有組塊（chunks）結構的文章。

這種方法，不僅使我能夠充分挖掘和探索主題的各個方面，還提供了一種直觀和靈活的方式來組織和構建內(nèi)容，呈現(xiàn)出一篇連貫、深刻的文章。

所以，類腦式方法反映了思考的“非線性和關聯(lián)性”。

傳統(tǒng)知識管理想象成一個大柜子，里面有很多抽屜和文件夾，每一個文件夾里面都有一堆文件。

這些文件就像是孤立的島嶼，它們之間沒有任何聯(lián)系，想要建立聯(lián)系的話，你得自己費勁地去打標簽或者創(chuàng)建鏈接，而且很難跟蹤它們之間的復雜關系。

而「類腦式」就像一個大腦。

大腦中，信息不是孤立的，是通過神經(jīng)網(wǎng)絡相互連接。就像你看到一輛車，然后聯(lián)想到駕駛、旅行、自由等一系列的概念。這些概念在你的大腦中是相互連接的，可以輕松地從一個想法跳到另一個想法。

使用類腦式，可以輕松地創(chuàng)建內(nèi)容之間的多維度連接，構建復雜的知識網(wǎng)絡。不論是從上到下還是從下到上，都可以自由地組織和鏈接你的想法。

除上述幾款軟件，我還會用到marginnote 3、GPT。

主要做什么呢？

針對白皮書，各種PDF文件，marginnote 3各種小功能（劃線、腦圖、批注、截圖）能幫我快速提煉出核心內(nèi)容，我還會用它來看書。

GPT自然就不說了，有時因為一句話表達不清晰，就甩給它幫我補全，針對一些不懂的概念，直接問它要答案，甚至提煉總結等等，國內(nèi)一些大模型，也能滿足基礎要求。

至此，事項提醒、flomo、通義聽悟、飛書會議、Lattics、marginnote 3、GPT，7款軟件就像我的左膀右臂，連在一起是我工作、學習的強力助手。

五、總結

工具不等于效率。

折騰工具和產(chǎn)出并不相關，身邊一些朋友用Word 、文件夾同樣做出不錯的成果，他們不關注工具，只重視工作流。所以，工具最重要還是自己要怎么用，不是嗎？