在整個(gè)項(xiàng)目過程中，項(xiàng)目經(jīng)理需要與業(yè)務(wù)方進(jìn)行頻繁的溝通。那么，每次溝通的重點(diǎn)是什么？要達(dá)成哪些目的？本文作者從自己的實(shí)踐出發(fā)，分立項(xiàng)和實(shí)施兩個(gè)階段，給大家說明溝通的重點(diǎn)。

To B的數(shù)字化項(xiàng)目因其與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)非常緊密，特別在非標(biāo)業(yè)務(wù)場(chǎng)景下（如私募、投資行業(yè)等），不同公司對(duì)于業(yè)務(wù)的理解、流程、關(guān)注點(diǎn)、數(shù)據(jù)要求等都不相同，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的人員往往很難做到對(duì)各種情況都有知識(shí)儲(chǔ)備或相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，需要與業(yè)務(wù)方保持深度互動(dòng)，才能使設(shè)計(jì)和開發(fā)的功能滿足用戶的需求。

筆者作為項(xiàng)目經(jīng)理，經(jīng)歷了一個(gè)為私募股權(quán)投資企業(yè)定制化開發(fā)的投融資業(yè)務(wù)綜合服務(wù)系統(tǒng)的完整周期（項(xiàng)目金額270萬，周期一年）。因?yàn)樯弦惠喌臄?shù)字化建設(shè)成效比較明顯，目前正在推動(dòng)項(xiàng)目二期建設(shè)（項(xiàng)目金額281萬，周期預(yù)計(jì)一年）。

基于該項(xiàng)目的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為可以從以下幾方面著重開展與業(yè)務(wù)方的溝通。

一、立項(xiàng)階段

立項(xiàng)階段主要是收集業(yè)務(wù)方的需求，簡(jiǎn)單來說就是挖掘業(yè)務(wù)方現(xiàn)在有哪些實(shí)際問題可以通過數(shù)字化的手段解決，比如哪些流程可以線上流轉(zhuǎn)、哪些報(bào)表可以自動(dòng)出具、哪些文件可以自動(dòng)生成、哪些信息能夠自動(dòng)獲取等等（同時(shí)要考慮如何把這些需求有機(jī)的嵌入在系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)中），通過此階段才能明確項(xiàng)目范圍，所以這個(gè)步驟非常重要，溝通重點(diǎn)在以下三點(diǎn)：

1. 明確牽頭部門和牽頭人員

項(xiàng)目組在初期，對(duì)公司的架構(gòu)、業(yè)務(wù)和人員都不熟悉，必須有業(yè)務(wù)方的牽頭人員進(jìn)行總體協(xié)助，且該人員的作用在整個(gè)項(xiàng)目期間都非常重要，所以務(wù)必從一開始就使其對(duì)項(xiàng)目建設(shè)充滿責(zé)任心。

我們的經(jīng)驗(yàn)是不斷向其灌輸這個(gè)理念“這個(gè)數(shù)字化項(xiàng)目將成為他重要的工作成績(jī)”，同時(shí)需要在項(xiàng)目建設(shè)周期中，不斷提供各類成果供其進(jìn)行內(nèi)部匯報(bào)以體現(xiàn)工作成效。

2. 廣泛開展需求調(diào)研

在條件允許的前提下（沒有條件也最好能創(chuàng)造條件），廣泛與各個(gè)部門開展面對(duì)面的需求溝通會(huì)議，建議最好每個(gè)部門都聊一遍。

在會(huì)議上需要通過一些案例進(jìn)行引導(dǎo)，讓業(yè)務(wù)方明白系統(tǒng)可以幫助他們解決實(shí)際問題，從而打開他們的思路和熱情。

3. 需求二次確認(rèn)

把調(diào)研收集回來的需求進(jìn)行加工、匯總之后，請(qǐng)牽頭部門協(xié)調(diào)，組織一場(chǎng)由各個(gè)部門負(fù)責(zé)人參加的需求確認(rèn)會(huì)議。

這樣做的好處有兩點(diǎn)：

1. 部門負(fù)責(zé)人往往有更廣闊的視野和更豐富的信息，能對(duì)需求提出很多實(shí)質(zhì)性的建議；
2. 通過這場(chǎng)會(huì)議提高項(xiàng)目在公司的“知名度”，為后續(xù)工作做好鋪墊。

二、實(shí)施階段

在實(shí)施階段，重點(diǎn)是定期做好以下事項(xiàng)：

1. 需求框架會(huì)議

我們這個(gè)項(xiàng)目采取的是敏捷迭代的方式，固定每個(gè)月發(fā)一個(gè)新版本，需要在每月下旬確認(rèn)下個(gè)月版本的具體需求范圍。

最初項(xiàng)目組采取的是根據(jù)年初制定的計(jì)劃進(jìn)行每個(gè)版本的開發(fā)，但是發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)方總會(huì)在中途插入各種臨時(shí)性的緊急需求或者調(diào)整需求的優(yōu)先級(jí)，打亂開發(fā)計(jì)劃。

為盡量解決這個(gè)問題，我們和業(yè)務(wù)方協(xié)商確立了需求框架會(huì)議機(jī)制，即在進(jìn)行下個(gè)版本詳細(xì)需求設(shè)計(jì)之前，由項(xiàng)目組提出擬安排開發(fā)的需求清單，再由業(yè)務(wù)牽頭部門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行調(diào)整和確認(rèn)。

通過實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)這一模式確實(shí)能大幅降低各類需求插隊(duì)的情形，因?yàn)闃I(yè)務(wù)方領(lǐng)導(dǎo)一般不會(huì)輕易推翻自己的決策，在碰到需求變更或者插隊(duì)的情形時(shí)會(huì)更加謹(jǐn)慎，同時(shí)也能更加體諒項(xiàng)目組在面對(duì)這些情況時(shí)的困難。

2. 需求評(píng)審會(huì)議

在產(chǎn)品經(jīng)理完成詳細(xì)的需求文檔和原型設(shè)計(jì)之后，組織開展由需求提出人員參加的需求評(píng)審會(huì)議，以明確系統(tǒng)功能與其前期口述的需求相匹配，部分業(yè)務(wù)人員在看到原型之后往往會(huì)迸發(fā)出許多新的有價(jià)值的意見和建議，能有效指導(dǎo)需求設(shè)計(jì)工作，避免后續(xù)返工。

3. UAT集中測(cè)試會(huì)議

在項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際過程中，我們發(fā)現(xiàn)以通知的方式告知業(yè)務(wù)人員進(jìn)行UAT測(cè)試，往往效果都不太好，因?yàn)橐皇菢I(yè)務(wù)人員比較忙，對(duì)于UAT測(cè)試工作重視程度不夠；二是在沒人指導(dǎo)的情況下，業(yè)務(wù)人員進(jìn)行UAT測(cè)試的效率也比較低，最終導(dǎo)致UAT測(cè)試流于形式。

為解決這個(gè)問題，項(xiàng)目組通過牽頭部門的協(xié)助，在每個(gè)版本上線前會(huì)組織一場(chǎng)集中的UAT測(cè)試會(huì)議，由擬上線功能的需求提出人參加，項(xiàng)目組測(cè)試人員現(xiàn)場(chǎng)演示相關(guān)功能，業(yè)務(wù)同事當(dāng)場(chǎng)實(shí)操體驗(yàn)并提出問題和建議。

實(shí)踐證明，該方案能有效解決版本上線前缺少UAT測(cè)試的問題。

4. 項(xiàng)目周例會(huì)

這個(gè)會(huì)議主要是向業(yè)務(wù)牽頭部門匯報(bào)上周的工作完成情況、本周的工作計(jì)劃和需要協(xié)調(diào)解決的問題，重點(diǎn)是匯報(bào)需要業(yè)務(wù)牽頭部門協(xié)調(diào)解決的問題，盡量把問題提早暴露出來，做到以周為維度推動(dòng)相關(guān)問題的解決，避免問題堆積。

5. 版本上線匯報(bào)

在每個(gè)版本上線后，主動(dòng)去需求提出人員及其領(lǐng)導(dǎo)處進(jìn)行匯報(bào)，告知功能已上線，邀請(qǐng)其進(jìn)行體驗(yàn)。這樣一方面可以盡快進(jìn)行生產(chǎn)驗(yàn)證，一方面可以展示項(xiàng)目組的工作成果。

6. 成果匯報(bào)

每個(gè)月定期給業(yè)務(wù)牽頭人提供一些可供匯報(bào)的工作成果（比如系統(tǒng)重點(diǎn)功能的使用數(shù)據(jù)、本月上線的功能為業(yè)務(wù)辦理和公司管理提供了哪些便利等），讓該項(xiàng)目成為業(yè)務(wù)牽頭人的重要工作成績(jī)，從而不斷提高其對(duì)于項(xiàng)目工作的積極性。