隨著企業(yè)數(shù)字化轉型的不斷深入，行政OA系統(tǒng)作為提升辦公效率和管理效果的重要工具，其功能和運作方式值得我們深入了解。本文以辦公用品管理為例，揭示了數(shù)字化辦公OA系統(tǒng)的內部運作機制及其對企業(yè)運營帶來的益處。

在上一篇文章中，我為大家詳細介紹了泛 OA 系統(tǒng)和行政 OA 系統(tǒng)的區(qū)別，相信大家可以看出這兩個系統(tǒng)在業(yè)務邏輯方面存在著比較大的差異。

而觀察很多公司實際在用的OA系統(tǒng)，我發(fā)現(xiàn)大部分公司都以行政 OA 系統(tǒng)為主。

那么，從產品視角來看，數(shù)字化辦公 OA 系統(tǒng)究竟是如何運作的呢？它的核心功能又是如何發(fā)揮作用的呢？

這篇就以行政 OA 系統(tǒng)為例，從產品視角來深入探討它是如何運作的。

注：文中所參考的行政OA系統(tǒng)>>簡道云行政OA管理系統(tǒng)

01 什么是數(shù)字化辦公OA系統(tǒng)？

行政 OA 系統(tǒng)，是一種專門為企業(yè)流程管理而設計的信息化系統(tǒng)，它涵蓋了企業(yè)日常辦公中的多個方面，比如：

1. 辦公用品管理：對辦公用品的采購、入庫、領用、歸還等環(huán)節(jié)進行全面管控
2. 固定資產盤點：實現(xiàn)對固定資產的登記、盤點、折舊計算等功能
3. 車輛管理：包括車輛的基本信息登記、維修申請、用車申請、保養(yǎng)申請、保險申請等
4. 法務管理：處理企業(yè)的合同審批、法律事務咨詢、糾紛處理等工作
5. 會議管理：負責會議的安排、通知、記錄等工作
6. 訪客管理：對訪客的預約、登記、接待等進行管理
7. 應收應付：管理企業(yè)與客戶、供應商之間的賬款往來，包括發(fā)票管理、收款申請、付款申請等

02 數(shù)字化辦公OA系統(tǒng)是如何運作的？

下面來將每部分業(yè)務的流程拆開，跟大家詳細展示下這些模塊在實際業(yè)務中都是如何運作的。

這篇先詳細拆解辦公用品管理模塊。

1. 辦公用品管理

辦公用品管理是企業(yè)內部辦公用品的申購、入庫、領用、維修及處置等一系列活動的綜合管理過程，其業(yè)務流程拆開如下：

1）辦公用品臺賬：主要用于記錄和管理企業(yè)內各種辦公用品的詳細信息。

在簡道云中，管理員在完成辦公用品入庫后，智能助手Pro 將被觸發(fā)，自動向「辦公用品臺賬」表單中新增辦公用品類型/名稱等數(shù)據(jù)。

以入庫編號為【BGRK240712001】的辦公用品為例，效果如下：

2）辦公用品申購：根據(jù)辦公用品的庫存情況和使用需求，采購人員在系統(tǒng)中提交采購申請，經(jīng)審批后進行采購。

（1）員工根據(jù)實際需求發(fā)起申購申請：

（2）主管收到待辦后，主管對申購進行審批：

（3）主管審批同意，行政人員進行審批：

3）辦公用品入庫：目的是確保采購的辦公用品能夠安全、準確地進入企業(yè)的庫存系統(tǒng)，為后續(xù)的領用、使用和管理提供基礎

采購員根據(jù)辦公用品申購表單，對申購的辦公用品進行入庫，效果如下：

4）辦公用品領用：員工在系統(tǒng)中提交辦公用品領用申請，注明領用的物品和數(shù)量。經(jīng)審批后，到辦公用品管理處領取，并在系統(tǒng)中記錄領用信息。

（1）員工根據(jù)需要發(fā)起領用申請：

（2）行政負責人收到待辦后，對領用申請進行行政審批：

5）辦公用品歸還：員工使用完可歸還的辦公用品后，在系統(tǒng)中提交歸還申請，將辦公用品歸還至指定地點，并在系統(tǒng)中更新歸還信息。

（1）申領人使用完辦公用品后，發(fā)起歸還申請：

（2）庫管收到待辦后，對辦公用品進行核對確認：

辦公用品的管理流程基本就是這些了，總之大家不要小看辦公用品管理，這塊兒做好了能給公司節(jié)省很多成本的。

以公司之前員工電腦借用的情況為例，在沒有完善的辦公用品管理系統(tǒng)時，根本不知道誰借走了電腦，很多時候員工都離職了，電腦還放在工位上，這不僅造成了資源的浪費，還增加了公司的成本。

而通過辦公用品管理系統(tǒng)，能夠清晰地記錄每一件辦公用品的流向，包括誰領用、何時領用、何時歸還等信息。這樣一來，公司可以更好地掌握辦公用品的使用情況，及時調整采購計劃，避免浪費。

同時，也能夠確保辦公用品的安全，減少丟失和損壞的情況發(fā)生。例如，當有員工離職時，可以通過系統(tǒng)快速查詢該員工領用的辦公用品，及時收回，避免資產流失。