本文將深入拆解OA系統(tǒng)中的車輛管理功能，探討其如何幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)車輛資源的全面、系統(tǒng)化管理，提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率和資源利用率。

這是OA系統(tǒng)功能拆解系列的第三篇，總計(jì)需要拆解7大功能：

1. 辦公用品管理：對(duì)辦公用品的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、歸還等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面管控
2. 固定資產(chǎn)盤點(diǎn)：實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)的登記、盤點(diǎn)、折舊計(jì)算等功能
3. 車輛管理：包括車輛的基本信息登記、維修申請(qǐng)、用車申請(qǐng)、保養(yǎng)申請(qǐng)、保險(xiǎn)申請(qǐng)等
4. 法務(wù)管理：處理企業(yè)的合同審批、法律事務(wù)咨詢、糾紛處理等工作
5. 會(huì)議管理：負(fù)責(zé)會(huì)議的安排、通知、記錄等工作
6. 訪客管理：對(duì)訪客的預(yù)約、登記、接待等進(jìn)行管理
7. 應(yīng)收應(yīng)付：管理企業(yè)與客戶、供應(yīng)商之間的賬款往來(lái)，包括發(fā)票管理、收款申請(qǐng)、付款申請(qǐng)等

之前的兩篇內(nèi)容我們?cè)敿?xì)拆解了【辦公用品管理】和【固定資產(chǎn)盤點(diǎn)】功能，詳見(jiàn)：

• 數(shù)字化辦公OA系統(tǒng)是如何運(yùn)作的——辦公物品領(lǐng)用功能拆解！
• OA（數(shù)字化辦公系統(tǒng)）是如何運(yùn)作的——固定資產(chǎn)盤點(diǎn)功能拆解！

這篇來(lái)拆解第三個(gè)功能——【車輛管理】。

注：下方所用示例工具>>簡(jiǎn)道云車輛管理系統(tǒng)（可自定義修改）

車輛管理，簡(jiǎn)而言之，是對(duì)企業(yè)或組織所擁有的車輛進(jìn)行全面、系統(tǒng)的管理和監(jiān)督。其中包括：

• 車輛的購(gòu)置、登記、調(diào)配使用：滿足不同部門和人員的工作需求，提升工作效率。
• 保養(yǎng)維修：降低車輛故障和事故的發(fā)生率，保障人員和財(cái)產(chǎn)的安全。
• 保險(xiǎn)事務(wù)、事故處理：發(fā)生事故及時(shí)處理
• 燃油消耗管理：避免不必要的開(kāi)支。
• 駕駛員管理：提升駕駛安全性和服務(wù)質(zhì)量

01 車輛管理業(yè)務(wù)流程

一般來(lái)說(shuō)，車輛管理的業(yè)務(wù)主要包含購(gòu)車、用車、維保、油卡管理四大模塊，大致的流程圖如下：

詳細(xì)拆開(kāi)來(lái)的話，車輛管理主要包含以下8大業(yè)務(wù)流程：車輛購(gòu)置、車輛登記與檔案建立、車輛調(diào)配與使用、車輛保養(yǎng)與維修、車輛保險(xiǎn)與事故處理、車輛燃油管理、車輛費(fèi)用核算、車輛報(bào)廢與處置。

下面我們?cè)敿?xì)將每個(gè)功能拆解來(lái)看下它的實(shí)現(xiàn)邏輯和效果。

02 車輛管理功能詳解

1. 車輛購(gòu)置

車輛購(gòu)置是車輛管理業(yè)務(wù)流程中的起始環(huán)節(jié)，通常是基于業(yè)務(wù)發(fā)展、運(yùn)營(yíng)需求和戰(zhàn)略規(guī)劃，經(jīng)過(guò)對(duì)車輛類型、品牌、性能、價(jià)格等多方面因素的綜合考量，選擇合適的車輛，并完成購(gòu)買的一系列操作，包括確定預(yù)算、選擇供應(yīng)商、談判價(jià)格、簽訂合同、驗(yàn)收車輛等環(huán)節(jié)。

這一環(huán)節(jié)有并不是所有企業(yè)都有的。

2. 車輛登記與檔案建立

車輛登記與檔案建立是企業(yè)車輛管理中非常重要的一部分，這份檔案里面記錄了車牌號(hào)碼、車輛品牌、基礎(chǔ)/油卡信息、保養(yǎng)/保險(xiǎn)記錄等信息，其表單組成如下圖所示：

基于這份檔案，我們可以將一些數(shù)據(jù)自動(dòng)關(guān)聯(lián)起來(lái)，比如【加油記錄】、【維修記錄】關(guān)聯(lián)了【車輛加油登記】和【車輛維修登記】表單。

以【加油記錄】為例，通過(guò)查詢，將該車輛有關(guān)的加油記錄數(shù)據(jù)全部查詢并顯示出來(lái)，設(shè)置步驟如下圖所示：

車輛信息通過(guò)以下三個(gè)智能助手Pro，進(jìn)行數(shù)據(jù)同步：

• 車輛保養(yǎng)里程數(shù)達(dá)標(biāo) ：當(dāng)未報(bào)廢車輛的「當(dāng)前里程/km」字段被修改時(shí)，計(jì)算保養(yǎng)里程數(shù)是否達(dá)標(biāo)，修改車輛信息中「是否達(dá)到保養(yǎng)里程」字段 ；
• 用車歸還-用車情況 ：當(dāng)用車歸還流程結(jié)束時(shí)，修改「用車申請(qǐng)」中的還車狀態(tài)、還車時(shí)間，以及「車輛信息」中的里程信息；
• 車輛維修狀態(tài)-車輛基礎(chǔ)信息 ：當(dāng)車輛被發(fā)起維修時(shí)，根據(jù)維修情況、流程狀態(tài)、車輛狀態(tài)，同步修改「車輛信息」中的車輛狀態(tài)。

3. 車輛調(diào)配與使用

車輛調(diào)配與使用是車輛管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，主要包括以下：

• 用車申請(qǐng)：員工或部門根據(jù)工作需要，提前提交用車申請(qǐng)，說(shuō)明用車時(shí)間、事由、目的地等。
• 審批流程：申請(qǐng)經(jīng)過(guò)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，確定車輛的調(diào)配。
• 出車記錄：車輛出車時(shí)，記錄出車時(shí)間、駕駛員、里程等信息。

效果如下：

1）員工根據(jù)實(shí)際需求，發(fā)起用車申請(qǐng)：

2）行政負(fù)責(zé)人收到待辦后，對(duì)用車申請(qǐng)進(jìn)行行政審批：

3）員工用車完畢后，發(fā)起還車申請(qǐng)：

4）庫(kù)管收到待辦后，核對(duì)確認(rèn)車輛狀態(tài)、車輛信息：

4. 車輛保養(yǎng)與維修

車輛維保可以幫助企業(yè)確保車輛安全行駛、延長(zhǎng)使用壽命、提高性能、降低駕駛風(fēng)險(xiǎn)、減少維修成本。在簡(jiǎn)道云中，車輛保養(yǎng)與維修主要包含：

• 定期保養(yǎng)：按照車輛的保養(yǎng)手冊(cè)和規(guī)定的里程或時(shí)間間隔，安排車輛進(jìn)行保養(yǎng)。
• 故障維修：車輛出現(xiàn)故障時(shí)，進(jìn)行維修申請(qǐng)和審批，選擇維修廠進(jìn)行維修。
• 維修記錄：詳細(xì)記錄保養(yǎng)和維修的項(xiàng)目、費(fèi)用、時(shí)間等。

以維修為例，效果如下：

1）庫(kù)管對(duì)車輛進(jìn)行維修登記：

2）維修人員收到待辦后，進(jìn)行維修取車：

3）維修完成后，庫(kù)管確認(rèn)維修情況，完成車輛維修：

剩下的就是一些油卡充值、登記等小的功能，比如：

（1）車輛燃油管理

• 加油卡管理：為車輛配備加油卡，設(shè)定加油規(guī)則和限制。
• 油耗記錄：定期記錄車輛的燃油消耗情況，分析油耗是否合理。

（2）車輛費(fèi)用核算

• 統(tǒng)計(jì)費(fèi)用：匯總車輛的購(gòu)置成本、保養(yǎng)維修費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)、燃油費(fèi)等各項(xiàng)支出。
• 成本分析：對(duì)車輛的使用成本進(jìn)行分析，為決策提供依據(jù)。

（3）車輛報(bào)廢與處置

• 報(bào)廢評(píng)估：當(dāng)車輛達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，進(jìn)行評(píng)估和鑒定。
• 處置流程：按照規(guī)定的程序?qū)?bào)廢車輛進(jìn)行處置，如拍賣、拆解等。

總的來(lái)說(shuō)，車輛管理是一項(xiàng)很重要但也挺復(fù)雜的工作。它直接關(guān)系到企業(yè)每天的運(yùn)作、成本的把控還有形象的展示。

只有建立起一套完整又好用的車輛管理制度，在每個(gè)環(huán)節(jié)都管得嚴(yán)、盯得緊，才能讓車輛發(fā)揮出最大的作用，給企業(yè)發(fā)展加油助力。