釘釘項目自動化:企業(yè)效率的加速器
在當(dāng)今快節(jié)奏的商業(yè)環(huán)境中,企業(yè)如何提升效率、優(yōu)化項目管理流程成為了一個關(guān)鍵議題。自動化技術(shù)的應(yīng)用,作為這一挑戰(zhàn)的解決方案之一,正在逐漸改變我們的工作方式。
自動化這個概念并不陌生,從智能家居到自動駕駛,再到工業(yè)生產(chǎn)線,自動化的核心目標(biāo)始終如一,那就是讓復(fù)雜變簡單,讓效率更卓越。例如,特斯拉通過自動化生產(chǎn)線將復(fù)雜的制造流程簡化,大幅提升生產(chǎn)效率。而在醫(yī)療領(lǐng)域,自動化系統(tǒng)正幫助醫(yī)生擺脫繁瑣的記錄工作,專注于更精準(zhǔn)的診斷和治療。這些案例無不說明,自動化不僅提升了效率,還讓資源的分配更加合理,讓人類專注于「更重要的事」。
在企業(yè)的項目管理過程中,自動化同樣是提升生產(chǎn)力的利器。面對日益激烈的商業(yè)競爭,企業(yè)的高效管理能力往往決定其能否脫穎而出。正如一輛高性能賽車,只有發(fā)動機(jī)運轉(zhuǎn)順暢,才能在賽道上持續(xù)領(lǐng)先,企業(yè)也需要高效的工具為管理賦能。
釘釘項目(Teambition)為此推出了自動化工具,專注于優(yōu)化項目管理流程。通過自動化能力,團(tuán)隊不僅能加速項目進(jìn)展,還能將繁瑣的日常操作交給系統(tǒng)處理,讓員工專注于更具戰(zhàn)略性和創(chuàng)新性的工作,從而全面提升企業(yè)效率。
一、自動化能解決哪些問題?
在日常工作中,你是否總是遇到一些瑣碎的任務(wù)和反復(fù)提醒?這些看似微不足道的細(xì)節(jié),往往耗費了團(tuán)隊大量的時間和精力。如果能自動處理這些日?,嵥榈直仨毻瓿傻墓ぷ鳎Y(jié)果會怎樣呢?
自動化,就是那把解鎖高效生產(chǎn)力的鑰匙。
二、如何使用自動化能力
每條自動化規(guī)則由兩部分組成:觸發(fā)條件和執(zhí)行動作。釘釘項目(Teambition)提供了一個簡單易懂、可視化的界面,幫助用戶輕松配置自動化規(guī)則。無需開發(fā)技能,項目經(jīng)理和業(yè)務(wù)人員都可以靈活搭建自動化流程,輕松應(yīng)對各種使用場景。
觸發(fā)條件
觸發(fā)條件就像是按下電燈開關(guān),某個特定的動作(即觸發(fā)器)會讓系統(tǒng)自動開始工作。常見的觸發(fā)事件包括:任務(wù)狀態(tài)變更、截止日期到期、優(yōu)先級調(diào)整等。同時,用戶還可以設(shè)置更精細(xì)的觸發(fā)條件,如當(dāng)任務(wù)被指派給特定成員、添加特定標(biāo)簽、或上傳附件等情況發(fā)生時,規(guī)則即時啟動。
執(zhí)行動作
當(dāng)觸發(fā)條件滿足后,系統(tǒng)會像一位高效的助手,按照預(yù)設(shè)條件自動執(zhí)行任務(wù)。常見的執(zhí)行動作包括:更改任務(wù)狀態(tài)(如將“進(jìn)行中”改為“已完成”)、更新截止日期、重新指派責(zé)任人并在釘釘群聊中 @ 提醒、關(guān)聯(lián)其他任務(wù)等。
自動化規(guī)則有如下特點
- 及時:就像快速反應(yīng)的警報系統(tǒng),配置生效后規(guī)則自動執(zhí)行,響應(yīng)速度達(dá)到秒級。
- 高效:讓團(tuán)隊從繁瑣的人工操作中解放出來,可以專注于更有創(chuàng)造性的工作。
- 防錯:最大限度降低出錯概率,確保任務(wù)順利推進(jìn)。
三、自動化能力的持續(xù)升級
釘釘項目(Teambition)始終致力于站在自動化能力的前沿,不斷更新和優(yōu)化,確保為團(tuán)隊提供最先進(jìn)、最高效的工作方式。近期,我們的自動化迎來了全面升級,支持更豐富的觸發(fā)條件和執(zhí)行動作,幫助團(tuán)隊迅速構(gòu)建符合自身需求的自動化規(guī)則。
更靈活的規(guī)則配置
一個規(guī)則可設(shè)置多個分支條件和操作,大幅減少自動化規(guī)則的數(shù)量,簡化管理。
跨任務(wù)、跨項目自動化
支持自動執(zhí)行子任務(wù)、父任務(wù)、關(guān)聯(lián)任務(wù)及前后置任務(wù),實現(xiàn)跨任務(wù)、跨項目的全面自動化。
實時監(jiān)控自動化效果
新增執(zhí)行記錄功能,幫助團(tuán)隊隨時監(jiān)控自動化規(guī)則的使用情況。
更多觸發(fā)場景
支持更多的任務(wù)字段變更觸發(fā)場景,使自動化能力更豐富,更靈活。
具備開放能力
無縫連接釘釘協(xié)同產(chǎn)品,打通釘釘群聊、OA 審批、文檔等應(yīng)用,實現(xiàn)數(shù)據(jù)同步與流程聯(lián)動,貫通項目與業(yè)務(wù)全流程。
四、釘釘項目的用戶是如何使用自動化的?
讓我們以一個需求從「問題提出 – 分析評估 – 方案設(shè)計 – 開發(fā) – 測試 – 發(fā)布上線」的全過程為例,來看看釘釘項目(Teambition)的自動化如何幫助團(tuán)隊高效協(xié)作。
1. 問題提出
自動指派負(fù)責(zé)人,第一時間觸達(dá):問題創(chuàng)建后,系統(tǒng)會根據(jù)業(yè)務(wù)模塊自動將任務(wù)指派給相應(yīng)負(fù)責(zé)人,確保任務(wù)及時傳達(dá),無需人工干預(yù)。
自動設(shè)置處理時間,確保及時響應(yīng):系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則自動為需求設(shè)置開始和截止時間,避免因時間管理不當(dāng)導(dǎo)致的延誤。
2. 分析評估&方案設(shè)計
自動同步需求背景,避免手動更改:當(dāng)需求信息發(fā)生變動時,相關(guān)任務(wù)和子任務(wù)信息自動同步更新,確保團(tuán)隊信息一致。
自動完成方案評估任務(wù),跟進(jìn)進(jìn)度:方案提交后,系統(tǒng)自動推進(jìn)相關(guān)任務(wù),確保與相關(guān)方及時溝通,減少延遲。例如:設(shè)計文件提交后,設(shè)計任務(wù)自動完成,并及時通知相關(guān)人員。
需求評審后自動鎖定,防止需求變更:在需求評審和交付后,自動鎖定文件,確保需求不被修改,減少變更風(fēng)險。例如:員工上傳交付物并審批通過后,自動鎖定文件字段,防止再次更改。
3. 開發(fā)&測試
自動流轉(zhuǎn)任務(wù),確保有序推進(jìn):不同階段的任務(wù)自動流轉(zhuǎn)到相應(yīng)負(fù)責(zé)人,確保工作順利過渡。
互相關(guān)聯(lián)的任務(wù)自動同步,避免影響進(jìn)度:前置任務(wù)完成后,系統(tǒng)自動啟動后置任務(wù)并指派給相關(guān)負(fù)責(zé)人,確保任務(wù)之間的依賴關(guān)系不被忽視。
逾期自動提醒,快速響應(yīng)風(fēng)險:任務(wù)到期后,系統(tǒng)自動提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人,確保及時處理未完成任務(wù),防止延誤。
與三方系統(tǒng)聯(lián)動,自動更新任務(wù)狀態(tài):代碼提交、合并請求、分支更新后,自動變更研發(fā)任務(wù)狀態(tài),確保系統(tǒng)間的聯(lián)動互通。
4. 發(fā)布上線
自動發(fā)布提醒,提前做好準(zhǔn)備工作:發(fā)布前,系統(tǒng)自動提醒相關(guān)成員,確保大家提前準(zhǔn)備好發(fā)布所需的工作。
發(fā)布檢查項自動跟進(jìn),確保高質(zhì)量交付:在發(fā)布前,所有檢查項子任務(wù)完成后,需求才會進(jìn)入待發(fā)布狀態(tài),確保每個環(huán)節(jié)按要求執(zhí)行。
五、分享總結(jié)
自動化正在改變我們處理工作的方式,也重新定義了團(tuán)隊協(xié)作的可能性。它不僅是一種工具,更是人類對效率與創(chuàng)造力追求的深刻體現(xiàn)。正如經(jīng)濟(jì)學(xué)家亞當(dāng) · 斯密在《國富論》中所言,“分工帶來生產(chǎn)力的提升”,而自動化則是分工的極致延伸。它不僅減少了重復(fù)勞動,還將時間和精力釋放給更有價值的創(chuàng)造性任務(wù)。
在釘釘項目(Teambition),我們相信,每一個自動化規(guī)則的背后,都是一個更高效、更和諧的工作未來。它不僅是一種技術(shù)能力,更是一種新型的工作哲學(xué)——用系統(tǒng)的力量讓每一份努力都有最大的價值。自動化不是取代人,而是為人賦能,讓我們能夠站在效率的頂峰,去探索更深遠(yuǎn)的可能性。
未來,釘釘項目將進(jìn)一步推動自動化與 AI 的深度融合,通過自然語義快速生成自動化規(guī)則,為團(tuán)隊協(xié)作注入更智能、更便捷的動力。這項全新能力正在緊鑼密鼓地研發(fā)中,敬請期待與大家的見面!
作者:聲禾 @釘釘項目產(chǎn)品 茶拉 @釘釘設(shè)計中心
本文由人人都是產(chǎn)品經(jīng)理作者【釘釘用戶體驗】,微信公眾號:【釘釘用戶體驗】,原創(chuàng)/授權(quán) 發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理,未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載。
題圖來自Unsplash,基于 CC0 協(xié)議。
- 目前還沒評論,等你發(fā)揮!