銷售出庫單是企業(yè)日常運(yùn)營中不可或缺的一環(huán)，它詳細(xì)記錄了商品的銷售情況、客戶信息、費(fèi)用與物流等關(guān)鍵數(shù)據(jù)。了解如何正確填寫和處理銷售出庫單，對于確保交易的順利進(jìn)行和庫存管理的準(zhǔn)確性至關(guān)重要。

一、銷售出庫單包含哪些信息

根據(jù)5w2h思維，我們分析下一張銷售出庫單應(yīng)包含哪些基本信息：賣了什么商品、賣給了誰（客戶）、什么時(shí)間成交的、收費(fèi)多少等等，我們把信息拆解下，具體展開如下：

1. 基礎(chǔ)信息

• 單據(jù)編號：作為單據(jù)的唯一標(biāo)識，一般來說不可重復(fù)，也用作查詢條件。
• 單據(jù)日期：即業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，這個(gè)日期非常關(guān)鍵，在期末結(jié)存時(shí)會(huì)用到（結(jié)存會(huì)單獨(dú)寫一篇來講）。
• 出庫倉庫：商品是從哪個(gè)倉庫出庫的，用于扣減具體倉庫的庫存。
• 客戶：商品賣給了哪個(gè)客戶。
• 其他信息：如客戶的聯(lián)系方式、備注、業(yè)務(wù)員等等

2. 商品信息

商品信息主要有商品名稱、編碼、條碼、單位、數(shù)量、單價(jià)、折扣。

• 商品名稱、編碼主要用于快速查詢并添加，條碼可以支持掃碼槍掃碼添加商品；
• 單位：單位要明確（因?yàn)槎鄦挝坏纳唐繁热缂纯梢园凑掌縼礓N售，也可以按照箱來銷售，所以要明確單位，單位跟庫存息息相關(guān)）；
• 數(shù)量：即賣了多少個(gè)“單位”；
• 單價(jià)：一般為商品的批發(fā)價(jià)（商品有批發(fā)價(jià)、零售價(jià)、成本價(jià)等等），很多系統(tǒng)可以設(shè)置這里具體取什么價(jià)格，并且這個(gè)價(jià)格是跟客戶關(guān)聯(lián)的（比如客戶A賣100，客戶B賣80）；
• 折扣：最后總價(jià)是按照打完折的價(jià)格算的。

3. 費(fèi)用信息

費(fèi)用信息包括了優(yōu)惠信息（減少側(cè)）、額外費(fèi)用（增加側(cè)），商品總價(jià)+優(yōu)惠信息+額外信息=總金額，總金額即收款金額，比如商品總價(jià)100，優(yōu)惠10塊，快遞發(fā)貨8塊，那么這一單的總金額就是98元。

4. 物流信息

物流信息包含了常用的方式：如快遞、賣家配送、買家自提等。注意這里的用途僅用作記錄，無法用作后續(xù)的跟蹤。

5. 附件信息

附件信息可填可不填，一般是跟客戶簽訂的合同、文件、或者拍的照片等等。

6. 自定義單據(jù)字段

由于每家企業(yè)的業(yè)務(wù)都不同，即使是同行業(yè)的企業(yè)，也有一些個(gè)性化、定制化的需求，這便使得沒有1個(gè)ERP軟件的字段能夠滿足所有企業(yè)，所以就衍生出了“自定義單據(jù)字段”這個(gè)功能，讓企業(yè)根據(jù)自己的需要自定義字段。比如企業(yè)A想在開單時(shí)加個(gè)字段叫“客戶簽字”，那么就需要通過“自定義字段”功能來滿足。

二、銷售單涉及的重要操作

1. 保存

保存相當(dāng)于存草稿，即該單據(jù)還沒有正式生效，保存后，鎖定庫存，不扣減庫存。為什么要鎖定庫存呢？因?yàn)榉乐拐嬲r(shí)庫存不足，導(dǎo)致無法給客戶發(fā)貨，但是要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，這里是系統(tǒng)層面的鎖定，實(shí)體倉庫里的商品具體能不能拿出來貨，還得人為層面的控制。

2. 審核

這里的審核不是審批流概念的審核，這里的審核其實(shí)就是一個(gè)帶有“確定”含義的動(dòng)作，在管家婆軟件里，這個(gè)按鈕叫做“過賬”，其實(shí)都是一個(gè)意思，審核后會(huì)產(chǎn)生哪些影響呢？第一就是會(huì)產(chǎn)生應(yīng)收賬款，第二是會(huì)扣減庫存。

3. 打印

ERP軟件中一個(gè)非常重要的功能就是打印，為什么要打??？它的場景是怎樣的？ERP軟件的本質(zhì)就是記錄，把原來記錄在紙上的業(yè)務(wù)現(xiàn)在換成記錄到系統(tǒng)里，那么雙發(fā)發(fā)生完業(yè)務(wù)后，一方記錄完后，是需要跟另一方確認(rèn)的，比如你賣了一件商品，商城也會(huì)給你打印發(fā)票或者小票，這個(gè)小票上記錄了你買了什么，什么時(shí)間買的，花多少錢買的，同理，銷售出庫單也需要打印，通常是一式三聯(lián)，一聯(lián)用于庫管提貨，一聯(lián)用于財(cái)務(wù)作為底聯(lián)記賬，另一聯(lián)則給到客戶。

下圖為銷售單打印出來的樣式。